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Verpflichtender Einsatz des KSeF im B2B ab 2026

Die polnische Regierung führt ab 2026 eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung über das Krajowy System e-Faktur (KSeF) für B2B-Geschäfte ein. Rechtsgrundlage ist u.a. der Ratbeschluss (EU) 2022/1003 vom 17. Juni 2022, der Polen eine Abweichung von der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie erlaubt. Ursprünglich sollte KSeF bereits ab Juli 2024 verpflichtend sein (gemäß Gesetz vom 16. Juni 2023), doch wurde der Start aufgrund technischer Probleme verschoben Am 9. Mai 2024 beschloss der Sejm eine Gesetzesnovelle, die den Verpflichtungsstart auf 2026 verlegt und eine gestufte Einführung vorsieht:

• 1. Februar 2026: KSeF-Pflicht für große Unternehmen mit Jahresumsatz über 200 Mio. PLN.

• 1. April 2026: KSeF-Pflicht für alle übrigen in Polen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen.

Übergangsfristen/Ausnahmen:

In einer Übergangsphase soll es Erleichterungen für Kleinstunternehmen geben. Nach derzeitiger Planung dürfen Kleinstunternehmer von April bis Ende September 2026 noch Papierrechnungen nutzen, sofern keine Einzelrechnung 450 PLN übersteigt und der Monatsgesamtwert ≤ 10.000 PLN bleibt. Außerdem gilt die Verpflichtung nur für in Polen ansässige bzw. registrierte Steuerpflichtige. Privatkunden-Rechnungen (B2C) sind vom KSeF-Zwang ausgenommen – Unternehmen können solche Rechnungen aber freiwillig über KSeF ausstellen (geplant ist ein QR-Code zur Verbraucherzugriff). Ausländische Unternehmen ohne polnische Betriebsstätte sind von der Pflicht befreit. Ebenso nicht über KSeF abgewickelt werden bestimmte Sonderfälle, z.B. Rechnungen unter den EU-One-Stop-Shop Regelungen (OSS/IOSS) oder als Rechnung geltende Fahrausweise. Insgesamt wird KSeF ab 2026 für nahezu alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend, um den Rechnungsaustausch zu zentralisieren. Jeder in KSeF übermittelte Rechnung wird dabei eine eindeutige ID und ein amtlicher Zeitstempel zugeordnet, was die Echtzeit-Erfassung durch die Steuerbehörde sicherstellt.

Technische Anforderungen 

Bei elektronischen Rechnungen schreibt der polnische Rechtsrahmen eine sichere, unveränderte und konforme Archivierung vor. Zentral sind dabei folgende Anforderungen:

• Integrität und Unveränderbarkeit: Elektronische Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass ihr Inhalt nicht unbemerkt verändert werden kann. Die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts ist durch technische Maßnahmen zu gewährleisten. Als Lösungen nennt die Vorschrift bspw. eine elektronische Signatur oder andere Verfahren, die Manipulationen ausschließen. In der Praxis bedeutet dies, dass Rechnungsdaten z.B. durch digitale Signaturen, Siegel oder Zeitstempel kryptographisch geschützt werden sollten, sodass jede Änderung erkennbar wäre.

• Format und Lesbarkeit: Das Archivformat muss den Inhalt über Jahre hinweg lesbar halten. In Polen sind elektronische Rechnungen den Papierrechnungen rechtlich gleichgestellt, sofern sie alle Pflichtangaben enthalten. In Polen werden strukturiertes XML-Format (für KSeF die FA-VAT Schema-XML) und zusätzlich human-readable Formate (z.B. PDF) genutzt. Wichtig ist, dass das Format standardisiert und langzeitlesbar ist .

• Speicherort und Zugriff: Die Speicherung kann elektronisch erfolgen (auch in Cloudsystemen), muss aber sicher vor unbefugtem Zugriff sein und den polnischen Steuerbehörden bei Bedarf Zugriff ermöglichen. Die Daten sollen gegen Verlust geschützt sein (Backup, redundante Speicherung). KSeF selbst gewährleistet dies bereits: Rechnungen im KSeF werden redundant gehalten (inklusive Backups) und stehen Behörde und Unternehmen jederzeit online zur Verfügung. Somit sinkt das Risiko von verlorenen oder beschädigten Archiven erheblich. Wird außerhalb von KSeF archiviert, sollte ein WORM-Speicher (Write Once, Read Many) oder ein vergleichbares revisionssicheres System verwendet werden, um nachträgliche Änderungen technisch auszuschließen.

