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Polnische GmbH prüfen – Checkliste für sichere Geschäftsabschlüsse
Warum die Prüfung einer polnischen GmbH entscheidend ist
Der Vertragsabschluss mit einer sp. z o.o. (polnische GmbH) kann riskant sein, wenn die finanzielle oder rechtliche Lage unklar ist. Selbst eine wasserdichte Vertragsklausel nützt wenig, wenn der Geschäftspartner insolvent ist oder seit Jahren keine ordnungsgemäßen Berichte abgibt. Eine gründliche Prüfung signalisiert Professionalität und reduziert Ihr Risiko erheblich. Sie zeigen, dass Sie nach kaufmännischer Sorgfalt handeln – und genau das erwarten auch polnische Behörden und Geschäftspartner. Das nachfolgende interaktive Inhaltsverzeichnis ermöglicht Ihnen, unseren Artikel auf dieser Unterseite automatisch zu dem für Sie interessierenden Absatz zu scrollen:
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Die zentralen Quellen – Schritt für Schritt
Die Überprüfung einer polnischen GmbH ist kostenlos, schnell und online möglich. Unsere systematische Checkliste schützt Sie vor finanziellen und rechtlichen Risiken:
1. Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)
Der KRS ist das polnische Handelsregister, vergleichbar mit dem deutschen Handelsregister. Über die Website des Justizministeriums lassen sich aktuelle und vollständige Auszüge (odpis aktualny i pełny) abrufen. Dort finden Sie:
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Adresse der Gesellschaft,
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Datum der Gesellschaftsgründung oder Änderungen,
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Vorstand und Vertretungsregelungen,
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Hinweise auf Liquidation, Insolvenz, Zwangsvollstreckung oder Stilllegung der Tätigkeit.
2. Jahresabschlüsse und PRS
Polnische GmbHs müssen jährlich Finanzberichte einreichen. Fehlen diese über Jahre, ist das ein rotes Warnsignal. Über die Przeglądarka Dokumentów Finansowych (PRS) können Sie Bilanzen und Gesellschafterbeschlüsse einsehen.
3. Elektronische KRS-Akten
Im KRS-Archiv finden Sie weitere Unterlagen, z. B. zu gerichtlichen Zwangsmaßnahmen, eingeleiteten Verfahren oder Pfändungen von Geschäftsanteilen. Diese Informationen fehlen oft im Standardauszug.
4. Monitor Sądowy i Gospodarczy (MSiG)
Der MSiG ist das Amtsblatt, in dem u. a. Insolvenzen, Restrukturierungen und Gläubigeraufrufe veröffentlicht werden – ähnlich dem Bundesanzeiger in Deutschland.
5. Biała lista podatników VAT – die „weiße Liste der Umsatzsteuerzahler“
Die Biała lista VAT ist eine offizielle Datenbank des polnischen Finanzministeriums. Sie listet alle Unternehmen auf, die in Polen als aktive Umsatzsteuerzahler registriert sind.
Warum ist das wichtig?
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Sie sehen, ob die Gesellschaft korrekt als VAT-pflichtig registriert ist.
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Sie prüfen, ob das angegebene Bankkonto offiziell gemeldet wurde.
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Gefahr: Überweisen Sie Geld auf ein Konto, das nicht in dieser Liste steht, können Sie in Polen steuerlich mithaften – sogar solidarisch für die Umsatzsteuerschulden des Geschäftspartners.
Hinweis: Nur Überweisungen auf Konten, die in der „weißen Liste“ stehen, sind sicher.
6. CRBR – das Register der wirtschaftlich Berechtigten
Das CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych) ist das polnische Transparenzregister. Dort sind die natürlichen Personen eingetragen, die tatsächlich hinter der Firma stehen – also die wirtschaftlichen Eigentümer.
Warum ist das wichtig?
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Sie erkennen, wer wirklich die Kontrolle über die Firma hat.
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Häufige Wechsel oder fehlende Meldungen sind klare Warnsignale.
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Es ist vergleichbar mit dem deutschen Transparenzregister.
Einfach gesagt: Das CRBR zeigt Ihnen, wer „die Strippen zieht“ – nicht nur die formalen Geschäftsführer, sondern die Personen, die wirklich das Sagen haben.
7. Online-Recherche
Eine kurze Internetrecherche (Website, Social Media, Presse, Kundenbewertungen) liefert oft Hinweise auf die tatsächliche Geschäftstätigkeit – manchmal wertvoller als Akten.
Rote Flaggen 🚩🚩🚩– wann Sie besonders vorsichtig sein sollten
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Keine Finanzberichte über Jahre hinweg,
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veraltete Einträge im KRS,
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häufige Vorstandswechsel („Strohmann-Geschäftsführer“),
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nur Mindestkapital (5.000 PLN) ohne erkennbare Stabilität,
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Bankkonto nicht auf der Biała lista VAT,
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Widersprüche oder Lücken im CRBR.
Unsere Unterstützung
Die Überprüfung einer polnischen spółka z o.o. ist weder zeitaufwendig noch kostspielig, aber sie ist unverzichtbar. Eine systematische Recherche in den genannten Quellen dauert wenige Minuten und schützt vor langfristigen Schäden. Deutsche Manager sollten diese Prüfungen konsequent durchführen, bevor sie vertragliche Verpflichtungen eingehen.
Wenn Sie eine tiefergehende Analyse wünschen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Wir erstellen auf Anfrage individuelle Prüfungsberichte, in denen wir sämtliche relevanten Quellen systematisch auswerten – von KRS, PRS und MSiG über die Weiße Liste und das CRBR bis hin zu Bonitätsinformationen und Compliance-Prüfungen. Damit erhalten Sie eine fundierte Entscheidungsgrundlage für Ihre Geschäfte in Polen und können Risiken minimieren, bevor sie entstehen.
Dieser Artikel dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellt keine abschließende rechtliche Beratung dar. Für weitergehende Fragen oder eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte direkt an unsere Kammer.
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