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AHK TECH - Blogpost
Entsendung nach Polen
Rechtskonforme Entsendung von Arbeitnehmern nach Polen
Polen entwickelt sich zunehmend zu einem bevorzugten Standort für internationale Investoren. Die zunehmende Präsenz von Unternehmen aus der Europäischen Union und darüber hinaus ist ein deutlicher Beleg für diesen Trend. Damit verbunden ist auch die häufigere Entsendung von Fachkräften und Führungspersonal nach Polen. Unabhängig davon, ob es sich um eine zeitlich begrenzte oder dauerhafte Entsendung handelt, müssen diese Arbeitnehmer über einen legalen Aufenthaltsstatus verfügen und gemäß den polnischen Arbeitsgesetzen beschäftigt werden. In diesem Leitfaden erläutern wir die wesentlichen rechtlichen Voraussetzungen und Pflichten für Arbeitgeber, die Arbeitnehmer nach Polen entsenden möchten.
Entsendung von Arbeitnehmern aus EU-/EWR-Staaten und der Schweiz
Die Freizügigkeit der Arbeitnehmer, die in Art. 45 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) verankert ist, bildet eine der tragenden Säulen des europäischen Binnenmarktes. Diese Regelung zielt darauf ab, Diskriminierungen aufgrund der Staatsangehörigkeit unter den Arbeitnehmern der Mitgliedstaaten zu verhindern und den freien Austausch von Arbeitskräften innerhalb der EU zu fördern. Zum Schutz der entsandten Arbeitnehmer haben die EU-Richtlinien verbindliche Regelungen zu Arbeitsbedingungen sowie zum Gesundheitsschutz und zur Arbeitssicherheit festgelegt.
In Polen wird die Entsendung von Arbeitnehmern durch das Gesetz vom 10. Juni 2016 über die Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen (im Folgenden: Gesetz) geregelt. Dieses Gesetz findet Anwendung, wenn ein Unternehmen mit Sitz in einem EU-/EWR-Staat oder der Schweiz Dienstleistungen außerhalb seines Heimatlandes erbringt und seine Arbeitnehmer vorübergehend zur Erfüllung dieser Dienstleistungen entsendet. Insbesondere können folgende Szenarien auftreten:
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Vertragsgebundene Entsendung: Ein Unternehmen schließt einen Vertrag mit einem ausländischen Partner und entsendet seine Arbeitnehmer zur Ausführung dieses Vertrags in ein anderes Land. Die Arbeitnehmer bleiben während der gesamten Entsendedauer unter der Leitung des entsendenden Unternehmens.
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Konzerninterne Entsendung: Arbeitnehmer werden innerhalb eines Konzerns entsendet, zu dem sowohl das entsendende als auch das empfangende Unternehmen gehören.
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Arbeitnehmerüberlassung: Die Entsendung erfolgt im Rahmen von Arbeitnehmerüberlassungsdienstleistungen.
A1-Bescheinigung: Ein Muss für entsandte Mitarbeiter
Wenn Sie als deutscher Unternehmer Mitarbeiter ins Ausland entsenden – sei es innerhalb der EU, nach Island, Liechtenstein, Norwegen, die Schweiz oder ins Vereinigte Königreich – müssen diese stets eine A1-Bescheinigung mitführen. Dieses Dokument ist der Nachweis dafür, dass Ihre Mitarbeiter den deutschen Sozialversicherungspflichten unterliegen und nicht zusätzlich im Ausland verbeitragt werden.
Warum ist die A1-Bescheinigung so wichtig?
Die A1-Bescheinigung stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter nur in Deutschland sozialversichert bleiben. Ohne dieses Dokument könnten ausländische Behörden von Ihren Mitarbeitern Sozialversicherungsbeiträge verlangen, was zu doppelten Zahlungen führen kann. Das betrifft alle Ihre Arbeitnehmer, unabhängig von der Dauer der Entsendung oder der Branche.
Aktuelle Entwicklungen: Beantragung über das SV-Meldeportal
Seit Oktober 2023 können Sie als Arbeitgeber die A1-Bescheinigung über das neue SV-Meldeportal beantragen. Diese Plattform ermöglicht eine einfache und sichere Übermittlung des Antrags direkt an die zuständigen Stellen. Sollten Sie ein systemgeprüftes Lohnabrechnungsprogramm verwenden, das diese Funktion unterstützt, können Sie den Antrag auch direkt über Ihre Software einreichen. Falls Sie kein entsprechendes Programm nutzen, steht Ihnen das kostenfreie SV-Meldeportal der Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) zur Verfügung. Das SV-Meldeportal der ITSG bietet Unternehmen eine zentrale Plattform zur Abwicklung von Sozialversicherungsmeldungen. Durch die Integration und Optimierung von Meldeprozessen wird die Verwaltung der Beiträge für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung erheblich vereinfacht.
Vorteile der Nutzung des SV-Meldeportals
Das Portal ermöglicht eine schnelle und sichere Übermittlung aller Meldungen an die zuständigen Sozialversicherungsträger. Unternehmen profitieren von der reduzierten Bürokratie, da alle Meldeprozesse digital und in Echtzeit erfolgen. Darüber hinaus bietet das SV-Meldeportal umfangreiche Funktionen zur Überprüfung und Validierung der eingereichten Daten, was Fehler minimiert und den Verwaltungsaufwand reduziert.