• Aufbewahrungsdauer: Unternehmen müssen Rechnungen mindestens bis zum Ablauf der steuerlichen Verjährungsfrist archivieren. Nach Art. 112 poln. Umsatzsteuergesetz beträgt die Aufbewahrungspflicht 5 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuererklärung für das betreffende Jahr eingereicht wurde. In der Praxis ergibt sich meist ca. 5+1 Jahre Gesamtfrist (Beispiel: Rechnungen von 2023 sind bis Ende 2029 aufzubewahren. Die Archivierung muss sicherstellen, dass Rechnungen während dieser Zeit unverändert, zugänglich und lesbar bleiben.

• KSeF-Archivierung: Werden Rechnungen über KSeF gestellt, übernimmt das System die Archivierung **automatisiert für 10 Jahre ab Ausstellungsdatum. Dies übertrifft die gesetzliche Mindestdauer und entlastet Unternehmen von der eigenen Archivierungspflicht für diese Rechnungen. KSeF fungiert hier als staatliches Langzeitarchiv: Jede E-Rechnung erhält bei Eingang einen digitalen Zeitstempel und eine ID. Die Rechnung bleibt anschließend unveränderbar im KSeF-System gespeichert und kann bei Bedarf abgerufen werden. Für den Großteil der Geschäftsrechnungen ist damit die konforme Aufbewahrung bereits durch KSeF gewährleistet. Erst nach Ablauf von 10 Jahren müssten Unternehmen ggf. selbst für weitere Archivierung sorgen, falls einzelne Dokumente aufgrund längerer Steuerverfahren darüber hinaus aufzubewahren sind.

Fazit: Unternehmen sollten sicherstellen, dass elektronische Rechnungen in einem geschützten System gespeichert werden, das keine nachträgliche Manipulation zulässt und den Zugriff für Prüfzwecke ermöglicht. Der Einsatz von kryptographischen Verfahren (z.B. qualifizierte Signaturen oder Siegel) wird empfohlen, um die Anforderungen an Authentizität und Integrität während der Aufbewahrung zweifelsfrei zu erfüllen. Mit der Einführung von KSeF übernimmt der Staat einen Großteil dieser Pflichten, da im KSeF eingereichte Rechnungen bereits offiziell zeitgestempelt, zentral gespeichert und revisionssicher archiviert werden.

Authentizität und Integrität: Reicht eine einfache e-Signatur (DocuSign)?

Polnisches Recht – im Einklang mit EU-Vorgaben – verlangt, dass die Authentizität der Herkunft und Integrität des Inhalts von Rechnungen gewährleistet ist. Dies kann technologieneutral erfolgen, etwa durch innerbetriebliche Kontrollverfahren oder durch Einsatz von elektronischen Signaturen. Die eIDAS-Verordnung (EU Nr. 910/2014) definiert drei Signatur-Stufen:

• Einfache elektronische Signatur (SES): Jede elektronische Form einer Unterschrift, z.B. eingescannte Signatur oder Klick-Signatur. Sie bietet keine speziellen technischen Schutzmechanismen und ihre Beweiskraft hängt stark von begleitenden Kontrollen oder Protokollen ab.

• Fortgeschrittene elektronische Signatur (AdES): Erfüllt definierte Sicherheitskriterien (Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zuordenbar, wird mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle hält, und ist mit den signierten Daten so verknüpft, dass nachträgliche Änderungen erkannt werden. In der Regel beruht dies auf einem digitalen Zertifikat des Unterzeichners.

• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Eine fortgeschrittene Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat eines zertifizierten Vertrauensdiensteanbieters basiert und mit einem qualifizierten Signaturerstellungsgerät erzeugt wurde. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und genießt EU-weit besonderes Vertrauen. Eine Variation für Unternehmen ist das qualifizierte elektronische Siegel, das von einer juristischen Person angebracht wird und ebenfalls höchsten Beweiswert für Herkunft und Unversehrtheit bietet.

