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Gründung einer sp. z o.o. in Polen – Checkliste zur Firmengründung (GmbH)

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02/01/2025

AML-Prüfung bei Gründung einer GmbH in Polen

Rechtliche Grundlagen der AML-Prüfung

 

Die Verpflichtung zur Durchführung einer Anti-Geldwäsche-Prüfung (AML-Prüfung) bei Beauftragung der Deutsch-Polnischen Industrie- und Handelskammer (AHK Polen) zur Gründung einer spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o., polnische GmbH) beruht auf europäischen und nationalen Gesetzen. Gemäß EU-Recht (insbesondere der 4. und 5. EU-Geldwäscherichtlinie) und deren Umsetzung in polnisches Recht muss jede beteiligte Institution geldwäscherechtliche Vorgaben einhalten. Polen hat die Geldwäscherichtlinien durch das Gesetz vom 1. März 2018 zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (GBl. 2025, Pos. 644, im Folgenden: AML-Gesetz) ins nationale Recht übertragen. Das polnische Gesetz setzt die Richtlinie (EU) 2015/849 des Europäischen Parlaments und des Rates (4. AMLD) sowie die Richtlinie (EU) 2018/843 (5. AMLD) um. Aufgrund der Novellierung von 2024 berücksichtigt es auch die Bestimmungen der 6. AML-Richtlinie sowie der AMLA-Verordnung (direkt anwendbar seit 2024). Die Hauptziele des Gesetzes sind:

 

  • Verhinderung der Nutzung von Finanz- und Nichtfinanzinstituten zur Legalisierung illegaler Mittel;

  • Erhöhung der Transparenz von Eigentümerstrukturen;

  • Stärkung der Kontrolle über sensible Finanzflüsse;

  • Einführung der Pflicht zur Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten (UBO) und deren Meldung an das Zentrale Register der wirtschaftlich Berechtigten (CRBR).

 

Das Gesetz erfasst einen breiten Katalog von Einrichtungen – sogenannte verpflichtete Institutionen (Art. 2 Abs. 1), einschließlich Beratungsunternehmen und Organisationen, die bei der Gründung von Unternehmensstrukturen unterstützen, wie z. B. die AHK Polen. Die geldwäscherechtlichen Vorgaben werden fortlaufend an EU-Standards angepasst. So basiert die aktuelle Fassung des polnischen AML-Gesetzes auf der Umsetzung der 5. EU-Geldwäscherichtlinie (Richtlinie (EU) 2018/843) und umfasst bereits Elemente der 6. Richtlinie. Zudem hat die EU im Jahr 2024 eine unmittelbar geltende AML-Verordnung erlassen, um eine einheitlichere Anwendung der Vorschriften sicherzustellen. Ungeachtet dieser Weiterentwicklungen bleibt der Kern gleich: Jede Stelle, die an der Gründung oder Verwaltung einer Gesellschaft beteiligt ist – so auch die AHK Polen – ist gesetzlich verpflichtet, Kundenprüfungen nach den AML-Vorschriften durchzuführen. Die Nichtbeachtung dieser Pflicht ist keine Option, da Verstöße mit empfindlichen Sanktionen belegt sind (siehe unten Abschnitt Risiken bei Nichtbeachtung).

 

 

Status der AHK Polen als verpflichtete Institution

 

Das polnische AML-Gesetz erweitert den Kreis der verpflichteten Stellen („Verpflichtete“) ausdrücklich auch auf Dienstleister, die bei der Gründung und Verwaltung von Gesellschaften mitwirken. Die AHK Polen fällt als beratende Kammer unter diese Verpflichtetenkategorie und muss daher bei der Annahme eines Gründungsmandats die einschlägigen Sorgfaltspflichten zur Verhinderung von Geldwäsche erfüllen. Gemäß Art. 2 Abs. 1 Nr. 16 des AML-Gesetzes zählen zu den verpflichteten Institutionen: 

 

Personen, die beruflich Dienstleistungen erbringen, die in der Gründung juristischer Personen, der Ausübung von Leitungsfunktionen, der Bereitstellung von Sitzadressen oder der Führung von Buchhaltungsunterlagen bestehen.

