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AHK TECH - Blogpost

Gesetzliche Mustervorlage eines sp. z o.o.-Gesellschaftsvertrages

im S24-System des polnischen Justizministeriums

EINLEITUNG

Die Nutzung des S24-Systems des polnischen Justizministeriums stellt eine Alternative zur traditionellen, notariellen Gründung. In diesem Blogartikel informieren wir über die Gestaltungsmöglichkeiten des offiziellen Vertragsmuster einer S24-GmbH in Polen.

Diese Vorlage könnte als Basis für die Gründung Ihrer Gesellschaft in Erwägung gezogen werden, insbesondere wenn die Gesellschaft innerhalb einer Kapitalgruppe gegründet wird und vollständig von Ihnen kontrolliert wird. Der eigentliche Prozess der Registrierung einer S24-GmbH erfolgt sehr zügig. Dies kann von erheblicher praktischer Bedeutung sein, wenn Sie beabsichtigen, rasch Personal in Polen einzustellen. Das Verfahren kann auch nützlich sein, um das Verbot der Registrierung einer Ein-Personen-Gesellschaft mit beschränkter Haftung durch eine deutsche Ein-Personen-GmbH legal zu umgehen.  Artikel 151 Absatz 2 des polnischen Gesetzbuches über Handelsgesellschaften (weiterhin: poln. KSH bzw. dt. HGG) besagt, dass eine GmbH nicht die einzige Gesellschafterin einer anderen GmbH sein kann, wenn sie selbst eine Einpersonengesellschaft ist. Diese Bestimmung zielt darauf ab, die Bildung von Unternehmensketten zu verhindern, in denen eine Einpersonen-GmbH eine weitere GmbH gründet und alleiniger Eigentümer wird.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Nutzung des offiziellen Vertragsmusters Risiken bergen kann, insbesondere bei Gesellschaften mit Partnern, die gegensätzliche Interessen haben. Für internationale Organisationen, insbesondere für solche mit komplexen Strukturen, ist diese Vorlage ebenfalls oft nicht ausreichend. Es fehlt an detaillierten Regelungen, die für größere, internationale Unternehmensgruppen erforderlich sind. Eine individuelle Anpassung des Gesellschaftsvertrags kann in solchen Fällen vorteilhaft sein!

Inhalt des im S24-Verfahren abgeschlossenen Gesellschaftsvertrages

Der Gesellschaftsvertrag, der im S24-Verfahren abgeschlossen wird, ist ein Formular, das im Telematiksystem zur Verfügung gestellt wird und dessen Muster durch die Verordnung des Justizministers geregelt ist, die auf der gesetzlichen Ermächtigung in Art. 157¹ § 5 KSH basiert. Derzeit ist dies der Anhang Nr. 1 zur Verordnung des Justizministers vom 14. Januar 2015 über die Festlegung der Muster für die im Telematiksystem zur Verfügung gestellten Gesellschaftsverträge der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (konsolidierte Fassung: GBl. von 2019, Pos. 1483; im Folgenden: WzorSpZooR). Dieses Formular ist in dem zulässigen Umfang auszufüllen oder zu bearbeiten, während es im übrigen als nicht bearbeitbares Muster dient.

Diese Grundsätze der Erstellung des Gesellschaftsvertrages der GmbH bedeuten, dass die Gesellschafter, die an der Änderung nicht bearbeitbarer Elemente des Musters interessiert sind, gezwungen sind, die traditionelle Methode der Gründung der GmbH zu nutzen, d.h. den Abschluss des Gesellschaftsvertrages in notarieller Form, oder die Gesellschaft im S24-Verfahren zu registrieren und dann erst durch einen Beschluss über die Änderung des Gesellschaftsvertrages, der in der notariellen Niederschrift enthalten ist (gemäß Art. 255 § 1 und § 3 KSH), die gewünschten Änderungen vorzunehmen.