DocuSign und ähnliche Dienste bieten meist einfache elektronische Signaturen an, sofern nicht explizit ein fortgeschrittenes/qualifiziertes Zertifikat integriert wird. Zwar sind auch einfache E-Signaturen grundsätzlich rechtlich zulässig (nach eIDAS darf ihre Rechtswirkung nicht allein wegen der Form bestritten werden), doch genügen sie im Regelfall nicht den strengen Anforderungen an Integrität und Authentizität einer Rechnung. Insbesondere fehlt bei einer einfachen Signatur der kryptographische Schutz des Inhalts: Eine per DocuSign eingefügte Unterschrift (etwa als Bild oder Klick-Bestätigung) lässt sich nicht ohne Weiteres von einer späteren Manipulation der PDF-Datei unterscheiden. Die Unversehrtheit der Daten hängt hier primär von organisatorischen Kontrollen und dem Audit-Trail des Dienstleisters ab, nicht von einem technischen Unveränderbarkeitsnachweis.

Polnische Vorschriften orientieren sich an der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie, die verlangt, dass der Rechnungssteller geeignete Methoden zur Sicherung von Echtheit und Inhalt einsetzt. Traditionell wurden dafür qualifizierte Signaturen oder EDI-Verfahren empfohlen, die einen hohen Sicherheitsstandard bieten. Aktuell schreibt das polnische Umsatzsteuergesetz zwar keine bestimmte Technologie vor („beliebige Methoden“ sind zulässig), aber es erkennt qualifizierte/fortgeschrittene Signaturen ausdrücklich als zuverlässige Lösungen an. So ergibt sich in der Praxis folgendes Bild:

• Eine qualifizierte elektronische Signatur garantiert, dass die Rechnung unverändert ist und der Signator verifiziert werden kanni. Sie erfüllt damit voll die Anforderungen an Authentizität/Integrität.

• Einfache elektronische Signaturen (wie standardmäßige DocuSign-Signaturen) bieten diesen Nachweis nicht ausreichend. Ohne qualifiziertes Zertifikat fehlt die digitale Versiegelung der Rechnungsdaten. Aus steuerrechtlicher Sicht müsste der Aussteller also anderweitig eine „verlässliche Prüfkette” nachweisen, die die Rechnung mit der zugrunde liegenden Leistung verbindet – ein höheres Risiko im Streitfall.

Ergebnis: Eine einfache elektronische Signatur à la DocuSign genügt alleine in der Regel nicht, um die gesetzlichen Anforderungen an Authentizität und Integrität elektronischer Rechnungen vollständig zu erfüllen. Um Konformität sicherzustellen, sollten Unternehmen entweder auf höherwertige Signaturen (fortgeschritten oder qualifiziert) zurückgreifen oder – was ab 2026 vorgeschrieben ist – Rechnungen direkt über KSeF stellen. KSeF gewährleistet die Echtheit nämlich systemisch (Authentifizierung des Ausstellers gegenüber KSeF und amtlicher Zeitstempel) – in diesem Fall ist keine zusätzliche Signatur auf der Rechnung erforderlich. Für Rechnungen außerhalb von KSeF bzw. Übergangs- und Sonderfälle ist jedoch der Einsatz einer fortgeschrittenen oder qualifizierten E-Signatur dringend anzuraten, um Manipulationssicherheit und Beweiskraft nach polnischem Recht zu gewährleisten.

Qualifiziertes elektronisches Siegel 

Ein qualifiziertes elektronisches Siegel (e-Siegel) ist ein Zertifikat, das von einer juristischen Person verwendet wird, um Dokumente elektronisch zu „stempeln“. Im Kontext von Rechnungen erfüllt ein solches Siegel ähnliche Funktionen wie eine qualifizierte Unterschrift einer natürlichen Person. Die Rechtssicherheit eines qualifizierten Siegels ist sehr hoch: Es wird von einem akkreditierten Vertrauensdiensteanbieter (wie z.B. EuroCert in Polen) ausgestellt und unterliegt den strengen Auflagen der eIDAS-Verordnung. Daten, die mit einem qualifizierten Siegel versehen sind, genießen die Vermutung von Integrität und Ursprungsauthentizität. Das heißt, ein gesiegeltes Rechnungsdokument gilt rechtlich als unverändert und der Aussteller (Unternehmen) ist eindeutig identifizierbar. Im Streitfall hat ein gültiges qualifiziertes Siegel einen hohen Beweiswert und wird EU-weit anerkannt. Damit bietet das e-Siegel die maximale rechtliche Absicherung, dass die Rechnung nicht manipuliert und tatsächlich von der genannten Firma ausgestellt wurde.