 

Die AHK Polen, als bilaterale Kammer zur Unterstützung deutscher Investoren, bietet Dienstleistungen im Bereich der Gründung und Organisation von Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Sp. z o.o.) an und unterliegt daher allen AML-Anforderungen hinsichtlich:

 

  • Anwendung von Maßnahmen zur finanziellen Sicherheit (KYC);

  • Risikobewertung des Kunden;

  • Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten;

  • Meldung verdächtiger Transaktionen an den Generalinspektor für Finanzinformationen (GIIF);

  • Führung und Archivierung von AML-Dokumentationen.

 

 

Risikobewertung (Art. 27–31 des AML-Gesetzes)

 

Die verpflichtete Institution ist gesetzlich verpflichtet, eine schriftliche, dokumentierte Risikoanalyse zu erstellen. Diese Analyse sollte berücksichtigen:

 

  • Risiken im Zusammenhang mit dem Kundentyp und seiner Tätigkeit;

  • Herkunftsland des Kunden (z. B. Hochrisikoländer, FATF-Liste);

  • Komplexität der Eigentümerstruktur;

  • Vertriebskanäle und Kommunikationswege;

  • Art und Zweck der Geschäftsbeziehung.

 

Bei Annahme des Mandats zur Gründung einer polnischen sp. z o.o. muss daher die AHK Polen bestimmte Sorgfaltspflichten (Customer Due Diligence) gemäß den AML-Vorschriften erfüllen. Diese Pflichten dienen dazu, die Identität und Integrität des Mandanten sowie die Eigentümerstruktur der neuen Gesellschaft zu überprüfen und Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung auszuschließen. Insbesondere sind folgende Maßnahmen vorgeschrieben:

 

  • Identifizierung des Mandanten: Die Identität des Mandanten (Kunde) muss anhand geeigneter Dokumente festgestellt und verifiziert werden. Dazu gehört in der Regel die Prüfung von Ausweisdokumenten (bei natürlichen Personen) bzw. Registrierungsunterlagen (bei juristischen Personen).

 

  • Feststellung der wirtschaftlich Berechtigten: Es ist zu ermitteln, wer die letztendlich wirtschaftlich Berechtigten des Unternehmens sind – also welche natürlichen Personen die tatsächliche Kontrolle über die zu gründende Gesellschaft ausüben oder von ihr wirtschaftlich profitieren. Hierdurch wird die transparente Eigentümerstruktur offengelegt.

 

  • Risikobewertung: Die AHK Polen führt eine Einschätzung des mit dem konkreten Mandat verbundenen Geldwäscherisikos durch. Faktoren wie Branche, Herkunftsländer der Beteiligten und Unternehmenszweck fließen in diese Risikobewertung ein. Je höher das Risiko (z. B. bei komplexen Strukturen oder politisch exponierten Personen), desto umfangreicher sind ggf. weitergehende Prüfungen.

 

  • Dokumentation: Sämtliche im Zuge der Prüfung eingeholten Informationen und die vorgenommenen Überprüfungsmaßnahmen werden lückenlos dokumentiert. Diese Dokumentation ist erforderlich, um gegenüber Aufsichtsbehörden die Erfüllung der Sorgfaltspflichten nachweisen zu können und um bei späteren Überprüfungen (Audits) alle Schritte nachvollziehbar zu halten.

 

  • Meldung verdächtiger Transaktionen: Falls sich während der Prüfung Anhaltspunkte für mögliche Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung ergeben, besteht eine gesetzliche Meldepflicht. Verdachtsfälle müssen unverzüglich an die zuständigen Behörden (z. B. die polnische Finanzaufsicht und die Financial Intelligence Unit) gemeldet werden. Diese Verpflichtung soll sicherstellen, dass auffällige Aktivitäten frühzeitig von den Strafverfolgungs- und Sicherheitsbehörden untersucht werden können.

