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AHK TECH - Blogpost
Geschäftspapier in Polen
Offenlegungspflichten und Pflichtangaben einer "sp. z o.o." im Überblick
In Polen bestehen – ähnlich wie in Deutschland – klare gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Angaben, die auf offiziellem Geschäftspapier einer Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH nach polnischem Recht) enthalten sein müssen. Gemäß den Vorschriften des polnischen Handelsgesellschaftsgesetzbuchs (poln. Kodeks spółek handlowych, KSH) müssen polnische Gesellschaften mit beschränkter Haftung (poln. Sp. z o.o.) bestimmte Angaben in ihrer geschäftlichen Korrespondenz offenlegen. Diese Pflicht betrifft sowohl traditionelle Papierdokumente als auch elektronische Kommunikationsmittel wie E-Mails. Das Ziel dieser Vorschriften besteht darin, Transparenz für Geschäftspartner und Kunden zu gewährleisten und die Einhaltung rechtlicher Standards zu sichern.
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Erforderliche Informationen auf Geschäftspapier und Unternehmenswebsites
Nach Art. 206 § 1 k.s.h. müssen auf sämtlichen geschäftlichen Dokumenten sowie auf der Website der Gesellschaft folgende Informationen klar erkennbar sein:
- Gesellschaftsname: Der vollständige Name der Gesellschaft, ergänzt durch den Zusatz „Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością“ oder die Abkürzung „Sp. z o.o.“.
- Firmensitz: eine konkret benannte Stadt
- Adresse: Eine genaue Angabe einer ladungsfähigen Adresse des Firmensitzes, inklusive Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort.
- Registerangaben: Das zuständige Registergericht sowie seine Abteilung und der Sitz des Gerichts, bei dem dIhre Gesellschaft eingetragen ist.
- KRS-Nummer: Die im polnischen Landesgerichtsregister (poln. Krajowy Rejestr Sądowy, KRS) vergebene Registrierungsnummer.
- Steueridentifikationsnummer (NIP): Die Nummer, die der Gesellschaft von den Steuerbehörden zugewiesen wurde.
- Höhe des Stammkapitals: Der eingezahlte Betrag des Stammkapitals der Gesellschaft.
Diese Angaben sollten auf Geschäftspapieren in gut sichtbarer Weise platziert werden. Üblicherweise werden sie im unteren Bereich von Dokumenten wie Briefköpfen, Rechnungen oder Angeboten angegeben. Eine korrekte und praxisgerechte Gestaltung könnte zum Beispiel wie folgt aussehen:
AHK TECH sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie
adres: ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa (Concept Tower)
kapitał zakładowy 5.000,- złotych
Sąd Rejonowy dla m. St. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy KRS
numer KRS: 0000093438
REGON: 010998491., NIP: 5261029063
Das polnische Gesellschaftsrecht unterscheidet ausdrücklich zwischen dem Sitz der Gesellschaft (poln. „siedziba“) und der Geschäftsadresse (poln. „adres“), obwohl beide Begriffe im deutschen Sprachgebrauch häufig synonym verwendet werden. Nach Art. 41 des polnischen Zivilgesetzbuches (poln. Kodeks cywilny) wird unter dem Sitz der juristischen Person der Ort – im rechtlichen Sinne also die Stadt oder Gemeinde – verstanden, in der die Gesellschaft ihren statutarischen Sitz hat. Diese Stadt wird in der Satzung der Gesellschaft (poln. Umowa spółki) festgelegt und beim Handelsregister (KRS) eingetragen. Der Sitz ist somit ein rein rechtlicher Anknüpfungspunkt, unter anderem für die Bestimmung der gerichtlichen und verwaltungsrechtlichen Zuständigkeit. Davon zu unterscheiden ist der konkrete Geschäftsanschrift der Gesellschaft. also die vollständige postalische Adresse mit Angabe von Straße, Hausnummer, Postleitzahl und ggf. Gebäudeeinheit. Diese Adresse ist für den tatsächlichen Geschäftsbetrieb und die Zustellbarkeit von Bedeutung. In der Praxis empfiehlt es sich, sowohl den rechtlichen Sitz (Stadt) als auch die vollständige Geschäftsadresse klar und getrennt anzugeben.
Gestaltung von E-Mail-Signaturen und Unternehmenswebsites
Die Anforderungen für Papierdokumente gelten in ähnlicher Weise auch für elektronische Korrespondenz. Jedes geschäftliche E-Mail einer Sp. z o.o. sollte daher eine Signatur enthalten, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen umfasst:
- Vollständiger Name der Gesellschaft
- Firmensitz
- Adresse
- Angaben zum Registergericht und KRS-Nummer
- Steueridentifikationsnummer (NIP)
- Betrag des eingezahlten Stammkapitals
Darüber hinaus können freiwillige Angaben wie Telefonnummern, Faxnummern, E-Mail-Adressen, Links zur Unternehmenswebsite oder die REGON-Nummer ergänzt werden, um die Kontaktaufnahme zu erleichtern.
