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Das REGON-Register: eine Anleitung zur Suche
Inhaltsübersicht
Wer in Polen ein Unternehmens gründet, wird mit verschiedenen Behörden und Registern in Berührung kommen. Eine zentrale Rolle spielt dabei das Hauptamt für Statistik, auf Polnisch: Główny Urząd Statystyczny (GUS), welches jedem neu gegründeten Unternehmen eine sogenannte REGON-Nummer zuteilt. Diese Nummer ist für statistische Zwecke und die eindeutige Identifikation des Unternehmens in Polen vorgesehen. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die Bedeutung der REGON-Nummer und die Nutzung der offiziellen REGON-Datenbank – verständlich aufbereitet für einen deutschen Manager, seine ersten unternehmerischen Schritte unternimmt.
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Das polnische Hauptstatistikamt (GUS)
Das Główny Urząd Statystyczny (GUS - Hauptstatistikamt) ist die oberste Behörde für amtliche Statistik in Polen. Sie untersteht direkt dem polnischen Ministerpräsidenten und wird von einem Präsidenten geleitet. Der Präsident des GUS beaufsichtigt neben der Zentrale in Warschau auch 16 regionale Statistikämter (jeweils eines in jeder Woiwodschaft). Diese dezentrale Struktur gewährleistet die Durchführung statistischer Erhebungen sowohl auf nationaler Ebene als auch in den Regionen.
Eine wichtige Aufgabe des GUS ist die Führung zentraler Register. So verwaltet der GUS-Präsident unter anderem das Landesregister der Wirtschaftseinheiten (polnisch: Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej), bekannt unter der Kurzbezeichnung REGON, sowie das amtliche Gebietskartierungsregister TERYT. Während das GUS vor allem Statistiken über Wirtschaft, Bevölkerung und Gesellschaft veröffentlicht, stellt das REGON-Register sicher, dass jedes Wirtschaftssubjekt in Polen eine eindeutige Kennziffer für Verwaltungs- und Statistikzwecke erhält.
Die REGON-Nummer – Bedeutung und Eigenschaften
Die REGON-Nummer (aus dem Polnischen von Rejestr Gospodarki Narodowej – „Register der nationalen Wirtschaft“) ist eine offizielle Identifikationsnummer für Unternehmen, Institutionen und andere Wirtschaftseinheiten in Polen. Sie wird einmalig und eindeutig vergeben und enthält keine codierten Informationen über das Unternehmen – das heißt, aus der Nummer lassen sich keine Eigenschaften des Unternehmens ablesen. Ihre primäre Funktion besteht darin, jedes Unternehmen in öffentlichen Registern und IT-Systemen einheitlich zu kennzeichnen und Datenbestände zu harmonisieren. Dadurch wird zum Beispiel die Kohärenz zwischen verschiedenen Behördenregistern (KRS-Handelsregister, NIP-Steuerregister etc.) sichergestellt, da überall die gleiche ID verwendet wird.
Die REGON-Nummer dient insbesondere statistischen Zwecken und erleichtert dem polnischen Statistikamt die Auswertung der Wirtschaftsstruktur. So können anhand des REGON-Registers Auswertungen nach Region, Branche, Unternehmensgröße, Eigentumsform etc. erstellt werden. Für die Unternehmen selbst ist die REGON-Nummer vor allem ein formaler Identifikator, der auf amtlichen Dokumenten oft neben der Steuernummer und Handelsregisternummer geführt wird.
Aufbau der Nummer:
Eine REGON-Nummer besteht aus neun Ziffern für juristische Personen (z. B. Kapitalgesellschaften) bzw. unternehmerisch tätige natürliche Personen. Für lokale Betriebseinheiten (Zweigniederlassungen, Filialen) wird die Basisnummer um fünf weitere Ziffern erweitert auf 14 Ziffern (davon 4 zur Kennzeichnung der lokalen Einheit, plus eine abschließende Prüfziffer). Die ersten acht Stellen der neunstelligen Nummer bilden eine fortlaufende Zahl, und die letzte Ziffer ist eine Prüfsumme. Dieses System gewährleistet, dass jedes Unternehmen und jede Niederlassung in Polen eine unverwechselbare Kennnummer hat.