 

Durch die Erfüllung dieser Sorgfaltspflichten stellt die AHK Polen sicher, dass sie nur Mandate annimmt, die compliant mit den Geldwäschevorschriften sind. Sollte der Mandant die erforderlichen Prüfungen nicht ermöglichen, darf die AHK das Mandat gar nicht erst durchführen. Insbesondere Aufträge, bei denen die Eigentümerstruktur intransparent ist oder Risiken nicht zufriedenstellend geklärt werden können, müssen abgelehnt werden. (Hinweis: Ein aktuelles Beispiel für die strikte Anwendung dieser Regel ist der Umgang mit russischen Staatsangehörigen, siehe Abschnitt Ausschluss russischer Staatsangehöriger.)

 

 

Praktische Auswirkungen für deutsche Mandanten

 

Für Sie als deutschen Manager oder Entscheidungsträger bedeutet die AML-Prüfung vor allem, dass Sie bestimmte Informationen und Unterlagen für die KYC-Prüfung (Know Your Customer) bereitstellen müssen. Die AHK Polen wird Ihnen zu Beginn des Projekts mitteilen, welche Dokumente einzureichen sind. Typischerweise sind dies:

 

  • Legitimationsdokumente der Personen: Alle natürlichen Personen, die als Gründer, Gesellschafter oder künftige Geschäftsführer auftreten, müssen einen gültigen Lichtbildausweis vorlegen (Personalausweis oder Reisepass). AHK Polen wird Kopien dieser Ausweise anfordern (ggf. beglaubigt) und die Identität prüfen. Es kann auch erforderlich sein, dass Sie Angaben zu Ihrer beruflichen Position und Kontaktdaten machen. Gegebenenfalls führt die Vertrauensanwältin der AHK ein kurzes Video-Identifizierungsgespräch durch, um die Ausweisdokumente im Original zu verifizieren – dies erfolgt jedoch meist in deutscher Sprache, sodass keine Sprachbarrieren bestehen.

 

  • Unterlagen bei beteiligten Unternehmen: Wenn eine deutsche Gesellschaft als Gesellschafterin der polnischen sp. z o.o. auftreten soll (z. B. Ihre deutsche MBeteilugungsgesellschaft), so ist ein aktueller Handelsregisterauszug dieser Firma vorzulegen. Dieser Auszug muss mit einer Apostille versehen sein, um seine internationale Echtheit zu bestätigen. Sollte es sich z. B. um eine Kommanditgesellschaft (KG) handeln, sind sowohl für die KG als auch für den Komplementär entsprechende Registerauszüge mit Apostille einzureichen. Diese Dokumente dienen der Verifizierung der Existenz des Unternehmens und der Einsicht in dessen Gesellschafterstruktur.

 

  • Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten: Als deutscher Mandant müssen Sie darlegen, wem das Unternehmen letztlich gehört bzw. wer es kontrolliert. Hierfür greift man idealerweise auf bereits vorhandene Registereinträge zurück. Deutsche Gesellschaften sind im Transparenzregister erfasst – die AHK Polen bittet daher um Vorlage eines Auszugs bzw. Nachweises aus dem deutschen Transparenzregister, der die wirtschaftlich Berechtigten Ihres Unternehmens ausweist. So kann die polnische Vertrauensanwältin unmittelbar sehen, welche natürliche Person (oder Personen) in Deutschland als beneficial owner gemeldet sind. Diese Information wird dann für die polnische Gründung übernommen und ggf. in polnische Formulare übertragen. Sollte Ihr deutsches Unternehmen noch keinen Eintrag im Transparenzregister haben (weil es z. B. börsennotiert und davon ausgenommen ist), müssten Sie die Eigentumsverhältnisse anderweitig darlegen (z. B. durch Gesellschafterlisten oder Erklärungen).

 

 

AML-Prüfung und das Zentralregister der wirtschaftlich Berechtigten (CRBR)

 

Ein wesentlicher Grund für die strengen AML-Prüfungen bei der Gründung ist die Sicherstellung der Transparenz der Eigentümerstruktur. In Umsetzung europäischer Vorgaben wurde in Polen das Zentralregister der wirtschaftlichen Berechtigten (poln. Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, CRBR) geschaffen. Dieses Register dient als zentrales Instrument, um die letztendlichen Eigentümer von Gesellschaften offenzulegen und so Geldwäsche und Steuerumgehung zu erschweren. Das CRBR ist öffentlich und kostenlos einsehbar und erhöht die Transparenz im Geschäftsverkehr, indem es potenziellen Geschäftspartnern und Behörden ermöglicht, die wirtschaftlich Berechtigten einer Firma einzusehen.

