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Polen als Einsatzland:
So gelingt die Entsendung Ihrer Mitarbeiter
Die Essentials für deutsche Arbeitgeber
AHK TECH - Arbeitsrecht
Unter Entsendung versteht man die vorübergehende Beschäftigung von Arbeitnehmern eines Unternehmens mit Sitz in einem EU-Mitgliedstaat, dem EWR oder der Schweiz in einem anderen dieser Länder. Diese Entsendung erfolgt im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen außerhalb des Heimatlandes des Unternehmens. Der entsendete Mitarbeiter bleibt dabei während der gesamten Einsatzdauer im Arbeitsverhältnis mit dem entsendenden Unternehmen.
Szenarien der Arbeitnehmerentsendung
Die Entsendung kann in verschiedenen Konstellationen stattfinden, die jeweils spezifische Anforderungen an das Unternehmen stellen:
- Vertragserfüllung im Ausland: Ein Unternehmen entsendet seine Mitarbeiter ins Ausland, um dort einen Vertrag mit einem ausländischen Geschäftspartner zu erfüllen. Diese Mitarbeiter arbeiten unter der Aufsicht des entsendenden Unternehmens.
- Entsendung innerhalb einer Unternehmensgruppe: Hierbei wird ein Mitarbeiter in eine Niederlassung oder ein Tochterunternehmen in einem anderen Mitgliedstaat entsandt, das zur gleichen Unternehmensgruppe gehört.
- Zeitarbeit: Ein weiteres Szenario ist die Entsendung über Zeitarbeitsfirmen. Dabei wird ein Arbeitnehmer von einer Zeitarbeitsagentur eines Mitgliedstaates an einen Arbeitgeber in einem anderen Mitgliedstaat vermittelt, um dort vorübergehend zu arbeiten.
Wichtiger Hinweis:
Während der gesamten Entsendedauer bleibt der Arbeitnehmer im Arbeitsverhältnis mit dem entsendenden, deutschen Unternehmen, und das Beschäftigungsverhältnis in Polen ist temporär. Es ist wichtig zu betonen, dass die Entsendung nur für einen begrenzten Zeitraum erfolgt, nach dessen Ablauf der Mitarbeiter in sein Heimatland zurückkehrt.
Rechtliche Grundlagen
Beratung aus der Praxis für die Praxis
Kriterien für die Entsendung von Arbeitnehmern nach Polen
Nicht jede Entsendung eines Arbeitnehmers aus einem anderen EU-Land nach Polen wird automatisch als Arbeitnehmerentsendung im Rahmen der EU-Dienstleistungserbringung qualifiziert. Bestimmte Kriterien müssen erfüllt sein, damit eine solche Entsendung rechtlich anerkannt wird.
Anforderungen an den entsendenden Arbeitgeber
Ein deutsches Unternehmen kann als entsendender Arbeitgeber betrachtet werden, wenn es in Deutschland ansässig ist und dort eine signifikante wirtschaftliche Tätigkeit ausübt. Diese Tätigkeit muss über rein interne Verwaltungsaufgaben hinausgehen und tatsächliche Geschäftstätigkeiten umfassen. Folgende Aspekte werden dabei berücksichtigt:
- Sitz und wirtschaftliche Aktivität: Das Unternehmen muss seinen statutarischen Sitz und seine Verwaltung in Deutschland haben. Es sollte Büroräume nutzen, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen und in berufsständischen Organisationen oder Handelskammern registriert sein, sofern dies zutrifft.
- Rekrutierung und Vertragsgestaltung: Die Rekrutierung von entsendeten Arbeitnehmern sowie der Abschluss von Arbeitsverträgen sollten in dem Land erfolgen, in dem das Unternehmen seine bedeutende wirtschaftliche Tätigkeit ausübt.
- Wirtschaftliche Substanz: Das Unternehmen muss in dem Land, in dem es ansässig ist, wesentliche Geschäftstätigkeiten ausüben und administratives Personal beschäftigen. Auch die Anzahl der abgeschlossenen Verträge oder das in diesem Land erzielte Umsatzvolumen spielen eine Rolle, insbesondere für neu gegründete Unternehmen und KMUs.