Registrierung und Zuteilung der REGON-Nummer
Für einen ausländischen Gründer ist es beruhigend zu wissen, dass die Vergabe der REGON-Nummer automatisch im Hintergrund erfolgt. Sobald die Gesellschaft im polnischen Handelsregister (KRS-Register) angemeldet wird, leitet das System die relevanten Firmendaten an das Hauptamt für Statistik (GUS) weiter. Das GUS vergibt daraufhin die REGON-Nummer, ohne dass ein zusätzlicher Antrag gestellt oder eine Gebühr bezahlt werden muss – alle Eintragungen in das REGON-Register sind gebührenfrei. Parallel dazu erhält das Unternehmen vom Finanzamt eine Steuernummer (NIP), ebenfalls automatisiert nach der KRS-Anmeldung. Dieses „One-Stop“-Verfahren bedeutet, dass der Gründer die REGON-Nummer zeitnah nach der Registereintragung erhält, meist innerhalb weniger Tage.
Die gesetzliche Grundlage für das REGON-Register bildet das polnische Gesetz über die amtliche Statistik vom 29. Juni 1995, das die Führung eines offiziellen Unternehmensregisters vorschreibt. Gemäß diesen Vorschriften ist jede wirtschaftliche Einheit in Polen verpflichtet, sich im REGON-Register erfassen zu lassen – dies betrifft juristische Personen (Kapital- und Personengesellschaften), Organisationseinheiten ohne Rechtspersönlichkeit (z. B. Personengesellschaften des Handelsrechts), natürliche Personen, die ein Gewerbe ausüben (einschließlich Einzelunternehmer und Landwirte), sowie lokale Einheiten dieser Unternehmen. Die Erfassung erfolgt, wie beschrieben, in der Praxis automatisch durch behördliche Datenübermittlung. Sollte ein Unternehmen seine Tätigkeit beenden, wird der REGON-Eintrag entsprechend aktualisiert oder gelöscht. Alle Vorgänge im REGON-Register – von der Neuanmeldung bis zur Aktualisierung oder Löschung – sind ständig aktualisiert und werden in einer zentralen Datenbank geführt.
Erfasste Unternehmensdaten im REGON-Register
Das REGON-Register enthält einen umfassenden Satz an Unternehmensdaten, der über die reine Nummer hinausgeht. Diese Daten sind öffentlich zugänglich und dienen der Transparenz sowie statistischen Analyse. Im Einzelnen werden im REGON-Eintrag unter anderem folgende Informationen gespeichert:
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Name und Rechtsform des Unternehmens: die offizielle Firmierung (bei natürlichen Personen zusätzlich Name und Vorname des Gewerbetreibenden) sowie die forma prawna (z. B. „Spółka z o.o.“ für eine GmbH, oder bei Kammern „Izba Gospodarcza“ als Wirtschaftsverband).
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Sitz und Anschrift: die vollständige Adresse des Unternehmenssitzes (Straße, Hausnummer, Ort, Postleitzahl).
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Identifikationsnummern: die Steuer-Identifikationsnummer (NIP) und – falls zutreffend – Hinweise auf deren Unwirksamkeit (z. B. bei USt-Statusänderungen); bei zivilrechtlichen Personengesellschaften (spółka cywilna) auch die Identifikationsnummern der Partner. Selbstverständlich beinhaltet der Eintrag auch die REGON-Nummer selbst, die jedem Unternehmen zugewiesen wurde.
