Przewodnik po GmbH w Niemczech: Zakładanie i zarządzanie

1. Informacje ogólne

Statystycznie rzecz biorąc, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH) w Niemczech pozostaje najpopularniejszą formą prawną. Niemiecki ustawodawca w 2008 roku, poprzez § 5a ustawy o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbHG), wprowadził spółkę przedsiębiorcę z ograniczoną odpowiedzialnością (Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), w skrócie UG (haftungsbeschränkt)), która – w języku potocznym – jest określana jako „mała GmbH“. Wprowadzenie tej formy prawnej było odpowiedzią na liczne postulaty umożliwienia zakładania w niemieckim prawie spółek kapitałowych z ograniczoną odpowiedzialnością, przy spełnieniu minimalnych wymagań kapitałowych.

2. Zakładanie spółki

Niemiecka GmbH może być założona przez jedną osobę lub przez dwie lub więcej osób. Wspólnikami mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i inne spółki, niezależnie od tego, czy są to spółki kapitałowe (AG, GmbH) czy osobowe (KG, oHG, GbR). Cudzoziemcy (także polskie spółki handlowe - kapitałowe i osobowe) również mogą być wspólnikami, bez konieczności uzyskania specjalnego zezwolenia. Niemniej jednak cudzoziemcy spoza państw członkowskich UE powinni zapoznać się z obowiązującymi przepisami prawa imigracyjnego w Niemczech, jeśli zamierzają działać jako wspólnicy lub pracownicy GmbH. Dotyczy to w szczególności osób pełniących funkcje kierownicze (dyrektorzy zarządzający).

Zakładając GmbH, powstaje osoba prawna niemieckiego prawa prywatnego (kapitałowa) posiadająca własne prawa, obowiązki oraz nazwę (firmę). Prawa i obowiązki GmbH są odrębne od praw i obowiązków jej wspólników. Istnieje szeroka możliwość dostosowywania przepisów, ponieważ wiele regulacji ustawy GmbHG ma charakter dyspozytywny, czyli mogą być zmieniane w umowie spółki. Umowa spółki wymaga formy aktu notarialnego. Jeśli zakładanie spółki odbywa się w formie wpłat gotówkowych – czyli nie wnosi się aportów rzeczowych – spółka ma maksymalnie trzech wspólników i jednego dyrektora zarządzającego, używa się wzorcowego protokołu opublikowanego jako załącznik do GmbHG i nie wprowadza się postanowień odmiennych od ustawy, wówczas GmbH może być założona w uproszczonym trybie. Jednakże wzorcowy protokół również musi być poświadczony notarialnie. Formalnie należy również pamiętać, że wniosek o wpis GmbH do rejestru handlowego (Handelsregister) właściwego sądu rejonowego (Amtsgericht) musi zostać złożony. Sąd ten jest określany według siedziby GmbH. Do wpisu do rejestru handlowego konieczne jest podanie pełnego adresu, pod którym spółka jest osiągalna. Ponadto w odpowiednim urzędzie gminy należy dokonać zgłoszenia działalności gospodarczej dla GmbH.

3. Kapitał zakładowy

Minimalny kapitał zakładowy GmbH musi wynosić 25 000 EUR i być wyrażony w pełnych kwotach euro. Minimalna wysokość pojedynczej wpłaty na udziały wynosi 1 EUR. Możliwa jest przejęcie kilku udziałów przez jednego wspólnika już przy zakładaniu spółki. Podział udziałów jest w dużej mierze możliwy bez ograniczeń. Umowa spółki musi zawierać informacje o kapitale zakładowym oraz liczbie i wartości nominalnej poszczególnych udziałów. W przypadku wpłat gotówkowych, zgłoszenie spółki do rejestracji w rejestrze handlowym może nastąpić dopiero po wpłaceniu jednej czwartej wartości nominalnej każdego udziału. Łącznie musi być wpłacone co najmniej połowa minimalnego kapitału zakładowego (= 12 500 EUR). Dyrektorzy zarządzający muszą przy zgłoszeniu GmbH do sądu rejestrowego poświadczyć, że odpowiednie kwoty są swobodnie dostępne do ich dyspozycji. Ewentualnie pozostała część wkładów jest płatna na żądanie dyrektorów zarządzających lub na mocy odpowiedniej uchwały wspólników, jeśli tak przewiduje umowa spółki.