A. Bearbeitbare Elemente: Anpassungsfähigkeit der Vorlage

Die bearbeitbaren Elemente des im Telematiksystem abgeschlossenen GmbH-Vertragsmusters umfassen:

1. Möglichkeit der Aufnahme einer Bestimmung im Gesellschaftsvertrag, die die Einziehung eines Anteils zulässt (gemäß Art. 199 § 1 KSH kann ein Anteil nur eingezogen werden, wenn der Gesellschaftsvertrag dies vorsieht), wobei das Muster nur die freiwillige Einziehung zulässt (durch Erwerb des Anteils durch die Gesellschaft);
2. Übertragbarkeit von Anteilen – die Gesellschafter können zwischen einer vollständigen Freiheit der Übertragung der Anteile und der Einführung der Zustimmung der Gesellschaft (gemäß Art. 182 § 3 KSH bedeutet dies die Zustimmung des Vorstands und das Verfahren nach Art. 182 § 3–5 KSH) wählen;
3. Möglichkeit der Gewährung des Stimmrechts an Pfandgläubiger und Nutznießer von Anteilen (gemäß Art. 187 § 2 KSH ist dies Voraussetzung für die Gewährung dieses Rechts);
4. Möglichkeit der Vorauszahlung auf die Dividende (gemäß Art. 194 KSH ist dies Voraussetzung für die Zulässigkeit dieser Zahlung);
5. Möglichkeit der Einrichtung eines Aufsichtsrats in der Gesellschaft (jedoch nicht eines Prüfungsausschusses), wobei das IT-System die Festlegung einer geringeren Anzahl von Mitgliedern als drei im Aufsichtsrat verhindert, und in Gesellschaften, die die Voraussetzungen von Art. 213 § 2 KSH erfüllen (Stammkapital über 500.000 PLN und mehr als 25 Gesellschafter), verhindert das Telematiksystem die Wahl der Variante A in § 12 des Vertragsmusters, d.h. die Variante, die keine Einrichtung eines Aufsichtsrats vorsieht;
6. Bei Wahl der Variante mit Einrichtung eines Aufsichtsrats in der Gesellschaft – Möglichkeit des Ausschlusses des individuellen Kontrollrechts des Gesellschafters (Art. 213 § 3 KSH);
7. Festlegung der Vertretungsweise der Gesellschaft, wobei nur die Wahl zwischen zwei Optionen möglich ist: Alleinvertretung durch jedes Vorstandsmitglied oder gemeinschaftliche Vertretung – zwei Vorstandsmitglieder oder ein Vorstandsmitglied zusammen mit einem Prokuristen;
8. Möglichkeit des Ausschlusses von Art. 230 KSH, d.h. der Erfordernis der Zustimmung der Gesellschafter zur Verfügung über ein Recht oder zur Eingehung einer Verpflichtung zur Leistung im Wert von mehr als dem Doppelten des Stammkapitals der Gesellschaft.
9. Der Umfang der auszufüllenden Daten umfasst:

