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KSeF 2.0
E-Rechnungen in Polen: Start von KSeF 2.0
Wir stellen im Rahmen unseres Beitrags die zentralen Grundlagen des reformierten Krajowy System e-Faktur (poln. Abk. KSeF) 2.0 vor – jenes landesweiten Systems für strukturierte elektronische Rechnungen, das ab dem 1. Februar 2026 stufenweise für sämtliche Unternehmer in Polen verpflichtend werden wird. In unserem Beitrag analysieren wir die einzelnen Etappen des Inkrafttretens der KSeF-Pflicht nach Unternehmensgröße, erläutern die technischen Schnittstellen sowie die praktischen Auswirkungen für deutsche Unternehmen, die in Polen tätig sind, und geben einen ersten Einblick in die organisatorischen Vorbereitungen, die bereits jetzt erfolgen sollten. Diese Entwicklung verändert das polnische Umsatzsteuerrecht nachhaltig – und bietet zugleich eine Chance, interne Prozesse nachhaltig zu optimieren.
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Die wesentlichen Auswirkungen und Vorteile der KSeF-Einführung für Unternehmen
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Zeitpläne und technischen Anforderungen für die KSeF-Implementierung
- Zusammenfassung
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Auswirkungen der KSeF-Einführung für Unternehmen
Die Einführung des Krajowy System e-Faktur (KSeF) in Polen stellt eine bedeutende Umstellung für Unternehmen dar, da es als modernes Werkzeug zum Ausstellen, Übermitteln, Empfangen und Speichern von strukturierten Rechnungen dient. Die primäre Auswirkung liegt in der Digitalisierung der Rechnungsstellungs- und Buchhaltungsprozesse.
Vorteile für Ihr Unternehmen in Polen
Das System bietet mehrere direkte betriebliche und finanzielle Vorteile:
- Vereinheitlichung und Fehlerreduzierung: KSeF führt zur Vereinheitlichung des Fakturierungsprozesses, was das Risiko von Fehlern bei der Rechnungsstellung verringert.
- Beschleunigter Dokumentenfluss: Rechnungen gelangen nahezu in Echtzeit zum Empfänger, was den Dokumentenfluss und die Abrechnungen generell beschleunigt. Eine Rechnung gilt bereits als erhalten, sobald das System ihr eine eindeutige Nummer zugewiesen hat, ohne dass auf eine Bestätigung des Vertragspartners gewartet werden muss.
- Gesicherte Archivierung: Rechnungen werden im System für 10 Jahre archiviert. Dies macht eine eigene Aufbewahrung durch die Unternehmen unnötig, da die Rechnungen stets verfügbar sind.
- Einfachere Datenverarbeitung: Die Integration mit KSeF ermöglicht den Import von Rechnungsdaten (von Kunden und Lieferanten) direkt in die Buchhaltungssysteme des Unternehmens oder des Buchhalters. Bei Nutzung von E-Mikrofirma können Steuerpflichtige Rechnungen direkt in die Mehrwertsteuer-Evidenz übertragen, ohne dass Daten manuell abgeschrieben werden müssen.
- Schnellere Mehrwertsteuererstattung: Unternehmen profitieren von einer schnelleren Mehrwertsteuererstattung, da diese in 40 statt in 60 Tagen erfolgt.
- Erhöhtes Vertrauen: Das System erhöht das gegenseitige Vertrauen der Unternehmer, da der Käufer weiß, dass die Rechnung von einem berechtigten Subjekt ausgestellt wurde.
Systemverbesserungen
Die Einführung von KSeF 2.0 hat auch breitere systemische und administrative Auswirkungen:
- Digitalisierung der Verwaltungsprozesse: Es findet eine Digitalisierung von Prozessen und Beziehungen zwischen der Verwaltung und den Unternehmen statt.
- Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit: Das System soll zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen beitragen.
- Transparenz und Kontrolle: Es führt zu einer größeren Transparenz des Wirtschaftsverkehrs und einer größeren Effizienz der Kontrollen.
- Formatvorgaben: Die Rechnungen müssen als XML-Datei gesendet werden, die der geltenden Vorlage entspricht und im KSeF eine eindeutige Nummer erhält. Die Rechnungsdatei muss korrekt sein; bei Fehlern wird sie abgelehnt und die Rechnung gilt als nicht ausgestellt.