Jeśli mają być wnoszone aporty rzeczowe (np. maszyny lub inne środki trwałe, a nawet całe przedsiębiorstwo), przedmiot wkładu rzeczowego oraz nominalna wartość udziału, do którego ten wkład się odnosi, muszą być określone w umowie spółki. Wartość aportu rzeczowego musi być przedstawiona przez wspólników w raporcie z założenia spółki. W przypadku istotnego zawyżenia wartości aportów rzeczowych sąd rejestrowy może przeprowadzić kontrolę ich wartości.

4. Przedmiot działalności spółki

W niemieckiej umowie spółki przedmiot działalności GmbH powinien być określony w sposób umożliwiający konkretne wyobrażenie o polu działalności spółki, np.: produkcja oświetlenia, hurtowy handel produktami rolnymi, detaliczny handel meblami. Jeśli działalność ta wymaga zezwolenia administracyjnego, np. koncesji na prowadzenie restauracji, wpisu do rejestru rzemiosła lub pozwolenia na działalność gospodarczą, dokumenty te nie muszą jeszcze być dostarczone przy zgłaszaniu GmbH do wpisu do rejestru handlowego, aby procedura rejestracji mogła zostać przeprowadzona. Jednakże spółka nie może rozpocząć działalności bez odpowiedniego zezwolenia.

5. Firma (nazwa handlowa spółki)

Przy wyborze firmy GmbH istnieje szeroka swoboda. Dozwolone są zarówno firma osobowa (zawierająca przynajmniej nazwisko jednego z wspólników), firma opisująca przedmiot działalności spółki oraz dodatkowy element indywidualizujący, jak i firma fantazyjna (utworzona z nazw fantazyjnych) lub kombinacja kilku typów firm (np. Kowalski Stahlhandels-GmbH). W każdym przypadku firma musi być odpowiednia do oznaczenia i indywidualizacji spółki. Oznacza to, że firma opisowa nie może składać się wyłącznie z jednego lub kilku terminów ogólnych (np. Autohandels-GmbH), ponieważ ma to na celu uniknięcie monopolizacji ogólnych pojęć dotyczących branży na rzecz jednej spółki. Firma spółki musi jednoznacznie wskazywać formę prawną spółki. Dopuszczalne jest użycie skrótu „GmbH“. Żaden element firmy nie może zawierać informacji, które mogą wprowadzać w błąd co do istotnych warunków działalności spółki. Warunkiem dopuszczalności wpisu firmy do rejestru handlowego jest również możliwość odróżnienia firmy od innych firm zarejestrowanych w tym samym obszarze lokalnym. Sąd rejestrowy nie bada natomiast, czy zewnętrzne podmioty mogą wnieść zastrzeżenia do firmy z tytułu przepisów dotyczących konkurencji, znaków towarowych lub praw do nazwy. Ryzyko późniejszej zmiany firmy z tego powodu może zostać zredukowane poprzez własne poszukiwania – np. w Internecie – ale nigdy nie można go całkowicie wyeliminować.

6. Odpowiedzialność wspólników

Zasadniczo ryzyko odpowiedzialności wspólników GmbH – również w przypadku upadłości – jest ograniczone do przejętych udziałów i wyklucza osobistą odpowiedzialność majątkiem prywatnym. Jeżeli wspólnicy nie wpłacili jeszcze swojego wkładu, ich odpowiedzialność w przypadku upadłości ogranicza się do nieuregulowanej jeszcze kwoty. Jednakże należy zachować ostrożność: Ograniczenie odpowiedzialności obowiązuje dopiero po wpisie spółki do rejestru handlowego. W przypadku zobowiązań zaciągniętych przed tym momentem istnieje ryzyko, że wierzyciele mogą sięgnąć również po majątek prywatny wspólników. Przed dokonaniem wpisu do rejestru handlowego GmbH nie istnieje bowiem jako osoba prawna. Wspólnicy GmbH muszą również odpowiadać majątkiem prywatnym w przypadku tzw. odpowiedzialności przebijającej (Durchgriffshaftung). Chociaż jest to wyjątek, odpowiedzialność przebijająca może wystąpić np. w przypadku nadużycia formy prawnej spółki, mieszania majątku prywatnego i spółkowego lub w przypadku interwencji wspólnika zagrażającej egzystencji GmbH.