Spezifische Pflichten und besondere Umstände
Falls das Unternehmen in einem anderen EU-Land lediglich Verwaltungsaufgaben ausführt, kann dies nicht als ausreichende Grundlage für eine Arbeitnehmerentsendung nach Polen dienen. Die polnische Arbeitsinspektion prüft in jedem Einzelfall, ob die oben genannten Kriterien erfüllt sind und ob eine tatsächliche Entsendung vorliegt.
Wichtiger Hinweis: Fehlt eines der genannten Kriterien, bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass keine Arbeitnehmerentsendung vorliegt. Jede Situation wird individuell geprüft, wobei die besonderen Umstände des Falls berücksichtigt werden.
Pflichten der Zeitarbeitsagenturen
Wenn eine Zeitarbeitsagentur einen Arbeitnehmer nach Polen entsendet, trägt sie die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Der Arbeitgeber, der den Arbeitnehmer beschäftigt, muss die Agentur mindestens 15 Arbeitstage vor der geplanten Entsendung über die Arbeitsaufnahme in Polen informieren.
Entsendung von Arbeitnehmern aus Drittstaaten
Arbeitgeber mit Sitz außerhalb der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums oder der Schweiz, die Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung nach Polen entsenden, unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben. Diese umfassen sowohl die Vorschriften zur Entsendung von Arbeitnehmern als auch die rechtlichen Bestimmungen zur Legalisierung der Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen in Polen.
Gesetzlicher Rahmen in Polen
Das polnische Gesetz vom 10. Juni 2016 über die Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen ist von zentraler Bedeutung für deutsche Unternehmen, da es die arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen für ihre nach Polen entsandten Mitarbeiter präzise regelt.
Die polnische Staatliche Arbeitsinspektion (PIP) ist für die Überprüfung zuständig, ob eine Person als entsandter Arbeitnehmer gilt. Dabei werden verschiedene Kriterien geprüft, wie zum Beispiel der Beginn des Entsendungszeitraums, das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses vor der Entsendung und die Rückkehr zum entsendenden Arbeitgeber nach Ablauf der Entsendung.
Wichtiger Hinweis
Die PIP beurteilt jeden Fall individuell und berücksichtigt dabei die spezifischen Umstände. Sollte sich herausstellen, dass die Entsendung nur vorgetäuscht wurde, wird das anzuwendende Recht entsprechend den EU-Vorschriften zur Rechtswahl (Rom I-Verordnung) bestimmt. Dabei darf der entsandte Arbeitnehmer nicht schlechter gestellt werden als nach den in Polen geltenden Bedingungen für entsandte Arbeitnehmer.
ACHTUNG!
Sollten Sie die Erklärung hinsichtlich der beabsichtigten Entsendung bei der Staatlichen Arbeitsinspektion (PIP) nicht spätestens am Tag des Arbeitsbeginns des entsandten Arbeitnehmers in Polen einreichen, droht Ihnen eine Geldstrafe in Höhe von 1.000 bis 30.000 PLN. Dies entspricht etwa einer Strafe von 220 bis 6.600 Euro.
Ein nach Polen entsandter Arbeitnehmer ist eine Person, die von einem Arbeitgeber aus einem anderen EU-Mitgliedstaat, dem Europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz vorübergehend zur Arbeit nach Polen geschickt wird. Diese Entsendung erfolgt in der Regel:
-
Im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags: Der deutsche Arbeitgeber schließt einen Vertrag mit einem polnischen Geschäftspartner ab, um Dienstleistungen in Polen zu erbringen. Die entsandten Mitarbeiter bleiben dabei weiterhin unter der Aufsicht des entsendenden Arbeitgebers.
-
Innerhalb eines Konzerns: Der Arbeitnehmer wird in eine polnische Niederlassung oder ein Tochterunternehmen entsendet, das Teil desselben Unternehmensverbunds ist wie der entsendende Arbeitgeber.
-
Als Leiharbeitnehmer: Der Arbeitnehmer wird entweder einem polnischen Arbeitgeber oder einem ausländischen Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, der seinerseits Dienstleistungen für einen polnischen Auftraggeber erbringt.
