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Das eZUS (PUE)-Konto für Ihre GmbH in Polen
Die Sozialversicherungsanstalt ZUS (polnisch Zakład Ubezpieczeń Społecznych) ist die zentrale staatliche Behörde Polens für die Sozialversicherung. Gegründet wurde sie 1934 durch die Zusammenlegung mehrerer bis dahin eigenständiger Versicherungsträger auf Grundlage einer Verordnung des polnischen Präsidenten. Im Zuge einer großen Reform zum 1. Januar 1999 erhielt die ZUS nochmals erheblich erweiterte Zuständigkeiten, was ihre Stellung als eines der Hauptglieder der öffentlichen Verwaltung im System der sozialen Sicherung stärkte. Die ZUS ist eine Einrichtung des öffentlichen Rechts mit eigener Rechtspersönlichkeit und bildet das Rückgrat des polnischen Sozialversicherungswesens.
Zu den Kernaufgaben der ZUS gehört es, die gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträge einzuziehen und den jeweiligen Zwecken zuzuführen. Die Anstalt verwaltet die Versicherungskonten aller Versicherten und stellt sicher, dass Beiträge zur Renten-, Invaliditäts-, Kranken- und Unfallversicherung ordnungsgemäß erhoben und verbucht werden. Der Krankenversicherungsanteil der Beiträge wird von der ZUS an den nationalen Gesundheitsfonds NFZ (Narodowy Fundusz Zdrowia) weitergeleitet. Ebenso zieht die ZUS Beiträge für andere Sozialfonds (z. B. den Arbeitsfonds und den Solidaritätsfonds) ein und leitet diese an die zuständigen Stellen der öffentlichen Hand weiter.
Gleichzeitig erfüllt die ZUS Leistungsfunktionen: Sie entscheidet über Ansprüche auf Sozialleistungen und zahlt diese aus – dazu zählen insbesondere Altersrenten, Hinterbliebenen- und Erwerbsminderungsrenten sowie kurzzeitige Leistungen wie Krankengeld, Mutterschafts- oder Pflegegeld. Die ZUS erteilt die erforderlichen Bescheide zur Feststellung von Versicherungs- und Leistungsansprüchen und überwacht die Einhaltung der Sozialversicherungsvorschriften. So prüft sie zum Beispiel die Rechtmäßigkeit von Krankschreibungen (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen) und kann Ärzte zur Ausstellung solcher Bescheinigungen ermächtigen bzw. bei Missbrauch diese Berechtigung entziehen. Darüber hinaus engagiert sich die ZUS in der Prävention von Erwerbsminderung (etwa durch Rehabilitationsprogramme) und arbeitet eng mit anderen Behörden sowie ausländischen Sozialversicherungsträgern und internationalen Organisationen zusammen. Mit diesem breiten Aufgabenspektrum ist die ZUS eine der größten öffentlichen Institutionen in Polen. Sie fungiert einerseits als Finanzinstitution – sie zieht Beiträge ein, verwaltet Sozialversicherungsmittel und zahlt Leistungen aus – und bietet andererseits ihren Kunden (Versicherten, Rentnern und Arbeitgebern als Beitragszahlern) einen umfassenden Service, zunehmend auch über moderne digitale Kanäle.
Die elektronische Dienstleistungsplattform PUE (eZUS)
Die Plattform Usług Elektronicznych (PUE) ist das Online-Serviceportal der ZUS. Über dieses Portal können zahlreiche Angelegenheiten im Bereich der Sozialversicherung und Gesundheitsversicherung bequem elektronisch abgewickelt werden, ohne dass man persönlich eine Behörde aufsuchen muss. Das PUE-Portal richtet sich an verschiedene Nutzergruppen – darunter Versicherte, Beitragszahler (z. B. Arbeitgeber oder Selbständige), Leistungsempfänger (z. B. Rentner), Ärzte und sogar Gerichtsvollzieher – und bietet für jede dieser Rollen einen eigenen Bereich mit den jeweils relevanten Informationen und Funktionen. Nach einmaliger Registrierung und Anmeldung sieht der Nutzer auf seinem persönlichen Profil nur die für ihn zutreffenden Daten und Dienste.