Funktionen des SV-Meldeportals
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Meldungserstellung und -übertragung: Das Portal unterstützt die automatische Erstellung und Übertragung von Meldungen an die jeweiligen Versicherungsträger.
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Echtzeit-Validierung: Über das Portal eingereichte Daten werden sofort überprüft, wodurch Unternehmen Fehler vermeiden und Zeit sparen.
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Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Nutzung und ermöglicht eine einfache Navigation durch die verschiedenen Funktionen.
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Datensicherheit: Durch die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards gewährleistet das SV-Meldeportal den Schutz sensibler Daten.
Pflichten des Arbeitgebers bei der Entsendung von EU-/EWR-Arbeitnehmern
Arbeitgeber aus dem Ausland, die Arbeitnehmer zur vorübergehenden Beschäftigung nach Polen entsenden, unterliegen einer Reihe gesetzlicher Verpflichtungen, die im fünften Kapitel des Gesetzes detailliert beschrieben sind. Zu diesen Pflichten gehören:
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Benennung eines Ansprechpartners: Der Arbeitgeber muss eine Person benennen, die als Mittler zwischen dem entsendenden Unternehmen und der polnischen Staatlichen Arbeitsinspektion (PIP) fungiert.
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Meldepflicht: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, der PIP spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme eine Erklärung über die Entsendung des Arbeitnehmers vorzulegen.
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Dokumentationspflicht: Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass alle relevanten Unterlagen zur Beschäftigung des entsandten Arbeitnehmers während der Entsendedauer in Polen aufbewahrt werden.
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Informationspflicht: Jegliche Änderungen in den Angaben der ursprünglichen Entsendeerklärung müssen der PIP umgehend mitgeteilt werden.
Während der Entsendung bleibt das Arbeitsverhältnis zwischen dem Arbeitnehmer und dem entsendenden Unternehmen bestehen. Dies bedeutet, dass die arbeitsrechtlichen Verpflichtungen weiterhin vom Recht des Herkunftslandes bestimmt werden, jedoch müssen auch bestimmte polnische Arbeitsrechtsvorschriften eingehalten werden.
Entsendung von Arbeitnehmern aus Drittstaaten
Arbeitgeber mit Sitz außerhalb der EU, des EWR oder der Schweiz, die Arbeitnehmer nach Polen entsenden, müssen strenge gesetzliche Anforderungen erfüllen. Diese umfassen sowohl die Vorschriften zur Entsendung als auch die rechtlichen Bestimmungen zur Legalisierung der Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen in Polen.
Arbeitsgenehmigungen und Aufenthaltstitel für Drittstaatenangehörige
Arbeitnehmer aus Drittstaaten benötigen in der Regel eine der folgenden Arbeitsgenehmigungen, um in Polen arbeiten zu dürfen:
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Typ C: Diese Genehmigung ist für Arbeitnehmer erforderlich, die von einem Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU, des EWR oder der Schweiz für einen Zeitraum von mehr als 30 Tagen pro Kalenderjahr nach Polen entsandt werden, um in einer Niederlassung oder einem Betrieb eines verbundenen Unternehmens tätig zu sein.
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Typ D: Diese Genehmigung wird für Arbeitnehmer erteilt, die nach Polen entsandt werden, um vorübergehende und gelegentliche Dienstleistungen (sog. Exportdienstleistungen) zu erbringen.
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Typ E: Diese Genehmigung betrifft Arbeitnehmer, die für einen Zeitraum von mehr als 30 Tagen innerhalb von sechs Monaten zu anderen Zwecken als den in den Genehmigungen Typ C und D genannten nach Polen entsandt werden.
Für Staatsangehörige von Armenien, Belarus, Georgien, Moldawien und der Ukraine gibt es eine wichtige Ausnahme: Für sie reicht eine beim zuständigen Arbeitsamt eingetragene Arbeitserklärung aus. Darüber hinaus können ukrainische Staatsbürger aufgrund der aktuellen gesetzlichen Regelungen im Rahmen eines speziellen Verfahrens beschäftigt werden, das eine vereinfachte Meldung der Beschäftigung ermöglicht.
Neben der Arbeitsgenehmigung müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass der Aufenthalt des Arbeitnehmers in Polen legalisiert ist. Dies kann durch die Beantragung eines Visums oder einer befristeten Aufenthaltserlaubnis für die Dauer der Entsendung erfolgen, die jedoch auf maximal drei Jahre begrenzt ist.
Fazit
Die rechtlichen Anforderungen an die Entsendung von Arbeitnehmern nach Polen sind komplex und erfordern von Arbeitgebern eine präzise Einhaltung der Vorschriften. Die polnische Staatliche Arbeitsinspektion (PIP) hat das Recht, die Einhaltung dieser Vorschriften jederzeit zu überprüfen. Verstöße können zu erheblichen Geldstrafen von bis zu 30.000 PLN führen. Es ist daher unerlässlich, dass Arbeitgeber sich über alle rechtlichen Anforderungen im Klaren sind und die notwendigen Schritte unternehmen, um eine rechtlich konforme Entsendung sicherzustellen.
Wenn Sie planen, Arbeitnehmer nach Polen zu entsenden, oder Fragen zu den damit verbundenen rechtlichen Anforderungen haben, steht Ihnen das Team von AHK TECH gerne zur Verfügung. Wir bieten Ihnen umfassende und professionelle Unterstützung, um sicherzustellen, dass Ihre Entsendungen rechtlich abgesichert und Ihr Geschäftsbetrieb in Polen reibungslos verläuft.
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