- Betriebsmodi: Das System unterstützt verschiedene Betriebsmodi, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten, selbst bei Internetausfall oder Systemwartung (Online-Modus, Offline24-Modus, Offline-Nichtverfügbarkeitsmodus, Notfallmodus).
- Verpflichtende Nutzung: Die Pflicht zur Nutzung von KSeF beginnt schrittweise: ab dem 1. Februar 2026 für Unternehmen, die 2024 einen Umsatz von über 200 Millionen PLN (mit Mehrwertsteuer) hatten, und ab dem 1. April 2026 für alle übrigen.
Fazit:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass KSeF den Rechnungsstellungsprozess von einer dezentralen, papier- oder PDF-basierten Methode zu einem zentralisierten, standardisierten und nahezu echtzeitfähigen digitalen Verfahren transformiert. Dies ist vergleichbar mit der Umstellung von Einzelbriefen, die einzeln verschickt und archiviert werden mussten, auf eine zentrale, gesicherte Cloud-Plattform, auf der alle autorisierten Nutzer sofortigen Zugang zu standardisierten Dokumenten haben und der Staat gleichzeitig in Echtzeit Einblick in den gesamten Geschäftsverkehr erhält.
Zeitpläne und technischen Anforderungen
Die Implementierung des Krajowy System e-Faktur (KSeF) ist an spezifische Zeitpläne und technische Anforderungen gebunden, die für Unternehmen in Polen gelten, insbesondere mit dem Start der Version KSeF 2.0.
A. Zeitliche Implementierung
Die Pflicht zur Nutzung von KSeF wird schrittweise eingeführt:
- 1. Februar 2026 (Erste Phase): Die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen in KSeF tritt für große Unternehmen in Kraft, die im Jahr 2024 einen Umsatz von über 200 Millionen PLN (mit Mehrwertsteuer) erzielt haben. Ab diesem Datum beginnt auch die Pflicht zum Empfang von Rechnungen über KSeF für alle Steuerpflichtigen.
- 1. April 2026 (Zweite Phase): Die Pflicht zur Nutzung von KSeF gilt für alle übrigen Unternehmen.
Übergangsregelungen und Ausnahmen (bis Ende 2026)
- Ausnahmen für Kleinunternehmer: Bis zum 31. Dezember 2026 ist es möglich, Rechnungen außerhalb von KSeF (auf Papier oder elektronisch) auszustellen, sofern der Gesamtverkaufswert dieser Rechnungen (inkl. MwSt.) 10.000 PLN pro Monat nicht überschreitet.
- Fiskalquittungen: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen (einschließlich Quittungen mit NIP bis zu 450 PLN) über Registrierkassen ausgestellt werden, ohne dass die Pflicht besteht, diese in KSeF zu erfassen.
- Kassenfakturierung ab 2027: Ab 2027 muss eine Faktura, die für eine Transaktion an einen Steuerpflichtigen ausgestellt wird, die über eine Online-Registrierkasse verbucht wurde, in KSeF ausgestellt werden.
- Zahlungsverpflichtung: Die Pflicht zur Angabe der KSeF-Nummer bei Zahlungen, die dem Mechanismus der geteilten Zahlung (Split Payment) unterliegen, gilt ab dem 1. Januar 2027.
Verfügbarkeit der technischen Werkzeuge
- Modul für Zertifikate und Berechtigungen (MCU): Wird ab dem 1. November 2025 zur Verfügung gestellt, um Berechtigungen zu vergeben und Anträge auf KSeF-Zertifikate zu stellen.
- Testversion der KSeF-Steuerpflichtigen-Anwendung (online): ist seit dem 3. November 2025 zugänglich.
- API KSeF 2.0 (Testversion): Wurde am 30. September 2025 bereitgestellt.
- Anmeldung für Rechnungsanlagen: Die elektronische Anmeldung zur Nutzung von Anhängen (wenn erforderlich) ist ab dem 1. Januar 2026 über den e-Urząd Skarbowy möglich.
- Produktionsstart KSeF 2.0, neue JPK-Struktur und KSeF-Zertifikate: Das Produktionssystem KSeF 2.0, die neue JPK_VAT-Struktur und die Möglichkeit, generierte KSeF-Zertifikate zu nutzen, starten am 1. Februar 2026.
