e-Doręczenia in der Praxis: amtliche Kommunikation in Polen

Vorbemerkung zum Implementierungsprozess

e-Doręczenia (elektronische Zustellungen) sind in Polen der rechtliche Ersatz für eingeschriebene Zustellungen mit Rückschein in digitaler Form. Über dieses System können Behörden, Bürger und Unternehmen amtliche Dokumente sicher elektronisch versenden und empfangen, wobei eine elektronische Zustellung rechtlich dem klassischen Einschreiben gleichgestellt ist.

Gesetzliche Grundlage ist die Ustawa o doręczeniach elektronicznych (Gesetz über elektronische Zustellungen) vom 18. November 2020. Dieses Gesetz verpflichtet schrittweise verschiedenste Stellen zur Nutzung von e-Doręczenia. Insbesondere müssen Unternehmen (juristische Personen) mit Eintrag im polnischen Firmenregister (KRS) ab 2025 ein elektronisches Zustellungsadress (poln. adres do e-Doręczeń) besitzen.

Gerade für deutsche Tochtergesellschaften in Polen bedeutet dies, dass sie rechtzeitig eine elektronische Zustelladresse einrichten und in ihre Geschäftsabläufe integrieren müssen. Nachfolgend werden die technischen Voraussetzungen, zulässige Administratoren, Umsetzungsschritte, Rechtsgrundlagen sowie praktische Tipps für Unternehmen mit deutscher Beteiligung erläutert.

Technische Voraussetzungen und Integration in Kanzlei- und Dokumentensysteme

Eine erfolgreiche Implementierung von e-Doręczenia erfordert zunächst grundlegende technische Voraussetzungen: Einen Internetzugang, ein geeignetes Endgerät sowie eine elektronische Identifikationsmöglichkeit (z. B. polnisches Profil Zaufany oder eine anderweitig anerkannte elektronische Signatur) für den Zugang zum System. Die Nachrichten können über das Webportal der Regierung (integriert in mObywatel/ePUAP) empfangen und versendet werden. Für eine effiziente Nutzung im Unternehmensalltag empfiehlt sich jedoch die Integration des e-Doręczenia-Postfachs in bestehende Dokumenten- und Kanzleisysteme. Darunter versteht man spezialisierte IT-Systeme zur Verwaltung von Dokumenten und Arbeitsabläufen in Organisationen, insbesondere in Unternehmen, Kanzleien oder öffentlichen Institutionen. Dazu zählen insbesondere:

DMS (Document Management System): Software zur digitalen Verwaltung, Speicherung, Archivierung und Versionierung von Dokumenten. Dient der strukturierten Ablage und schnellen Suche von Geschäftsdokumenten.

eDOK (elektronisches Dokumentenmanagement): Meist ein modulares System, das den elektronischen Posteingang, die Erfassung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten ermöglicht. In Polen vielfach als Oberbegriff für E-Akten-Lösungen im Behördenumfeld verwendet.

EZD (Elektronisches Dokumentenmanagement – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją): Polnisches System zur elektronischen Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von amtlichen Dokumenten. Im öffentlichen Sektor weit verbreitet. Ermöglicht u. a. das elektronische Führen von Akten, Vorgängen und deren automatische Zuordnung.

EOD (Elektronischer Dokumenten-Workflow): Systeme zur Abbildung und Automatisierung von Arbeitsprozessen, in deren Rahmen Dokumente erstellt, geprüft, freigegeben oder versendet werden.

Solche Systeme ermöglichen eine zentrale, nachvollziehbare und rechtskonforme Steuerung aller geschäftlichen oder amtlichen Dokumente und sind in der Lage, Schnittstellen zu externen Plattformen – wie z. B. e-Doręczenia – zu integrieren. Durch die Integration von e-Doręczenia in Kanzleisysteme wird der elektronische Posteingang und -ausgang nahtlos in bestehende interne Abläufe eingebunden. Das erhöht die Effizienz, die Rechtssicherheit und vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Fristen.

Die polnische Regierung stellt hierfür Schnittstellen und Testumgebungen bereit, um das Krajowy System e-Doręczeń (Landesweites e-Zustellungssystem) nahtlos in elektronische Dokumentenverwaltungssysteme zu integrieren. Insbesondere können Systeme der Klasse EZD (Elektronische Dokumentenverwaltung) über definierte API-Schnittstellen an das e-Doręczenia-System angebunden werden. Dies ermöglicht es, eingehende elektronische Zustellungen direkt im internen Workflow zu erfassen und ausgehende Schreiben aus dem Kanzleisystem heraus zu versenden. Die Integration erschließt den vollen Nutzen der e-Doręczenia und erhöht die Funktionalität der bestehenden Kanzleisysteme.