Nach polnischem Arbeitsrecht ist ein Arbeitnehmer eine Person, die auf Grundlage eines Arbeitsvertrags, einer Ernennung, Wahl, Berufung oder eines Genossenschaftsarbeitsvertrags beschäftigt ist. Eine Person, die auf andere Weise, zum Beispiel über einen Managementvertrag, nach Polen entsandt wird, wird nicht als Arbeitnehmer im Sinne der Entsendevorschriften anerkannt. Es sei denn, die Art der Tätigkeit erfüllt die Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses gemäß dem polnischen Arbeitsrecht.
Überprüfung durch die PIP
Wer gehört dazu?
Entsandte Arbeitnehmer in Polen
So erfüllen Sie alle Anforderungen
PIP-Formalien im Griff
Jeder entsendende Arbeitgeber muss, zusätzlich zur Gewährleistung angemessener Arbeitsbedingungen (abhängig von der Dauer der Entsendung und der Erfüllung der Bedingung der Einreichung einer begründeten Mitteilung), folgende Pflichten erfüllen:
Der Zeitraum von 12 Monaten, in dem der entsendende Arbeitgeber den entsandten Arbeitnehmern die den polnischen Arbeitnehmern zustehenden Mindestarbeitsbedingungen garantieren muss, kann auf 18 Monate verlängert werden. Voraussetzung ist die Benachrichtigung der Staatlichen Arbeitsinspektion (PIP) durch die Einreichung einer begründeten Mitteilung.
Wenn ein deutscher Arbeitgeber einen Mitarbeiter für mehr als 12 Monate nach Polen entsendet, ist er verpflichtet, ihm Arbeitsbedingungen zu gewährleisten, die nicht weniger günstig sind als die für polnische Arbeitgeber verbindlichen. Dies bedeutet, dass der entsandte Arbeitnehmer grundsätzlich die gleichen Rechte und Pflichten genießen muss wie seine in Polen angestellten Kollegen, entsprechend den Vorschriften des polnischen Kodeks pracy (Arbeitsgesetzbuch) sowie anderer relevanter Rechtsvorschriften.
Dennoch gibt es drei wesentliche Ausnahmen, bei denen die polnischen Regelungen nicht zwingend gelten:
- Vertragsabschluss und -beendigung: Die Vorschriften über den Abschluss und die Beendigung von Arbeitsverträgen unterliegen nicht den polnischen Regelungen.
- Wettbewerbsverbote: Die Bedingungen und Verfahren für die Anwendung von Wettbewerbsverboten sind ebenfalls ausgenommen.
- Betriebliche Altersvorsorge und Kapitalpläne: Vorschriften zu betrieblichen Altersversorgungssystemen und Kapitalplänen finden keine Anwendung.
Einsatz über 12 Monate
Beim Vergleich der vom entsendenden Arbeitgeber gezahlten Vergütung des entsandten Arbeitnehmers und der nach polnischen Rechtsvorschriften geschuldeten Arbeitsvergütung wird die Gesamtbruttolohnsumme und nicht die einzelnen Vergütungsbestandteile verglichen. Der Vergütung wird der Entsendungszuschlag in dem Teil zugerechnet, der nicht die Erstattung tatsächlich im Zusammenhang mit der Entsendung entstandener Ausgaben wie Reise-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten darstellt. Wenn das auf das Arbeitsverhältnis des entsandten Arbeitnehmers anwendbare Recht den Teil des Entsendungszuschlags, der die Erstattung der tatsächlich entstandenen Ausgaben darstellt, nicht bestimmt, wird der gesamte Zuschlag als Erstattung dieser Ausgaben angesehen.