- Token-Gültigkeit: Die Möglichkeit, Token zur Authentifizierung zu generieren und zu verwenden, erlischt Ende 2026.
B. Technische Anforderungen und Formate
Die Implementierung erfordert die Einhaltung strenger Format- und Übermittlungsregeln:
1. Format und Struktur
• Verbindliches Format: Rechnungen müssen als XML-Datei im System übermittelt werden.
• Logische Struktur: Ab dem 1. Februar 2026 ist die neue logische Struktur FA(3) der E-Faktura verbindlich. Unternehmen, die sich entscheiden, schon vor April 2026 freiwillig Rechnungen auszustellen, müssen ebenfalls die Struktur FA(3) verwenden.
• Pflichtfelder und Validierung: Die übermittelte XML-Datei muss mit der geltenden Vorlage übereinstimmen. KSeF validiert, ob das Dokument der Struktur entspricht und ob die sendende Person die notwendigen Berechtigungen besitzt. Fehler in der Struktur führen zur Ablehnung der Rechnung, die dann als nicht ausgestellt gilt. Der NIP des Verkäufers ist zwingend erforderlich.
• Anhänge (Załączniki): Es besteht die Möglichkeit, Anhänge zur Faktura hinzuzufügen, allerdings nur bei Bedarf an komplexen Daten bezüglich Preis, Menge und Maß (relevant z. B. für Medien- oder Telekommunikationsunternehmen). Anhänge müssen über das API KSeF 2.0 mit kommerziellen Programmen übermittelt werden.
• Anhangsformat und Größe: Anhänge sind integraler Bestandteil der Faktura, die Gesamtgröße der Faktura (einschließlich Anhängen) ist auf maximal 3 MB begrenzt. Das Anhängen von Dateien wie PDF, JPG oder Word ist nicht gestattet, da nur strukturierte XML-Dateien übertragen werden können.
• Datenbankzugriff: Integration erfolgt primär über API.
2. Authentifizierung und Berechtigungen
Unternehmer oder bevollmächtigte Personen müssen sich im System authentifizieren, um Rechnungen auszustellen und zu empfangen:
• Methoden zur Authentifizierung:
◦ Qualifizierte elektronische Signatur.
◦ Podpis Zaufany (Vertrauensprofil).
◦ Qualifizierte elektronische Firmensiegel (Pieczęć Kwalifikowana).
◦ Token (bis Ende 2026).
◦ KSeF-Zertifikate (Typ 1 zur Authentifizierung, ab 1. Februar 2026).
• ZAW-FA-Meldung: Wenn der verwendete qualifizierte Signatur oder das qualifizierte Siegel keinen NIP oder PESEL enthält, muss der sogenannte "Fingerabdruck" des Schlüssels über das Formular ZAW-FA beim Finanzamt gemeldet werden, um eine Verbindung zum Steuerpflichtigen herzustellen.
• KSeF-Zertifikat (Typ 2): Dieses Zertifikat ist erforderlich, um Offline-Fakturen, die dem Käufer außerhalb des Systems übermittelt werden, mit einem zweiten QR-Code zur Verifizierung der Identität des Ausstellers zu versehen.
3. Betriebsmodi und QR-Codes
KSeF sieht den Online-Modus als Standard vor, bietet aber spezielle Offline-Modi für Notfälle, die unterschiedliche Nachreichfristen haben.
Im Rahmen der praktischen Anwendung von KSeF unterscheidet der Gesetzgeber mehrere Betriebsmodi, die je nach Situation unterschiedliche Pflichten hinsichtlich der Nachreichfristen und der Verwendung zusätzlicher QR-Codes auslösen. Der Standard ist der Online-Modus, in dem die Rechnung in Echtzeit an KSeF übermittelt wird. Als Ausstellungsdatum gilt in diesem Fall stets der Tag des Versands, und eine gesonderte Nachreichung entfällt vollständig, da die Übermittlung sofort erfolgt. Wird die Rechnung gegenüber einem Empfänger außerhalb von KSeF weitergegeben, genügt ein einzelner QR-Code zur Verifizierung der KSeF-Nummer.