7. Zachowanie kapitału zakładowego

Zasadniczo, majątek spółki, który jest niezbędny do zachowania kapitału zakładowego, nie może być wypłacany wspólnikom. Wyjątki od tej zasady istnieją, jeśli wypłata następuje w ramach umowy o zarządzanie lub o przejęcie zysku, zwrotu pożyczki lub świadczenia, które jest pokryte pełnowartościowym roszczeniem wzajemnym lub roszczeniem o zwrot wobec wspólnika. Tylko w podobnie surowych warunkach dopuszczalne jest również tzw. „hin-und-her-Zahlen“ (czyli wpłaty dokonywane na rzecz spółki, które zgodnie z umową wracają do wspólnika). W takim przypadku wpłata uważana jest za skuteczną tylko wtedy, gdy spółka dysponuje pełnowartościowym i zawsze wymagalnym roszczeniem o zwrot, a przy zgłoszeniu do rejestru sądowego poinformowano o porozumieniu dotyczącym „hin-und-her-Zahlen“. Pożyczki wspólników są w przypadku upadłości zasadniczo zaspokajane dopiero po zaspokojeniu innych wierzytelności upadłościowych. Wyjątki od tej zasady stanowią jedynie tzw. przywilej sanacyjny oraz przywilej małego udziałowca (dla wspólników niezarządzających, posiadających nie więcej niż 10% udziału kapitałowego). Straty z działalności spółki mogą zmniejszyć lub wyczerpać pierwotny kapitał GmbH. Jeśli bilans wykaże, że połowa kapitału zakładowego została utracona, należy niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników.

8. Dyrektorzy zarządzający

Każda niemiecka GmbH musi mieć jednego lub kilku dyrektorów zarządzających (Geschäftsführer) jako organy, aby być zdolną do działania. Dyrektorzy zarządzający są powoływani przez zgromadzenie wspólników i muszą być zgłoszeni do wpisu do rejestru handlowego wraz z ich uprawnieniami do reprezentowania spółki. Do nich należy zarządzanie spółką wewnętrznie oraz jej reprezentowanie na zewnątrz. Wspólnicy mogą reprezentować GmbH tylko wtedy, gdy są jednocześnie dyrektorami zarządzającymi. Jeśli dyrektorzy zarządzający nie przestrzegają poleceń wspólników, mogą być pociągnięci do odpowiedzialności wewnętrznie. Jednakże, wobec osób trzecich, ograniczenia ich uprawnień do reprezentowania spółki są nieważne. Osoby skazane za przestępstwo związane z upadłością, oszustwo, nadużycie zaufania lub zatrzymanie i defraudację wynagrodzenia, które otrzymały co najmniej roczny wyrok pozbawienia wolności, lub którym sąd lub organ administracyjny zakazał wykonywania zawodu, branży, działalności gospodarczej lub jej gałęzi, nie mogą być powołane na dyrektora zarządzającego GmbH przynajmniej przez kilka lat.

Dyrektorzy zarządzający mają obowiązek udzielać każdemu wspólnikowi na żądanie niezwłocznie informacji o sprawach spółki oraz umożliwiać wgląd do ksiąg i dokumentów. Wyjątki od tej zasady mogą być przewidziane tylko przez ustawę, np. jeśli istnieje obawa, że wnioskodawca wykorzysta udzielone informacje w celach niezwiązanych z działalnością spółki, powodując w ten sposób znaczne szkody dla spółki lub powiązanej z nią firmy.

Jeśli spółka staje się niewypłacalna lub bilans wykazuje, że jej rzeczywisty majątek nie pokrywa zobowiązań (tzw. „nadmierne zadłużenie”), dyrektorzy zarządzający muszą niezwłocznie złożyć wniosek o wszczęcie postępowania upadłościowego, aby nie narazić się na poważny zarzut opóźnienia w ogłoszeniu upadłości. Jeśli GmbH nie ma dyrektorów zarządzających, oświadczenia woli mogą być skutecznie składane wobec każdego wspólnika. W takim przypadku obowiązek złożenia wniosku o upadłość w przypadku niewypłacalności przechodzi również na wspólników.

Dyrektorzy zarządzający GmbH, która podlega współdecydowaniu (przy więcej niż 500 pracownikach), są zobowiązani do ustalenia celów dotyczących zwiększenia udziału kobiet. Jeśli udział kobiet wynosi poniżej 30%, cel ten nie może być niższy od tego poziomu.

