AHK TECH
GERMAN TECHNOLOGY HUB
Rufen Sie uns an!
(+48) 225-310-554
ul.Grzybowska 87
PL 00-844 Warszawa
AHK TECH - Blogpost
Anforderungen an Geschäftspapier und E-Mails in Polen
Offenlegungspflichten im Überblick: Rechtliche Grundlagen für polnische Sp. z o.o.
Gemäß den Vorschriften des polnischen Handelsgesellschaftsgesetzbuchs (Kodeks spółek handlowych, k.s.h.) müssen polnische Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Sp. z o.o.) bestimmte Angaben in ihrer geschäftlichen Korrespondenz offenlegen. Diese Pflicht betrifft sowohl traditionelle Papierdokumente als auch elektronische Kommunikationsmittel wie E-Mails.
Das Ziel dieser Vorschriften besteht darin, Transparenz für Geschäftspartner und Kunden zu gewährleisten und die Einhaltung rechtlicher Standards zu sichern.
Erforderliche Informationen auf Geschäftspapier und Unternehmenswebsites
Nach Art. 206 § 1 k.s.h. müssen auf sämtlichen geschäftlichen Dokumenten sowie auf der Website der Gesellschaft folgende Informationen klar erkennbar sein:
- Gesellschaftsname: Der vollständige Name der Gesellschaft, ergänzt durch den Zusatz „Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością“ oder die Abkürzung „Sp. z o.o.“.
- Firmensitz und Adresse: Eine genaue Angabe der Adresse des Firmensitzes, inklusive Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort.
- Registerangaben: Das zuständige Registergericht sowie die Abteilung und der Sitz des Gerichts, bei dem die Gesellschaft eingetragen ist.
- KRS-Nummer: Die im polnischen Landesgerichtsregister (Krajowy Rejestr Sądowy, KRS) vergebene Registrierungsnummer.
- Steueridentifikationsnummer (NIP): Die Nummer, die der Gesellschaft von den Steuerbehörden zugewiesen wurde.
- Höhe des Stammkapitals: Der eingezahlte Betrag des Stammkapitals der Gesellschaft.
Diese Angaben sollten auf Geschäftspapieren in gut sichtbarer Weise platziert werden. Üblicherweise werden sie im unteren Bereich von Dokumenten wie Briefköpfen, Rechnungen oder Angeboten angegeben.
Gestaltung von E-Mail-Signaturen: Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
Die Anforderungen für Papierdokumente gelten in ähnlicher Weise auch für elektronische Korrespondenz. Jedes geschäftliche E-Mail einer Sp. z o.o. sollte daher eine Signatur enthalten, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen umfasst:
- Vollständiger Name der Gesellschaft
- Firmensitz und Adresse
- Angaben zum Registergericht und KRS-Nummer
- Steueridentifikationsnummer (NIP)
- Betrag des eingezahlten Stammkapitals
Darüber hinaus können freiwillige Angaben wie Telefonnummern, Faxnummern, E-Mail-Adressen, Links zur Unternehmenswebsite oder die REGON-Nummer ergänzt werden, um die Kontaktaufnahme zu erleichtern.
Mögliche Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften
Das Handelsgesellschaftsgesetzbuch (Art. 595 § 1 k.s.h.) sieht erhebliche Strafen für die Missachtung der Offenlegungspflichten vor. Vorstandsmitglieder, die die Vorschriften nicht einhalten, können mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 PLN belegt werden.
Um solche rechtlichen Risiken zu vermeiden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Geschäftspapiere, Websites und E-Mail-Signaturen stets den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Einhaltung dieser Pflichten fördert nicht nur die Rechtssicherheit, sondern stärkt auch das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern in das Unternehmen.
Fazit
Die Offenlegungspflichten für polnische Gesellschaften mit beschränkter Haftung sind ein essenzieller Bestandteil der geschäftlichen Kommunikation. Ein wesentlicher Unterschied zwischen dem polnischen und dem deutschen Recht ist, dass in Polen keine Angaben zu den Mitgliedern der Geschäftführung erforderlich sind. Hingegen ist die Angabe der Höhe des eingezahlten Stammkapitals in Polen zwingend vorgeschrieben. Fehler in diesem Bereich können rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Wenden Sie sich bei Fragen oder Unsicherheiten an einen Fachanwalt oder Steuerberater. Unser Expertenteam steht Ihnen gerne für eine Beratung zur Verfügung, um die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen. Kontaktieren Sie uns noch heute!
Ebenfalls empfohlen zu lesen:
AHK TECH
GERMAN TECHNOLOGY HUB
ul. Grzybowska 87
PL 00-844 Warszawa
(+48) 225-310-554
Folgen Sie uns auf
Unser Hub bietet professionelle Rechtshilfe für deutsche IT- und Technologieunternehmen an. Darüber hinaus bieten wir eine breite Palette von Back-Office-Dienstleistungen an.
Die Webseite ist urheberrechtlich geschützt. | Datenschutzerklärung | Impressum
Seitedesign und Management: Maciej Pikuliński