• Angaben der Gesellschafter (die erforderlichen Angaben ergeben sich aus § 4 WzorSpZooR; im Falle einer Einpersonengesellschaft wird das Vertragsmuster als Muster der Gründungsurkunde der Einpersonengesellschaft verwendet);
• Firma;
• Sitz (Name der Stadt basierend auf den Daten des Telematiksystems, entnommen aus dem nationalen offiziellen Verzeichnis der territorialen Einteilung des Landes TERYT; im Falle der Städte: Wrocław, Łódź, Kraków, Poznań, Warszawa, wird die Stadt zusammen mit dem entsprechenden Stadtteil angegeben, zu dem die bei der Adresse der Gesellschaft angegebene Straße gehört – eine falsche Angabe des Stadtteils verhindert die spätere Angabe der Straße);
• Gegenstand der Tätigkeit (die Beschreibung erfordert die Angabe der entsprechenden Bezeichnung gemäß PKD, die standardmäßig aus der Liste entwickelt wird; im Gesellschaftsvertrag ist die Angabe auf Abteilungsebene möglich, nur im Antrag muss der überwiegende Gegenstand der Tätigkeit bis zur Unterklasse entwickelt werden);
• Höhe des Stammkapitals, Nennwert eines Anteils und Anzahl der Anteile (im S24-System ist es nicht möglich, eine Gesellschaft mit Anteilen ungleichen Nennwerts zu gründen);
• Angabe der Daten der Gesellschafter und der von ihnen übernommenen Anteile;
• Dauer der Amtszeit des Vorstands (und des Aufsichtsrats im Falle der Wahl der Variante, die dessen Einrichtung vorsieht);
• Mindestanzahl der Mitglieder des Aufsichtsrats im Falle der Wahl der Variante, die dessen Einrichtung vorsieht (nicht weniger als 3);
• Daten und Funktionen der Vorstandsmitglieder (und der Mitglieder des Aufsichtsrats im Falle der Wahl der Variante, die dessen Einrichtung vorsieht), wobei die zulässigen Funktionsbezeichnungen „Vorstandsvorsitzender“, „Vorstandsmitglied“, „Vorsitzender des Aufsichtsrats“, „stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats“ und „Mitglied des Aufsichtsrats“ sind;
• Tag des Endes des ersten Geschäftsjahres der Gesellschaft – grundsätzlich ist es bei einer im S24-Verfahren gegründeten Gesellschaft nicht möglich, ein anderes Geschäftsjahr als das Kalenderjahr zu wählen, gemäß dem polnischen Rechnungslegungsgesetz vom 29. September 1994 (konsolidierte Fassung: GBl. von 2023, Pos. 120; im Folgenden: RachunkU), wenn die Gesellschaft ihre Tätigkeit in der zweiten Hälfte des angenommenen Geschäftsjahres aufgenommen hat, können die Bücher und der Finanzbericht für diesen Zeitraum mit den Büchern und dem Finanzbericht für das nächste Jahr kombiniert werden (daher, wenn der Gesellschaftsvertrag im Zeitraum vom 1. Juli bis 31. Dezember des betreffenden Jahres unterzeichnet wird, kann der Tag des Endes des ersten Geschäftsjahres der 31. Dezember des folgenden Kalenderjahres sein) – Art. 3 Abs. 1 Nr. 9 RachunkU.

B. Unveränderbare Klausel

Im Hinblick auf die nicht bearbeitbaren Daten enthält das Vertragsmuster der Gesellschaft recht standardmäßige Bestimmungen, die in der Praxis am häufigsten vorkommen (z.B. unbestimmte Dauer der Gesellschaft, keine Bevorzugungen). Eine Ausnahme bildet die Festlegung des Zeitpunkts des Mandatsablaufs – gemäß dem Vertragsmuster endet das Mandat eines Vorstands-/Aufsichtsratsmitglieds mit Ablauf der Amtszeit (und standardmäßig mit der Abberufung aus dem Vorstand, dem Tod oder dem Rücktritt), während gemäß dem KSH der Ablauf des Mandats mit der Abhaltung der Gesellschafterversammlung verbunden ist, die den Finanzbericht für das erste vollständige Geschäftsjahr der Amtsausübung oder – bei Bestellung für mehr als ein Jahr – das letzte vollständige Geschäftsjahr der Amtsausübung genehmigt. Somit haben die bis zur Novellierung vom 9. Februar 2022 (in Kraft getreten am 13. Oktober 2022) bestehenden Doktrinunsicherheiten, wie „das letzte vollständige Geschäftsjahr“ zu verstehen ist, keine Anwendung auf die im S24-Verfahren gegründete Gesellschaft; andererseits erkennen nicht alle die abweichende Regelung im Gesellschaftsvertrag und wenden automatisch die kodifizierte Regelung an, indem sie Vorstandsmitglieder in der ordentlichen Gesellschafterversammlung bestellen, während im Falle der im S24-Verfahren gegründeten Gesellschaft – aufgrund der Regelung der Amtszeitberechnung in vollständigen Geschäftsjahren gemäß Art. 202 § 2 Satz 2 KSH – das Mandat immer am 31. Dezember endet.

C. Vertragsmuster gemäß Verordnung des polnischen Justizministers

VERTRAG DER GESELLSCHAFT MIT BESCHRÄNKTER HAFTUNG

vom ………………….

§ 1

Parteien

erklären, dass sie auf Grundlage dieses Vertrages eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung gründen, nachfolgend „Gesellschaft“ genannt.

§ 2

Firma der Gesellschaft

Die Firma der Gesellschaft lautet: ………………….   Gesellschaft mit beschränkter Haftung.