Je nach Nutzerprofil stehen in PUE unterschiedliche Funktionen zur Verfügung. So können Arbeitnehmer über das Portal prüfen, ob der Arbeitgeber sie ordnungsgemäß bei der ZUS angemeldet hat, ihren Versicherungsstatus und die gemeldeten Beiträge einsehen und auf ihre elektronischen Krankschreibungen (e-ZLA) zugreifen. Rentenempfänger und andere Leistungsbezieher wiederum können Informationen über ihre bewilligten und ausgezahlten Leistungen abrufen und beispielsweise ihre elektronische Steuerbescheinigung (Formular PIT) für Rentenbezüge herunterladen. Für Arbeitgeber bietet PUE unter anderem die Möglichkeit, den aktuellen Abrechnungsstatus der Sozialversicherungsbeiträge einzusehen, die Liste der bei ihnen versicherten Mitarbeiter samt deren elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen abzurufen und erforderliche Meldungen oder Bescheinigungen direkt online an ZUS zu übermitteln. Auch Ärzte nutzen PUE, indem sie darüber elektronische Krankschreibungen an ZUS übermitteln, die den Arbeitgebern dann sofort digital zur Verfügung stehen Durch diese umfangreichen Online-Funktionen können viele administrative Vorgänge – von Anträgen bis zu Meldungen – effizient und ortsunabhängig erledigt werden.
Um die PUE-Plattform nutzen zu können, ist eine einmalige Registrierung eines Nutzerkontos erforderlich, verbunden mit einer Verifizierung der Identität. Dies kann online erfolgen, zum Beispiel mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur oder über das staatliche Identifizierungssystem Profil Zaufany (ein „vertrauenswürdiges Profil“), das über das E-Government-Portal ePUAP (login.gov.pl) zur Verfügung steht. Alternativ bieten auch einige Banken den Login via Online-Banking an, sofern sie eine entsprechende Vereinbarung mit der ZUS haben. Nutzer ohne elektronische Authentifizierungsmittel können den Account zunächst online anlegen und müssen anschließend innerhalb von sieben Tagen persönlich mit einem Ausweisdokument in einer ZUS-Geschäftsstelle erscheinen, um die Identitätsbestätigung nachzuholen. Erst nach erfolgreicher Registrierung und Identitätsbestätigung ist das PUE-Konto voll funktionsfähig. Der Zugang selbst erfolgt dann entweder über die genutzte elektronische Identitätsmethode (z. B. Login mit Profil Zaufany/ePUAP) oder über die ZUS-Webseite durch Eingabe der zugeteilten Login-Daten.
Relevanz für deutsche Arbeitgeber und Manager in Polen
Für deutschsprachige Unternehmen und Führungskräfte, die in Polen tätig sind, ist es essenziell, das System der ZUS und die Nutzung der PUE-Plattform zu kennen. Jeder Arbeitgeber in Polen ist gesetzlich verpflichtet, seine Mitarbeiter bei der ZUS zu versichern und die fälligen Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß abzuführen. Seit dem 1. Januar 2023 muss zudem jeder Beitragszahler – also auch kleinere Firmen und Selbständige – ein Profil auf der elektronischen Plattform PUE ZUS besitzen. Das bedeutet, dass deutsche Arbeitgeber in Polen ohne ein PUE-Konto ihren gesetzlichen Pflichten nicht mehr vollständig nachkommen können.
Die PUE-Plattform erleichtert die Erfüllung der sozialversicherungsrechtlichen Pflichten erheblich. Über PUE können Arbeitgeber Personalmeldungen und monatliche Abrechnungen online an ZUS übermitteln, den Beitragsstatus und eventuelle Rückstände jederzeit einsehen sowie Krankmeldungen der Belegschaft digital verwalten. Dies erspart zeitaufwändige Behördengänge und Korrespondenz auf Papier. Durch die zentralisierte und elektronische Abwicklung – von der Anmeldung neuer Mitarbeiter bis zur Beantragung von Bescheinigungen (wie z. B. einer Unbedenklichkeitsbescheinigung über gezahlte Beiträge) – gewinnen ausländische Firmen in Polen an Verwaltungseffizienz und Rechtssicherheit. Letztlich trägt die Nutzung von PUE dazu bei, dass deutsche Arbeitgeber die polnischen Sozialversicherungsvorschriften korrekt, fristgerecht und transparent erfüllen können, was für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb in Polen unerlässlich ist.
Ihr PUE-Konto in erfahrenen Händen
In der Praxis übernimmt die laufende Betreuung des PUE-Kontos häufig unser erfahrener Buchhaltungsservice. Ein bevollmächtigter Steuerberater oder Buchhalter, der über die erforderliche elektronische Signatur und eine entsprechende Vollmacht verfügt, führt die Anmeldung von Mitarbeitern durch, erledigt die monatlichen Abrechnungen und übernimmt bei Bedarf die gesamte Korrespondenz mit der ZUS. Dadurch werden unsere Mandanten zuverlässig und rechtssicher entlastet. Wir stehen Ihnen jederzeit gern zur Verfügung und laden Sie herzlich ein, von den Leistungen unseres Buchhaltungs- und Payroll-Services zu profitieren.
Dieser Artikel dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellt keine abschließende rechtliche Beratung dar. Für weitergehende Fragen oder eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte direkt an unsere Fachleute.
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