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Registrierungsdaten: Angaben zur Eintragungsbehörde und Art des Registers, in dem das Unternehmen geführt wird, inklusive der KRS-Nummer für registerpflichtige Unternehmen bzw. einer Eintragungsnummer im Gewerberegister (CEIDG) für Einzelunternehmer. Ebenso wird das Datum der ersten Eintragung im jeweiligen Register vermerkt sowie – sofern relevant – Daten von Löschungen oder Wiederaufnahmen.
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Aktivitätsstatus und wichtige Daten: das Datum der Gründung (data powstania) und der tatsächlichen Aufnahme der Geschäftstätigkeit, ebenso wie eventuelle Daten von Unterbrechungen (Suspendierungen) oder Wiederaufnahmen der Tätigkeit und das Datum einer Beendigung der Tätigkeit (Liquidation). Auch ein Datum einer Eröffnung oder Beendigung eines Insolvenzverfahrens wird im Register festgehalten, falls zutreffend.
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Branchenschlüssel (PKD): die Art der ausgeübten Tätigkeit nach der offiziellen polnischen Wirtschaftsklassifikation (Polska Klasyfikacja Działalności – PKD). Der Hauptgeschäftszweig ist besonders gekennzeichnet, daneben können auch weitere Nebentätigkeiten registriert sein.
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Eigentümerstruktur: der Eigentumsformcode (z. B. privat, staatlich, gemischt) sowie Angaben zur Art des Unternehmens (z. B. ob mit eigener Rechtspersönlichkeit oder nicht).
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Kontaktdaten: sofern vom Unternehmen angegeben, werden auch Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse sowie die Webseite im REGON-Datensatz geführt. Diese freiwilligen Angaben erleichtern bei Bedarf den Kontakt, sind aber nicht zwingend vorgeschrieben.
All diese Informationen zusammen machen das REGON-Register zu einer wertvollen Quelle, um Basisdaten über jedes registrierte Unternehmen in Polen abzurufen. Behörden nutzen diese Daten auch, um Auskunftsersuchen zu beantworten oder Stichproben für amtliche Statistiken zu ziehen. Für den Unternehmer bedeutet dies, dass viele Unternehmensdaten zentral hinterlegt und öffentlich einsehbar sind – was im Geschäftsverkehr die Überprüfung von Vertragspartnern erleichtert.
Online-Suche in der REGON-Datenbank (wyszukiwarka REGON)
Das Hauptstatistikamt GUS stellt eine Online-Datenbank zur Verfügung, in der jedermann die REGON-Einträge durchsuchen kann. Bitte beachten Sie, dass die betreffende Webseite ausschließlich in polnischer Sprache verfügbar ist. Für eine präzise Auswertung der enthaltenen Informationen kann die Nutzung eines Übersetzungsdienstes oder die Hinzuziehung eines fachkundigen Ansprechpartners von Vorteil sein. Die Suchmaschine – offiziell Baza Internetowa REGON genannt – ist unter der folgenden Adresse erreichbar:
Internetgestützte REGON-Datenbank
Über ein benutzerfreundliches Web-Formular kann man entweder gezielt nach Identifikationsnummern suchen oder anhand von Adress- und Namenskriterien filtern. Konkret stehen zwei Suchoptionen zur Verfügung:
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Suche nach Identifikator: Hier kann man einen bekannten Identifikationscode eingeben – entweder die REGON-Nummer, die Steuernummer (NIP) oder die KRS-Nummer des Unternehmens. Die Datenbank liefert dann den entsprechenden Registereintrag, sofern exakt passend gefunden. Diese Option eignet sich, wenn man bereits eine dieser Nummern eines Unternehmens kennt (z. B. aus einem Briefkopf oder Vertrag) und die übrigen Details verifizieren möchte.