 

Für neu gegründete Gesellschaften – darunter jede sp. z o.o. – besteht eine gesetzliche Meldepflicht zum CRBR. Gemäß polnischem Recht muss innerhalb von 14 Tagen nach der Eintragung der Gesellschaft ins polnische Handelsregister (KRS) eine Meldung der wirtschaftlich Berechtigten an das CRBR erfolgen. Diese Meldung erfolgt elektronisch und beinhaltet die Personal- und Identifikationsdaten aller natürlichen Personen, die über die Gesellschaft letztlich verfügen (z. B. Name, Staatsangehörigkeit, Wohnsitz, PESEL-Nummer oder Geburtsdatum, sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses) – oft sind dies einfach die Gesellschafter der GmbH, falls keine komplexere Struktur dahintersteht. Die Eintragung in das Register darf aus Sicherheitsgründen nur persönlich durch einen vertretungsberechtigten Geschäftsführer der Gesellschaft erfolgen; eine Stellvertretung durch einen Anwalt ist nicht zulässig. Das bedeutet praktisch, dass mindestens ein Vorstandsmitglied der neuen Gesellschaft über eine polnische qualifizierte elektronische Signatur verfügen muss, um die Meldung rechtzeitig online einreichen zu können. Die AHK Polen unterstützt Mandanten dabei, diese formalen Voraussetzungen (z. B. Beschaffung einer elektronischen Signaturkarte mit PESEL) frühzeitig zu erfüllen.

 

Die AML-Prüfung durch die AHK Polen spielt in diesem Kontext eine wichtige Rolle. Im Rahmen der KYC-Ermittlung werden die wirtschaftlich Berechtigten und die Beteiligungsstruktur bereits genau festgestellt. Die Ergebnisse der AML-Prüfung nutzt die AHK, um die erforderliche Meldung an das CRBR präzise und vollständig vorzubereiten. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Daten – Namen der Ultimate Beneficial Owners, Identifikationsnummern, Beteiligungsquoten etc. – korrekt vorliegen, wenn die Eintragung vorgenommen wird. Als Mandant profitieren Sie davon, dass keine Fehler oder Auslassungen passieren, die später zu Nachmeldungen oder Beanstandungen führen könnten.

 

Die Einhaltung der CRBR-Meldepflicht ist zwingend: Ein Versäumnis oder falsche Angaben können zu erheblichen Sanktionen führen. Das Gesetz sieht Bußgelder von bis zu 1.000.000 PLN (rund 220.000 €) vor, wenn eine Gesellschaft die Meldung ihrer wirtschaftlich Berechtigten nicht rechtzeitig oder nicht korrekt vornimmt. Dank der sorgfältigen AML-Prüfung durch die AHK Polen ist Ihr Unternehmen jedoch auf diese Pflicht vorbereitet. Sie erhalten die notwendigen Informationen und Anleitungen, um die CRBR-Meldung fristgerecht durchzuführen. In der Regel wird die Kammer bzw. deren Vertrauensanwalt gemeinsam mit dem von Ihnen benannten Geschäftsführer den Eintragungsprozess initiieren und begleiten, damit die 14-Tages-Frist zuverlässig eingehalten wird.

 

 

Ausschluss von Aufträgen aus Hochrisikoländernr

 

Die geopolitischen Entwicklungen der letzten Jahre haben Einfluss auf die Geldwäsche-Compliance. Insbesondere seit dem Krieg in der Ukraine unterliegen russische Staatsbürger und Unternehmen strengen Sanktionen der EU, was auch die Zusammenarbeit bei Firmengründungen betrifft. Vor diesem Hintergrund verfolgt die AHK Polen klare Sicherheitsvorgaben: Mandate mit Bezug zu russischen Staatsangehörigen werden nicht angenommen. Konkret bedeutet das, dass die AHK keine Gründungsaufträge akzeptiert, bei denen russische Staatsbürger als Gesellschafter, Geschäftsführer oder wirtschaftlich Berechtigte der neuen sp. z o.o. vorgesehen sind. Diese Selbstbeschränkung entspricht den EU-Sanktionsregimen und dient dem Schutz aller Beteiligten vor möglichen Verstößen gegen Sanktionsrecht.