Technische Kompatibilität mit KSeF:

Der Einsatz eines qualifizierten Siegels ist voll mit dem KSeF-System vereinbar – ja, er wird sogar aktiv unterstützt. Um auf KSeF zuzugreifen und Rechnungen einzustellen, muss sich der Aussteller authentifizieren. Dies kann u.a. mit einer qualifizierten Signatur oder Siegel erfolgen. Für juristische Personen ist das qualifizierte Siegel oft das Mittel der Wahl, da es die Firma als solche repräsentiert. Ein Unternehmen kann z.B. ein EuroCert-e-Siegel erwerben und damit sein Rechnungsprogramm am KSeF anmelden, ohne dass jede einzelne Rechnung von einer natürlichen Person signiert werden muss. Das Siegel dient hier als elektronischer Ausweis der Firma gegenüber dem KSeF-Portal. Die polnische Finanzverwaltung akzeptiert qualifizierte Siegel aller anerkannten Vertrauensanbieter (neben EuroCert z.B. Certum, Szafir, etc.), und viele Unternehmen beschaffen derzeit solche Zertifikate, um die KSeF-Integration zu ermöglichen.

Wichtig zu betonen:

KSeF selbst verlangt nicht, dass jede Rechnung zusätzlich elektronisch signiert oder gesiegelt wird. Die Übertragung über KSeF und der dabei vergebene amtliche Zeitstempel gewährleisten bereits die erforderliche Integrität. Ein qualifiziertes Siegel kann jedoch ergänzend sinnvoll sein, etwa um Rechnungsduplikate außerhalb von KSeF (z.B. PDF-Kopien für den Kunden oder Archivzwecke jenseits der 10 Jahre) zu signieren. Dies schadet nicht der KSeF-Konformität – im Gegenteil, es bietet auch außerhalb der Plattform einen Nachweis. Sollte eine KSeF-Rechnung z.B. an einen Geschäftspartner im Ausland geschickt werden müssen (der keinen KSeF-Zugang hat), kann das Unternehmen die heruntergeladene XML/PDF mit seinem qualifizierten Siegel versehen. Dadurch ist gegenüber dem Empfänger die Authentizität garantiert, ähnlich wie es früher mit papiergebundener Unterschrift oder Firmenstempel der Fall war, nur eben digital.

Der Einsatz qualifizierter Signaturen und Siegel nimmt in Polen wie in der gesamten EU stetig zu. Durch gesetzliche Vorgaben (etwa für elektronische Behördendokumente, Finanzberichte usw.) und die hohe Sicherheit nutzen immer mehr Unternehmen solche Lösungen. Ein qualifiziertes Siegel von EuroCert oder einem vergleichbaren Anbieter ist auf dem polnischen Markt breit anerkannt. EuroCert ist als Zertifizierungsstelle offiziell im EU-Vertrauensdiensteverzeichnis gelistet und deren Zertifikate werden von gängigen Softwarelösungen unterstützt. In der Praxis haben viele große Unternehmen und Dienstleister bereits qualifizierte Zertifikate im Einsatz, z.B. um E-Rechnungen, Verträge oder amtliche Meldungen zu signieren. Mit Einführung von KSeF wird erwartet, dass die Nachfrage weiter steigt, da ein Siegel die Automation des Rechnungsversands erleichtert (keine manuelle Unterschrift nötig) und Compliance sicherstellt. Selbst international gilt: Dokumente mit einem EU-qualifizierten Siegel werden aufgrund der eIDAS-Regeln in allen Mitgliedstaaten als vertrauenswürdig und rechtssicher anerkannt.

Der Einsatz eines qualifizierten elektronischen Siegels ist hochgradig empfehlenswert, um maximale Rechtssicherheit und Integrität bei elektronischen Rechnungen zu gewährleisten. Er ist technisch voll kompatibel mit dem KSeF-System (sowohl zur Systemanmeldung als auch ergänzend zur Dokumentensignatur) und genießt hohe Akzeptanz im Markt. Unternehmen, die ein qualifiziertes Siegel verwenden, minimieren das Risiko von Beanstandungen hinsichtlich der Echtheit ihrer E-Rechnungen und erfüllen sowohl die polnischen Vorgaben als auch die europäischen Standards (eIDAS) für elektronische Vertrauensdienste auf vorbildliche Weise.

Dieser Beitrag dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine individuelle Rechtsberatung dar. Für eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Beratung stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Bei Fragen oder Unsicherheiten nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

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