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Suche nach Name/Adresse: Alternativ lässt sich die Suche über Standort und Namen eingrenzen. Man kann Woiwodschaft, Kreis, Gemeinde, Ortschaft und Straßennamen auswählen und zusätzlich einen Namensfragment des Unternehmens eingeben. Diese erweiterte Suche ermöglicht es beispielsweise, alle Unternehmen in einer bestimmten Stadt mit einem bestimmten Namensbestandteil aufzulisten – nützlich, wenn man den exakten Namen oder die Schreibweise nicht kennt.
Die Nutzung der REGON-Suchmaschine ist kostenlos und erfordert keine Registrierung. Alle öffentlich zugänglichen Firmendaten aus dem REGON-Register werden in den Suchergebnissen angezeigt. Seit einer Gesetzesänderung im Jahr 2011 gilt die Online-Veröffentlichung der Daten durch GUS offiziell als Nachweis der Registrierung. Das bedeutet, dass ein Ausdruck oder Screenshot des REGON-Eintrags als Bestätigung dienen kann, dass das Unternehmen ordnungsgemäß im REGON-Register eingetragen ist – ein separates physisches „REGON-Zertifikat“ ist nicht mehr erforderlich.
Beispiel: Ein deutsches Unternehmen möchte prüfen, ob die Deutsch-Polnische Industrie- und Handelskammer (polnisch: Polsko-Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa) ordnungsgemäß registriert ist und welche Identifikationsnummern sie hat. Über die REGON-Suchmaschine kann man entweder den Namen eingeben oder – falls bekannt – die KRS-Nummer 0000093438. Im Suchergebnis erscheint der Eintrag der Kammer mit allen relevanten Angaben, unter anderem der REGON-Nummer 010998491, der NIP-Steuernummer 5261029063, der Rechtsform „Izba Gospodarcza“ (Wirtschaftskammer) und der Adresse in Warschau.
Zusammenfassung
Die REGON-Nummer und das Hauptstatistikamt GUS sind feste Bestandteile des polnischen Wirtschaftssystems. Für einen deutschen Manager, der in Polen eine Sp. z o.o. gründet, ist es wichtig zu verstehen, dass neben der Handelsregisternummer (KRS) und der Steuernummer (NIP) auch die REGON-Nummer zur vollständigen Identifikation eines Unternehmens gehört. Glücklicherweise ist die Registrierung im REGON-System automatisiert und kostenlos, so dass kein zusätzlicher administrativer Aufwand entsteht. Die Statistikbehörden in Polen sorgen dafür, dass alle Wirtschaftseinheiten erfasst und mit aktuellen Daten hinterlegt sind, was der Transparenz und Effizienz in Verwaltung und Wirtschaft dient. Mit Hilfe der öffentlichen REGON-Datenbank lassen sich Unternehmensdaten jederzeit online überprüfen – ein nützliches Werkzeug für Unternehmer und Behörden gleichermaßen, das Vertrauen und Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr schafft.
Gemäß Art. 43 Abs. 2 des Gesetzes vom 29. Juni 1995 über die öffentliche Statistik (GBl. 2024, Pos. 1799) gilt die Bereitstellung von Daten auf der Internetseite des Hauptstatistikamtes (Główny Urząd Statystyczny) seit dem 1. Juli 2011 als gleichbedeutend mit der Bestätigung der Eintragung dieser Informationen im REGON-Register.
Für Unternehmer, die in Polen eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Sp. z o.o.) gründen, ist die Eintragung im REGON-Register verpflichtend. Die REGON-Nummer dient hauptsächlich für statistische Zwecke und wird von staatlichen Institutionen zur wirtschaftlichen Analyse und Überwachung genutzt. Auf Geschäftsdokumenten muss sie zwar nicht zwingend angegeben werden, jedoch ist es üblich, sie zusammen mit der NIP und KRS-Nummer auf offiziellen Dokumenten anzuführen.
Diese Informationen dienen nur zu allgemeinen Zwecken und stellen keine rechtliche Beratung dar. Für spezifische Fragen oder eine professionelle Beratung kontaktieren Sie bitte das Team von AHK TECH.
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