 

Für Sie als Mandant heißt das: Personen, die unter die Russland-Sanktionen fallen (oder bei denen auch nur ein begründeter Verdacht auf Sanktionierung besteht), können nicht in das Gründungsvorhaben einbezogen werden. Die Kammer wird hierzu bereits im Vorfeld Fragen stellen und behält sich vor, bei Verdachtsmomenten auch Recherchen in Sanktionslisten durchzuführen. Diese strikte Regelung mag im Einzelfall als belastend erscheinen, ist jedoch angesichts der aktuellen EU-Verordnungen unumgänglich und dient der rechtlichen Absicherung Ihres Unternehmens. Sie schützt letztlich davor, dass Ihre neue Gesellschaft von Beginn an gegen internationales Recht verstößt. 

 

Hinweis: Neben russischen Staatsangehörigen können auch andere sanktionierte Personen oder Entitäten – etwa aus bestimmten Hochrisiko-Staaten – abgelehnt werden. Die AHK Polen orientiert sich hier an den jeweils geltenden EU-Embargo- und Sanktionslisten.

 

 

Vorteile der Zusammenarbeit mit der AHK Polen

 

Die Einhaltung der AML-Vorgaben ist nicht nur eine Formalität, sondern eine rechtliche Voraussetzung für eine erfolgreiche und nachhaltige Unternehmensgründung in Polen. Eine Nichtbeachtung der Geldwäschevorschriften hätte gravierende Konsequenzen. Das polnische AML-Gesetz sieht für Verstöße empfindliche Strafen vor – hierzu zählen Geldbußen in Millionenhöhe (für bestimmte Verpflichtete bis zu 5 Mio. Euro) und andere Maßnahmen bis hin zum Lizenzentzug für beteiligte Berufsgruppen. In schweren Fällen droht auch persönliche strafrechtliche Verantwortlichkeit: Verantwortliche Personen können mit Freiheitsstrafen von bis zu 5 Jahren belangt werden. Diese drastischen Strafandrohungen verdeutlichen, welchen Stellenwert die Bekämpfung von Geldwäsche einnimmt. Auch wenn solche Höchststrafen primär finanzielle Institute betreffen, so gilt doch generell: Kein Unternehmen und kein Dienstleister kann es sich leisten, die AML-Pflichten zu ignorieren.

 

Für Sie als Mandant würde ein Verstoß gegen die AML-Regeln unmittelbar bedeuten, dass die Gründung Ihres Unternehmens ins Stocken gerät oder gar scheitert. Ohne erfolgreiche AML-Prüfung wird die AHK Polen den Gründungsauftrag nicht weiterführen – man käme also gar nicht bis zur Eintragung der Gesellschaft. Ebenso würde jede Bank die Eröffnung eines erforderlichen Firmenkontos verweigern, solange die erforderlichen KYC-Dokumente nicht vorliegen und geprüft sind. In Polen ist jede Bank gesetzlich verpflichtet, vor Aktivierung eines neuen Kontos ein eigenes AML-Verfahren durchzuführen. Ist der Kunde nicht ausreichend vorbereitet oder kooperiert er nicht, kann dies zu erheblichen Verzögerungen führen oder dazu, dass das Konto (und damit der Geschäftsbetrieb) gar nicht erst zustande kommt. Außerdem bestehen Folgepflichten wie die bereits erwähnte CRBR-Meldung der wirtschaftlich Berechtigten – wird diese unterlassen, drohen hohe Geldstrafen bis zu 1 Mio. PLN. Kurz gesagt: Ohne AML-Compliance gerät das gesamte Vorhaben in Gefahr, und es entstehen erhebliche rechtliche und finanzielle Risiken.

