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CREWAN: elektronische Notarurkunden in Polen
CREWAN als Bestandteil der digitalen Notariatsinfrastruktur in Polen
Das Zentrale Register für elektronische Ausfertigungen notarieller Urkunden, poln.: Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (Abk. CREWAN) ist ein zentrales Repository für elektronische Notarurkunden in Polen. Es wurde mit Wirkung zum 9. April 2018 eingeführt und unterliegt der Aufsicht des Nationalen Notariatsrates (poln. Krajowa Rada Notarialna). Ziel des Systems ist die Digitalisierung und zentrale Speicherung von Notarurkunden, die für Gerichts- und Verwaltungsverfahren – insbesondere im Zusammenhang mit Eintragungen im KRS-Handelsregister, dem polnischen sog. Nationalen Gerichtsregister – von rechtlicher Bedeutung sind. Die Übermittlung der Ausfertigungen in elektronischer Form ersetzt die frühere Papierform und stellt einen wichtigen Bestandteil der Umsetzung der E-Government-Strategie im polnischen Justiz- und Verwaltungsbereich dar.
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Gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung von Notarurkunden an CREWAN
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Die CREWAN-Nummer (REP.N) – Funktion und rechtliche Relevanz
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Bedeutung für die notarielle Praxis und Unternehmensregistrierung
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Hinweis aus der notariellen Praxis: CREWAN-Bescheinigung zwingend erforderlich
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Gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung von Notarurkunden an CREWAN
Nach der Beurkundung eines Rechtsgeschäfts, das meldepflichtige Inhalte aufweist – darunter insbesondere Gründungsurkunden von Gesellschaften, Satzungsänderungen, Kapitalmaßnahmen sowie andere relevante Änderungen gemäß dem Gesetz über das Nationale Gerichtsregister (poln. KRS) – ist der beurkundende Notar verpflichtet, eine elektronische Ausfertigung des jeweiligen Dokuments an das CREWAN-System zu übermitteln.
Die Auszüge müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur eines Notars versehen sein, welche die Unversehrtheit, Authentizität und rechtliche Verbindlichkeit des Dokuments gewährleistet. Der Übermittlungsprozess erfolgt über ein speziell gesichertes IT-System und ist unverzüglich nach der Beurkundung durchzuführen.
Die CREWAN-Nummer (REP.N) – Funktion und rechtliche Relevanz
Nach Eingang einer elektronischen Notarurkunde in das zentrale Register wird automatisch eine sogenannte CREWAN-Nummer generiert. Diese wird im System als REP.N bezeichnet und stellt eine eindeutige Referenznummer für das jeweilige notarielle Dokument dar. Sie beinhaltet unter anderem folgende Informationen:
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eine individuelle Identifikationsnummer des Dokuments,
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das Datum und die Uhrzeit der Eintragung im System,
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sowie eine Verschlüsselung der relevanten Metadaten zur Verifizierung.
Die CREWAN-Nummer ist in allen nachgelagerten Verfahren zwingend anzugeben, insbesondere bei der Einreichung von Anträgen an das Handelsregistergericht (poln. Sąd Rejestrowy). Durch die Angabe der REP.N kann das Gericht unmittelbar auf den im CREWAN gespeicherten Auszug zugreifen, wodurch die Vorlage eines physischen Ausdrucks entfällt. Dies trägt zur Beschleunigung des Registerverfahrens sowie zur Vereinheitlichung der Verfahrensstandards bei.
Die Mitteilung über die Registrierung der CREWAN-Nummer wird demjenigen ausgehändigt, der die notarielle Beurkundung veranlasst hat. Eine zweite Ausfertigung verbleibt beim Originaldokument in den Akten des Notars.
Zugang und Einsichtnahme in das CREWAN-System
Das System CREWAN ist nicht öffentlich zugänglich. Zugriff besteht ausschließlich für autorisierte Nutzerkreise, darunter:
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Notare,
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Registergerichte (Sądy Rejestrowe),
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bestimmte staatliche Verwaltungsbehörden mit direktem gesetzlichen Zugriff, wie etwa die Krajowa Administracja Skarbowa (Nationale Steuerverwaltung) sowie der Generalny Inspektor Informacji Finansowej (Generalinspektor für Finanzinformationen).
Für Privatpersonen oder juristische Personen, die eine CREWAN-Nummer benötigen, ist in der Regel der beurkundende Notar der zuständige Ansprechpartner. Die CREWAN-Nummer kann nicht über eine öffentliche Schnittstelle abgefragt werden.
Erweiterung der Meldepflichten seit dem 1. März 2023
Mit Wirkung zum 1. März 2023 wurde der sachliche Anwendungsbereich des CREWAN-Systems durch gesetzliche Änderungen deutlich erweitert. Neben den klassischen Auszügen, die für Handelsregisteranmeldungen erforderlich sind, sind nun auch folgende Dokumente über das zentrale Repository zu übermitteln:
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Elektronische Ausfertigungen aus notariellen Beurkundungen mit steuerlicher Relevanz, insbesondere im Zusammenhang mit der zivilrechtlichen Steuerpflicht gemäß dem Gesetz über die PCC-Steuer (die sog. Steuer auf zivilrechtliche Rechtsgeschäfte, poln.: Podatek od Czynności Cywilnoprawnych).