§ 3

Sitz der Gesellschaft

Der Sitz der Gesellschaft ist ………………….

§ 4

Gegenstand der Tätigkeit der Gesellschaft

1. (PKD)

2. (PKD)

3. (PKD)

§ 5

Stammkapital der Gesellschaft

Das Stammkapital der Gesellschaft beträgt ………………….  PLN (in Worten:   ………………….   ) und ist in   ………………….   (in Worten: ………………….) Anteile zu je PLN (in Worten: …………………. ) nominalem Wert aufgeteilt.

§ 6

Anteile an der Gesellschaft

1. Gesellschafter  ………………….   Übernimmt (in Worten: …………………. ) Anteile im Gesamtwert von  ………………….   PLN (in Worten: ………………….  PLN);

2. Gesellschafter ………………….   übernimmt  ………………….   (in Worten: ………………….   ) Anteile im Gesamtwert von ………………….   PLN (in Worten: PLN).

§ 7

Dauer der Gesellschaft

Die Gesellschaft wird auf unbestimmte Zeit gegründet.

§ 8

Anteile

Variante A

Die Anteile der Gesellschaft sind gleich und unteilbar. Jeder Gesellschafter kann mehr als einen Anteil besitzen. Jeder Anteil gewährt eine Stimme.

Variante B

Die Anteile der Gesellschaft sind gleich und unteilbar. Jeder Gesellschafter kann mehr als einen Anteil besitzen. Jeder Anteil gewährt eine Stimme. Der Anteil kann mit Zustimmung des Gesellschafters durch Erwerb des Anteils durch die Gesellschaft eingezogen werden.

§ 9

Beteiligungen an der Gesellschaft

Die Anteile der Gesellschaft werden durch Bareinlagen gedeckt.

§ 10

Variante A

Die Veräußerung und Verpfändung von Anteilen bedarf der Zustimmung der Gesellschaft.

Variante B

Die Veräußerung und Verpfändung von Anteilen bedarf nicht der Zustimmung der Gesellschaft.

Variante C

1. Die Veräußerung und Verpfändung von Anteilen bedarf der Zustimmung der Gesellschaft.

2. Der Pfandgläubiger und der Nutzungsberechtigte können das Stimmrecht aus dem Anteil ausüben, wenn dies durch das Rechtsgeschäft, das das beschränkte dingliche Recht begründet, vorgesehen ist und wenn im Anteilbuch der Gesellschaft ein entsprechender Vermerk über die Begründung und die Ermächtigung zur Ausübung des Stimmrechts vorgenommen wurde.

Variante D

1. Die Veräußerung und Verpfändung von Anteilen bedarf nicht der Zustimmung der Gesellschaft.

2. Der Pfandgläubiger und der Nutzungsberechtigte können das Stimmrecht aus dem Anteil ausüben, wenn dies durch das Rechtsgeschäft, das das beschränkte dingliche Recht begründet, vorgesehen ist und wenn im Anteilbuch der Gesellschaft ein entsprechender Vermerk über die Begründung und die Ermächtigung zur Ausübung des Stimmrechts vorgenommen wurde.

§ 11

Rücklagen und Reserven

Variante A

Die Gesellschaft kann Rücklagen und Reserven bilden.

Variante B

1. Die Gesellschaft kann Rücklagen und Reserven bilden.

2. Der Vorstand kann eine Abschlagszahlung auf die voraussichtliche Dividende für das Geschäftsjahr leisten, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und insbesondere ausreichende Mittel zur Verfügung stehen.

§ 12

Organe der Gesellschaft

Variante A

Organe der Gesellschaft sind: Vorstand; Gesellschafterversammlung.

Variante B

Organe der Gesellschaft sind: Vorstand; Aufsichtsrat; Gesellschafterversammlung.

Variante C

1. Organe der Gesellschaft sind: Vorstand; Aufsichtsrat; Gesellschafterversammlung.

2. Den Gesellschaftern steht kein individuelles Kontrollrecht zu, vorbehaltlich Ziff. 3.

3. Ein Gesellschafter kann das individuelle Kontrollrecht ausüben, wenn der Aufsichtsrat nicht gebildet wurde oder die Anzahl der Mitglieder des Aufsichtsrats unter der im Vertrag festgelegten Zahl liegt.