Was die Außendarstellung im Internet betrifft, so sind polnische Kapitalgesellschaften nicht verpflichtet, ein Impressum im deutschen Sinne zu führen. Dennoch hat sich in der unternehmerischen Praxis eingebürgert, eine eigene Unterseite auf der Unternehmenswebseite zu platzieren, die rechtlich relevante Informationen über die Gesellschaft enthält. Solche Seiten werden üblicherweise mit Begriffen wie „Nota prawna“ (rechtlicher Hinweis), „Informacje prawne“ (rechtliche Informationen), gelegentlich auch direkt mit dem deutschen Begriff „Impressum“ betitelt – insbesondere dann, wenn sich die Gesellschaft auch an deutschsprachige Märkte richtet. Inhaltlich enthalten diese Seiten meist Angaben zur Firma, Rechtsform, Sitz, KRS-Nummer, NIP, REGON sowie zu den Vertretungsberechtigten und ggf. Haftungsausschlüssen. Der genaue Umfang dieser Information variiert je nach Unternehmensprofil, doch ein Mindestmaß an Transparenz wird empfohlen, insbesondere wenn über die Webseite Dienstleistungen oder kommerzielle Angebote bereitgestellt werden.
Mögliche Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften
Das Handelsgesellschaftsgesetzbuch (Art. 595 § 1 k.s.h.) sieht erhebliche Strafen für die Missachtung der Offenlegungspflichten vor. Vorstandsmitglieder, die die Vorschriften nicht einhalten, können mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 PLN belegt werden.
In der unternehmerischen Praxis in Polen handelt es sich hierbei allerdings um eine weitgehend inaktive Vorschrift. Die zuständigen Registergerichte und Aufsichtsbehörden verfolgen entsprechende Verstöße in der Regel nur dann, wenn ein konkreter Anlass oder eine Beschwerde vorliegt. Es ist daher nicht unüblich, dass insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Polen unvollständig oder fehlerhaft gestaltete E-Mail-Signaturen und Webseitenangaben verwenden – ein Umstand, der sich trotz gesetzlicher Vorgaben landesweit beobachten lässt. Dies betrifft sowohl fehlende Angaben zum Registergericht, zum Kapital oder zur steuerlichen Identifikation, als auch die nicht einheitliche Verwendung eines Impressums oder einer rechtlichen Hinweisseite auf der Webseite.
Sollten Sie sich an bestehenden Standards orientieren wollen, empfehlen wir daher ausdrücklich, sich an den Praktiken größerer, professionell aufgestellter Gesellschaften zu orientieren, die ihren Verpflichtungen regelmäßig in formeller wie auch materieller Hinsicht ordnungsgemäß nachkommen. Ergänzend möchten wir darauf hinweisen, dass die gesetzlichen Offenlegungspflichten bei anderen Gesellschaftsformen – insbesondere bei der Spółka Akcyjna (S.A.), also der polnischen Aktiengesellschaft – abweichende Anforderungen vorsehen.
Weitere Hinweise
Die Offenlegungspflichten für polnische Gesellschaften mit beschränkter Haftung sind ein essenzieller Bestandteil der geschäftlichen Kommunikation. Die Verwendung von Informationsmaterialien im Einklang mit den Anforderungen des polnischen Rechts zeugt vom Professionalismus des Unternehmers, stärkt dessen Reputation gegenüber Geschäftspartnern und trägt zugleich zu einem seriösen Erscheinungsbild bei Verbrauchern bei.
Ein wesentlicher Unterschied zwischen dem polnischen und dem deutschen Recht ist, dass in Polen keine Angaben zu den Mitgliedern der Geschäftführung erforderlich sind. Hingegen ist die Angabe der Höhe des im GmbH-Vertrag vorgesehenen Stammkapitals in Polen zwingend vorgeschrieben.
In der praktischen Handhabung durch die Finanzämter ist dabei zu beobachten, dass für die eindeutige Identifikation der Gesellschaft in aller Regel überwiegend lediglich die polnische Steueridentifikationsnummer (NIP) verwendet wird. Die NIP fungiert als das zentrale Zuordnungsmerkmal im gesamten System der Steuerverwaltung. Weitere Angaben zur Gesellschaft – wie etwa KRS-Nummer oder Firmensitz – sind zwar in der Regel ebenfalls auf den Formularen vorhanden, für den Behördenkontakt jedoch nicht ausschlaggebend. Es ist daher empfehlenswert, die NIP-Nummer bei jeglicher Kommunikation mit dem polnischen Finanzamt konsequent anzugeben, da sie als primäre Referenz dient.
Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Wenden Sie sich bei Fragen oder Unsicherheiten an einen Fachanwalt oder Steuerberater. Unser Expertenteam steht Ihnen gerne für eine Beratung zur Verfügung, um die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen. Kontaktieren Sie uns noch heute!
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