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Elektronische Ausfertigungen von Erbschaftsangelegenheiten, darunter:
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polnische notarielle Erbscheine (poln. Akt poświadczenia dziedziczenia),
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europäische Erbscheine im Sinne der Verordnung (EU) Nr. 650/2012.
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Weitere steuerlich relevante notariell beurkundete Vorgänge, die der automatisierten Weiterleitung an die Nationale Steuerverwaltung (poln. Krajowa Administracja Skarbowa, Abk.: KAS) unterliegen.
Diese Erweiterung dient der Effizienzsteigerung in der Zusammenarbeit zwischen Notaren und staatlichen Behörden und stellt einen weiteren Schritt in Richtung einer voll digitalisierten Justizverwaltung dar.
Verwendung der REP.N in elektronischen Meldesystemen
Die CREWAN-Nummer ist inzwischen ein integraler Bestandteil standardisierter elektronischer Meldeformulare, die Notare an staatliche Systeme übermitteln. Dies betrifft unter anderem:
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Meldungen an das Informationssystem der Nationalen Steuerverwaltung (poln. Krajowa Administracja Skarbowa, Abk.: KAS),
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Meldungen an den Generalinspektor für Finanzinformationen (poln. Generalny Inspektor Informacji Finansowej, Abk.: GIIF),
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andere automatisierte Abfragesysteme im Rahmen staatlicher Kontroll- und Aufsichtsbefugnisse.
In Fällen, in denen keine CREWAN-Nummer generiert wurde (etwa weil der Vorgang nicht dem Pflichtenkreis des CREWAN unterfällt), ist gemäß dem offiziellen Kommunikat Nr. 101 des Finanzministeriums ein technischer Platzhalterwert – typischerweise „XX900“ – im REP.N-Feld anzugeben.
Bedeutung für die notarielle Praxis und Unternehmensregistrierung
Für juristische Personen und Unternehmer in Polen bedeutet die konsequente Anwendung des CREWAN-Systems eine erhebliche Erleichterung in allen Verfahren, die eine notarielle Beurkundung voraussetzen. Insbesondere im Kontext von:
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Gründung von Kapitalgesellschaften,
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Satzungsänderungen oder Kapitalmaßnahmen,
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Umstrukturierungen und Verschmelzungen,
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sowie Erbschafts- und Steuerangelegenheiten mit notarieller Mitwirkung,
führt die Nutzung des CREWAN-Systems zu einer Beschleunigung der Verfahren, einer Reduktion von Fehlerquellen sowie zur Minimierung des Verwaltungsaufwands durch Wegfall physischer Dokumente.
Rechtliche Einordnung und Ausblick
Gemäß der geltenden Rechtslage entfalten elektronische Auszüge, die im CREWAN registriert sind und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurden, die gleiche rechtliche Wirkung wie konventionelle papiergebundene Auszüge. Der elektronische Übertragungsweg erfüllt sämtliche Formerfordernisse des polnischen Notariatsgesetzes (poln. Prawo o notariacie). Zukünftig ist mit weiteren Erweiterungen des CREWAN-Systems zu rechnen, insbesondere im Hinblick auf die Anbindung an internationale Datenaustauschsysteme sowie den Ausbau verpflichtender Übermittlungspflichten für bestimmte Immobilientransaktionen mit Auslandsbezug.
CREWAN-Bescheinigung zwingend erforderlich
Im Zusammenhang mit der Eintragung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung in das polnische KRS-Handelsregister im Rahmen eines traditionellen notariellen Verfahrens ist zu beachten, dass der Notar nicht nur eine Ausfertigung der Notarurkunde (poln. Wypis) aushändigt, sondern zusätzlich eine Bescheinigung über die Zuweisung der CREWAN-Nummer ausstellt. Ohne dieses Dokument ist die Einreichung eines Antrags auf Eintragung Ihrer Gesellschaft beim Registergericht nicht möglich. Diese Pflicht zur Aushändigung einer CREWAN-Bescheinigung gilt nicht nur bei Neugründungen, sondern auch in Fällen, in denen unsere Kunden von uns eine [-->] AHK-Vorratsgesellschaft übernehmen. In dieser Konstellation wird nach dem Abschluss eines Anteileerwerbsvertrages eine notariell protokollierte erste Gesellschafterversammlung durchgeführt – etwa zur Anpassung der Satzung. Diese notariell beurkundete Gesellschafterversammlung stellt einen meldepflichtigen Vorgang dar, der dem CREWAN-System zugeführt werden muss. Die Vorlage der CREWAN-Bescheinigung ist in beiden Konstellationen zwingende Voraussetzung für die weitere Bearbeitung durch das Registergericht.
In Fällen, in denen Mandanten uns mit der Begleitung eines Registerverfahrens zur Gründung einer Gesellschaft in Polen betrauen, legen wir besonderen Wert auf einen sorgfältig organisierten Dokumentenfluss. Sobald die notarielle Beurkundung erfolgt ist, stellen wir sicher, dass die Bescheinigung über die CREWAN-Nummer unmittelbar an unseren Vertrauensanwalt übermittelt wird, der den Antrag beim zuständigen Handelsregistergericht einreicht. Unsere Kunden profitieren somit von einem vollständig koordinierten Ablauf.
Dieser Artikel dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellt keine abschließende rechtliche Beratung dar. Für weitergehende Fragen oder eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte direkt an unsere Kammer.
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