Für Situationen, in denen eine Internetverbindung zeitweise nicht verfügbar ist oder der Unternehmer aus praktischen Gründen den sogenannten Offline24-Modus nutzt, sieht das System andere Anforderungen vor. Die Rechnung darf in diesem Modus zwar erstellt und ausgegeben werden, muss jedoch spätestens am nächsten Werktag nach ihrem Ausstellungsdatum in KSeF nachgereicht werden. Bei Weitergabe einer solchen Rechnung außerhalb von KSeF sind zwei QR-Codes erforderlich – ein Code mit dem Hinweis „OFFLINE“ zur Datenprüfung sowie ein weiterer („CERTYFIKAT“) zur Bestätigung der Identität des Ausstellers.
Ähnlich ausgestaltet ist der Offline-Modus während geplanter Wartungsarbeiten, der immer dann gilt, wenn das Finanzministerium eine vorübergehende Systemunterbrechung angekündigt hat. Auch hier besteht die Pflicht, die im Wartungsmodus ausgegebenen Rechnungen spätestens am folgenden Werktag nach Ende der Unterbrechung an KSeF zu übermitteln. Die Anforderungen an QR-Codes entsprechen den Vorgaben des Offline24-Modus.
Schließlich existiert der Notfallmodus (Tryb Awarjyny), der bei offiziell bestätigten Systemstörungen aktiviert wird. Die Nachreichfrist ist in diesem Sonderfall verlängert: Die Übermittlung muss innerhalb von sieben Werktagen nach Behebung der Störung erfolgen. Auch hier gelten dieselben zusätzlichen Anforderungen an die QR-Codes wie im Offline24-Modus. Dieser Mechanismus schafft Rechtssicherheit für Unternehmen, die trotz technischer Ausfälle ihre Rechnungsstellung fortführen müssen, und gewährleistet zugleich die durchgängige Nachvollziehbarkeit der ausgestellten Dokumente.
Alle Fakturen, die in einem der drei Offline-Modi ausgestellt und außerhalb von KSeF an den Erwerber übermittelt werden, müssen zwei QR-Codes enthalten; der zweite Code ("CERTYFIKAT") erfordert das KSeF-Zertifikat Typ 2 zur Verifizierung.
Analogie zur Veranschaulichung der Komplexität:
Die KSeF-Implementierung kann mit dem Umstieg einer gesamten Stadt auf ein zentralisiertes, automatisiertes Verkehrsleitsystem verglichen werden: Jeder Verkehrsteilnehmer (Unternehmen) muss sein Fahrzeug (Buchhaltungssystem) technisch so aufrüsten, dass es nur noch die neue, verbindliche Sprache (XML FA(3)) spricht und sich mit dem Zentralsystem (KSeF) authentifiziert. Das System schreibt nicht nur die Route (Rechnungsformat) vor, sondern registriert die Fahrt (Rechnung) in Echtzeit. Für den Fall, dass die zentrale Kommunikation ausfällt (Offline-Modi), gibt es klar definierte Notfallprotokolle (24-Stunden-Frist, 7-Tage-Frist), die spezifische "Notfall-Kennzeichen" (zwei QR-Codes, Signaturzertifikat) erfordern, um sicherzustellen, dass die Rechnungen auch nachträglich korrekt erfasst werden.
Zusammenfassung
Der polnische Gesetzgeber verfolgt mit einer umfassenden Digitalisierung des Rechnungswesens das Ziel, den gesamten Prozess des Ausstellens, Empfangens und Archivierens von Rechnungen zu vereinheitlichen, transparenter zu gestalten und operativ zu beschleunigen. Unternehmen sollen von einer deutlichen Reduzierung formaler Fehler sowie von einer spürbar schnelleren Erstattung der Mehrwertsteuer profitieren. Im Zentrum der Reform stehen sowohl die neuen technischen Spezifikationen – insbesondere die logische Struktur FA(3) – als auch die Entwicklung maßgeblicher Betriebsmechanismen wie der Online- und Offline-Modi für den Fall von Netzausfällen oder geplanter Systemwartung. Hinzu treten veränderte Anforderungen an die Authentifizierung und Rechteverwaltung, darunter die Einführung dedizierter KSeF-Zertifikate, die künftig den sicheren Zugriff auf das System gewährleisten sollen.
Dieser Artikel dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellt keine abschließende rechtliche Beratung dar. Für weitergehende Fragen oder eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte direkt an unsere Kammer.
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