9. Rada nadzorcza, rada doradcza, zarząd

Tworzenie organu nadzorującego zarząd w formie rady nadzorczej, rady doradczej lub zarządu jest możliwe, ale obowiązkowe tylko w określonych przypadkach. Dotyczy to tych GmbH, które zatrudniają zwykle ponad 500 stałych pracowników, oraz GmbH z sektora przemysłu ciężkiego. W tych przypadkach konieczne jest ustalenie celów dotyczących zwiększenia udziału kobiet w obsadzie organów. Jeśli udział kobiet wynosi poniżej 30%, cel ten nie może być niższy od tego poziomu.

10. Pisma firmowe

Na pismach firmowych muszą znajdować się pełna nazwa firmy (dokładnie tak, jak zarejestrowana w rejestrze handlowym), forma prawna i siedziba GmbH, sąd rejestrowy, numer rejestru handlowego oraz imiona i nazwiska wszystkich dyrektorów zarządzających, a w razie potrzeby również imię i nazwisko przewodniczącego rady nadzorczej. Zaleca się tworzenie pism firmowych dopiero po wpisaniu GmbH do rejestru handlowego. Dopiero wtedy znany jest numer HR i istnieje pewność co do dopuszczalności wybranej dla spółki nazwy handlowej (firmy). Sąd rejonowy może nałożyć na dyrektorów zarządzających karę pieniężną (maksymalnie 5 000 EUR) za niezastosowanie się do tych przepisów.

11. Przeniesienie udziałów

Udziały niemieckiej GmbH mogą być sprzedawane i dziedziczone. Do sprzedaży wymagany jest notarialnie poświadczony akt przeniesienia. Umowa spółki może przewidywać określone ograniczenia w zakresie sprzedaży udziałów. W praktyce ma to często miejsce w przedsiębiorstwach rodzinnych. Lista wspólników, z której wynika również procentowy udział poszczególnych wspólników w kapitale zakładowym na podstawie wartości nominalnej udziału, jest dostępna online w elektronicznym rejestrze. Jako właściciel udziału uważany jest ten, kto jest wpisany na listę wspólników opublikowaną przez sąd rejestrowy. Nabycie udziałów GmbH w dobrej wierze jest możliwe. Wymaga to, aby sprzedający udział był nieprawidłowo wpisany na listę wspólników od ponad trzech lat lub aby nabywca mógł przypisać sobie nieprawidłowość wpisu, jeśli nie wniesiono sprzeciwu wobec nieprawidłowości i jeśli nabywca nie miał świadomości braku uprawnień sprzedającego.

12. Rozwiązanie i likwidacja

Niemiecka GmbH może zostać rozwiązana na podstawie uchwały wspólników podjętej kwalifikowaną większością głosów. Inne przyczyny rozwiązania to m.in.: upływ czasu określonego w umowie spółki, otwarcie postępowania upadłościowego lub prawomocna decyzja o odmowie otwarcia postępowania upadłościowego z powodu braku środków. W przypadku likwidacji, likwidatorzy muszą uwzględnić tzw. rok zabezpieczenia przy podziale majątku. Należy również pamiętać, że GmbH przestaje istnieć dopiero po wykreśleniu z rejestru handlowego, a nie już w momencie podjęcia uchwały o rozwiązaniu. W związku z tym, GmbH musi nadal wywiązywać się ze swoich bieżących zobowiązań finansowych aż do dnia jej ostatecznego wykreślenia z rejestru handlowego.

13. Przepisy karne

Czynami karalnymi w Niemczech są m.in. składanie fałszywych oświadczeń przed sądem rejestrowym dotyczących wpłat na kapitał zakładowy, fałszywe przedstawianie lub ukrywanie sytuacji majątkowej GmbH oraz umyślne opóźnianie złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości. Karą mogą być również objęci dyrektorzy zarządzający, którzy nie informują wspólników o stracie w wysokości połowy kapitału zakładowego. Ujawnienie tajemnic przedsiębiorstwa lub tajemnic handlowych przez dyrektorów zarządzających, członków rady nadzorczej lub likwidatorów także podlega karze.

AHK TECH - Blogpost

GmbH w Niemczech