In Polen gibt es keine Tarifverträge, die als allgemein verbindlich für das gesamte Land oder eine bestimmte Branche anerkannt sind. Tarifverträge werden auf betrieblicher Ebene (bei einem bestimmten Arbeitgeber) sowie überbetrieblicher Ebene (mehrere Arbeitgeber umfassend) geschlossen und binden die Parteien des jeweiligen Tarifvertrags. Das polnische System der Tarifverträge sieht keine überbetrieblichen Tarifverträge vor, die kraft Gesetzes für alle Arbeitgeber verbindlich wären. Wenn in einer bestimmten Branche ein überbetrieblicher Tarifvertrag abgeschlossen wurde, ist dieser nur für die Unternehmen verbindlich, die daran teilnehmen. Von Arbeitgebern, die nicht an den Tarifvertrag gebunden sind, kann nicht verlangt werden, dass sie den Arbeitnehmern Beschäftigungsbedingungen gewähren, die denjenigen von Arbeitnehmern in ähnlichen Unternehmen entsprechen, in denen ein solcher Tarifvertrag gilt.
Ein Arbeitgeber, der einen Arbeitnehmer für einen Zeitraum bis 12 Monaten nach Polen entsendet, ist verpflichtet, dem entsandten Arbeitnehmer Beschäftigungsbedingungen zu gewährleisten, die nicht weniger vorteilhaft sind als die in Polen geltenden Mindestanforderungen, die sich aus dem polnischen Kodeks pracy (Arbeitsgesetzbuch) und anderen Vorschriften ergeben, die die Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern regeln. Diese umfassen insbesondere:
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Normen und Arbeitszeitregelungen sowie tägliche und wöchentliche Ruhezeiten,
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Urlaubsanspruch,
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Arbeitsvergütung,
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Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz,
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Schutz von schwangeren Arbeitnehmerinnen und während des Mutterschaftsurlaubs,
-
Beschäftigung von Jugendlichen,
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Ausübung von Arbeit oder anderen entgeltlichen Tätigkeiten durch Kinder,
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Grundsatz der Gleichbehandlung und Diskriminierungsverbot am Arbeitsplatz,
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Erstattung der Kosten für Dienstreisen von der Arbeitsstätte auf polnischem Gebiet, zu der der Arbeitnehmer entsendet wurde, zu einem anderen Arbeitsort auf oder außerhalb des polnischen Gebiets.
Ein Arbeitnehmer, der zur vorübergehenden Arbeitsaufnahme nach Polen entsandt wird, hat während der Entsendung auf das polnische Gebiet Anspruch auf eine Arbeitsvergütung einschließlich aller ihrer Bestandteile nach den gleichen Grundsätzen wie ein Arbeitnehmer, der von einem polnischen Arbeitgeber beschäftigt wird und die sich aus allgemein geltenden Vorschriften ergeben. Dies gilt auch für Überstundenzuschläge.
Tarifverträge in Polen
Entsendungsdauer
Wie lange ist zu lange?
PIP-Verfahren
PIP-Vertretung für Ihre Delegierten
Unsere Juristen bieten umfassende Unterstützung im Bereich der Arbeitnehmerentsendung. Wir übernehmen folgende Aufgaben:
- Anmeldung der Entsendung bei der Arbeitsinspektion (PIP): Wir kümmern uns um die fristgerechte und ordnungsgemäße Anmeldung der Arbeitnehmerentsendung bei dem zuständigen Arbeitsaufsichtdiest.
- Ansprechpartner für die Arbeitsinspektion: Wir fungieren als Ihr direkter Ansprechpartner und gewährleisten die reibungslose Kommunikation mit den polnischen Behörden.
- Archivierung der Entsendeunterlagen gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben: Wir sorgen für die sichere und rechtskonforme Archivierung aller relevanten Entsendeunterlagen unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzvorschriften.
Vertrauen Sie auf unsere Expertise, um Ihre Entsendeprozesse effizient und rechtskonform zu gestalten und schreiben Sie uns an:
Zwischen Theorie und Praxis: Fachwissen für den Alltag
Tipps für erfolgreiche Entsendung der Mitarbeiter
Auf unserem Blog teilen wir täglich wertvolle Erfahrungen und praxisnahe Hinweise zur Unternehmensführung in Polen. So entsteht eine Wissensdatenbank mit wertvollen Inhalten. Nachfolgend finden Sie eine Auswahl an Artikeln aus unserem Blog zur Thematik Entsendung von Arbeitnehmern.
Die veröffentlichten Informationen sind keine Rechtsgutachten und können eine Beratung durch Berufsträger nicht ersetzen! Sie dienen lediglich als Orientierungshilfe.
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