§ 13

Besetzung der Organe der Gesellschaft

1. Der Vorstand besteht aus einem oder mehreren Mitgliedern, die durch Beschluss der Gesellschafter bestellt und abberufen werden. Der Beschluss der Gesellschafter kann die Funktionen der einzelnen Vorstandsmitglieder festlegen.

2. Die Amtszeit eines Vorstandsmitglieds beträgt …………………. .

3. Das Mandat eines Vorstandsmitglieds erlischt mit Ablauf der Amtszeit, durch Abberufung aus dem Vorstand, Tod oder Rücktritt.

Zusätzliche Variante, die bei der Bildung eines Aufsichtsrats gilt, d.h. bei der Wahl der Varianten B oder C in § 12

4. Der Aufsichtsrat besteht aus mindestens …………………. Mitgliedern, die durch Beschluss der Gesellschafter bestellt und abberufen werden.

5. Die Amtszeit eines Aufsichtsratsmitglieds beträgt ………………….

6. Das Mandat eines Aufsichtsratsmitglieds erlischt mit Ablauf der Amtszeit, durch Abberufung aus dem Aufsichtsrat, Tod oder Rücktritt.

§ 14

Variante A

Im Falle eines Einpersonenvorstands wird die Gesellschaft durch das Vorstandsmitglied vertreten. Im Falle eines Vorstands aus zwei oder mehr Personen bedarf es zur Vertretung der Gesellschaft der Mitwirkung von zwei Vorstandsmitgliedern oder eines Vorstandsmitglieds gemeinsam mit einem Prokuristen.

Variante B

Zur Vertretung der Gesellschaft ist jedes Vorstandsmitglied einzeln befugt.

§ 15

A. Die Gesellschafter bestellen den ersten Vorstand der Gesellschaft:

1. ………………….    / Funktion: ………………….   ;

2. ………………….   /  Funktion: ………………….   ;

3. ………………….   /  Funktion: ………………….   ;

Zusätzliche Variante, die bei der Bildung eines Aufsichtsrats gilt, d.h. bei der Wahl der Varianten B oder C in § 12

B. Die Gesellschafter bestellen den ersten Aufsichtsrat der Gesellschaft:

1. ………………….    / Funktion: ………………….   ;

2. ………………….   /  Funktion: ………………….   ;

3. ………………….   /  Funktion: ………………….   ;

§ 16

Zustimmungsbedürftige Rechtsgeschäfte

Variante A

Die Verfügung über ein Recht oder die Eingehung einer Verpflichtung mit einem Wert, der das Doppelte des Stammkapitals der Gesellschaft übersteigt, bedarf eines Beschlusses der Gesellschafter.

Variante B

Die Verfügung über ein Recht oder die Eingehung einer Verpflichtung mit einem Wert, der das Doppelte des Stammkapitals der Gesellschaft übersteigt, bedarf keines Beschlusses der Gesellschafter.

§ 17

Geschäftsjahr

1. Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr, vorbehaltlich Ziff. 2.

2. Das erste Geschäftsjahr endet am 31. Dezember des Jahres …………………. .

WEITERES VORGEHEN

Die Deutsch-Polnische Industrie- und Handelskammer (AHK Polen) bietet eine effiziente Möglichkeit zur schnellen Gründung einer Gesellschaft in Polen durch den Erwerb einer AHK-Vorratsgesellschaft. Diese Gesellschaften werden bereits im Handelsregister (Krajowy Rejestr Sądowy, KRS) eingetragen und verfügen über eine Steuernummer (NIP) sowie über ein Bankkonto mit dem bar eingezahlten Stammkapital. Der Erwerb erfolgt vor einem polnischen Notar.

Im Verlauf des Beratungsprozesses werden wir gerne alle Fragen beantworten, die Ihnen nach der Lektüre dieser Broschüre aufgekommen sind. Wir bitten Sie, keine übereilten Entscheidungen bezüglich der Verwendung des gesetzlichen Vertragsmusters einer S24-GmbH zu treffen.

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