 

Die gute Nachricht ist, dass die Zusammenarbeit mit der AHK Polen Ihnen hilft, all diese Risiken zu minimieren. Die AHK verfügt über langjährige Erfahrung in der Firmengründung und ist mit den polnischen AML-Anforderungen bestens vertraut. Vorteile der AHK-Unterstützung sind unter anderem:

 

  • Rechtssicherheit und Compliance: Die Kammer stellt sicher, dass sämtliche Geldwäsche-Vorgaben von Anfang an erfüllt werden. Sie müssen sich als Mandant nicht selbst durch komplexe Gesetzestexte arbeiten, sondern können darauf vertrauen, dass Ihre Gründung gesetzeskonform abläuft. Dadurch vermeiden Sie nicht nur Bußgelder, sondern auch Rufschäden, die mit etwaigen Geldwäscheverdachtsfällen einhergehen könnten.

 

  • Effizienz durch eingespielte Prozesse: AHK Polen arbeitet eng mit bewährten Partnern zusammen, um den Gründungsprozess reibungslos zu gestalten. Diese Kooperation führt zu einer zügigen Abwicklung – KYC-Prüfung, Kontoeröffnung und notarielle Schritte greifen Hand in Hand. In der Praxis zeigt sich, dass dadurch die Gesamtgründungsdauer verkürzt wird, weil Verzögerungen (etwa bei der Kontoeröffnung durch ausländische Banken) vermieden werden. Die Partnerbank der AHK kennt die typische Mandantschaft und kann AML-Anfragen schnell bearbeiten, was Zeit spart.

 

  • Kompletter Service aus einer Hand: Von der Dokumentenbeschaffung über Übersetzungen bis zur Meldung im CRBR – die AHK Polen übernimmt oder koordiniert alle notwendigen Schritte. Sie werden in deutscher Sprache betreut und erhalten klare Checklisten, was von Ihnen benötigt wird. Insbesondere die Vorbereitung der CRBR-Anmeldung geschieht durch die AHK präzise und fehlerfrei im Hintergrund, sodass Ihre Geschäftsführer diese nur noch elektronisch bestätigen müssen. Dieses Rundum-Servicepaket reduziert Ihren administrativen Aufwand beträchtlich.

 

  • Vermeidung von Haftungsrisiken: Indem unsere Kammer alle Unterlagen prüft und alle Formalitäten einhält, schützt sie nicht nur sich selbst, sondern auch Sie als Auftraggeber. Die Gefahr, unbewusst gegen polnische Vorschriften zu verstoßen, wird praktisch eliminiert. Sollte in Ihren Unterlagen etwas Unklar sein, wird die Kammer nachfragen und es klären, noch bevor es zu einem Problem wird. Damit wird Ihr neu gegründetes Unternehmen sauber und ohne Altlasten an den Start gebracht.

 

Zusammengefasst bietet die Anti-Geldwäsche-Prüfung zwar eine zusätzliche Prüfebene, doch sie ist aus gutem Grund vorgeschrieben: Sie bewahrt Ihr Unternehmen davor, mit illegalen Mitteln oder unerkannten Risiken belastet zu sein. Für deutsche Manager mag der AML-Prozess zunächst als bürokratische Hürde erscheinen, aber mit der Unterstützung der AHK Polen wird er strukturiert und professionell umgesetzt. Am Ende profitieren alle Beteiligten von der Transparenz und Sicherheit, die durch diese Prüfung geschaffen wird – Ihr polnisches Tochterunternehmen startet compliant und vertrauenswürdig in den Markt, und Sie als Entscheidungsträger können sicher sein, alle rechtlichen Sorgfaltspflichten erfüllt zu haben. Die Zusammenarbeit mit der AHK Polen stellt somit sicher, dass die Gründung Ihrer sp. z o.o. nicht nur zügig, sondern vor allem rechtskonform und nachhaltig erfolgt.

 

Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass unser Team Ihnen jederzeit gerne für Rückfragen oder weiterführende Informationen zur Verfügung steht. Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt des Gründungsprozesses und gewährleisten die Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Vorgaben. Zögern Sie nicht, uns bei spezifischen Anliegen oder Unsicherheiten direkt zu kontaktieren. Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und freuen uns auf die Zusammenarbeit!

 

 

 

 

 

 

 

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