Die polnische Digitalisierungsbehörde (Ministerstwo Cyfryzacji) hat für Softwareanbieter und Integratoren ausführliche technische Dokumentationen bereitgestellt. Nach Registrierung erhalten Integratoren Zugang zur Testumgebung INT sowie zu detaillierten Spezifikationen (inkl. YAML/OpenAPI-Dateien) und Anleitungen. Dieses Testsystem ermöglicht es, die Sende-/Empfangsfunktionen von e-Doręczenia vor einer Produktivschaltung zu erproben. Die Integration erfolgt in der Regel über Webservice-Aufrufe, wobei Sicherheit (Authentifizierung/Autorisierung) und Datenformate durch die bereitgestellte API vorgegeben sind.

Unser Tipp: Viele gängige polnische Dokumentenmanagement-Systeme (Elektronischer Posteingang, Elektronischer Dokumentenworkflow etc.) haben bereits Updates oder Module erhalten, um e-Doręczenia zu unterstützen. Es lohnt sich zu prüfen, ob Ihr Systemhersteller entsprechende Plugins oder Updates anbietet, um die e-Zustellungsfunktion einzubinden.

Zudem kann das e-Doręczenia-Postfach selbstständig Weiterleitungs- und Verteilregeln definieren. Der/die Postfach-Administrator:in hat die Möglichkeit, automatische Regeln einzurichten, um eingehende Schreiben an andere IT-Systeme oder interne Mailverteiler weiterzuleiten. So kann z. B. jede neue Nachricht automatisch in ein unternehmensinternes Ticketsystem oder an ein DMS übergeben werden. Diese Option sollte in Zusammenarbeit mit der IT geprüft werden, um sicherzustellen, dass keine amtliche Post unbeachtet bleibt und die Zustellungen gemäß firmeninternem Workflow direkt den zuständigen Stellen zugeordnet werden.

Zuständige Personen: Administratoren der e-Zustellungsadresse (natürliche Personen)

Jede juristische Person (Unternehmen) muss laut Gesetz einen Administrator des e-Doręczenia-Postfachs bestimmen. Dieser Administrator ist eine natürliche Person, die vom Unternehmen benannt wird und befugt ist, die elektronische Zustelladresse zu verwalten. Für Unternehmen mit deutscher Beteiligung stellt sich die Frage, ob auch Ausländer (z. B. deutsche Staatsbürger) als Administratoren fungieren dürfen. Die Antwort lautet: Ja. Weder Gesetz noch Richtlinien schließen aus, dass eine nicht-polnische Person Administrator wird. Wichtig ist vielmehr, dass die Person formal vom Unternehmen autorisiert ist und über die nötigen Zugangsmittel zum System verfügt.

Gesetzliche Anforderungen:

Im Antrag auf Einrichtung einer e-Zustellungsadresse müssen der Name, die E-Mail-Adresse und die Identifikationsnummer (PESEL) des vorgesehenen Administrators angegeben werden. Hat der Administrator keine PESEL-Nummer (z. B. ein ausländischer Manager), so kann ersatzweise eine eindeutige EU-Identifikationsnummer angegeben werden. Dies ist ein Mechanismus zur grenzüberschreitenden Identifikation, der es z. B. erlaubt, einen EU-Bürger mittels seines elektronischen Ausweises oder anderer eID-Methoden zu registrieren. Praktisch bedeutet dies, dass ein deutscher Geschäftsführer Administrator sein kann – sofern er sich im System eindeutig identifizieren kann. In vielen Fällen beantragen ausländische Geschäftsführer einer polnischen Tochtergesellschaft ohnehin eine PESEL-Nummer; ist dies (noch) nicht erfolgt, kann z. B. ein qualifizierter elektronischer Signaturzertifikat oder ein via eIDAS anerkanntes ausländisches eID genutzt werden, um die Anmeldung durchzuführen.

Wer darf Administrator sein?

Grundsätzlich jede vom Unternehmen bevollmächtigte Person. Oft übernimmt ein Mitglied der Geschäftsführung diese Rolle, da es um den Empfang potentiell wichtiger amtlicher Mitteilungen geht. Es ist jedoch zulässig, auch einen geeigneten Mitarbeiter oder Externen als Administrator zu benennen, solange die formale Bevollmächtigung vorliegt. Im Antrag ist in solchen Fällen ein Dokument zum Nachweis der Vertretungsberechtigung beizufügen (z. B. Handelsregisterauszug für Geschäftsführer oder eine schriftliche Vollmacht für einen Prokuristen/Mitarbeiter). Die Person sollte Zugang zur vertraulichen Unternehmenspost haben dürfen und im Umgang mit digitalen Systemen kompetent sein. Ein Branchenhinweis empfiehlt: “Der Administrator sollte eine Person sein, die das Recht zur Einsichtnahme in die Korrespondenz besitzt und über die Befugnis zur Verwaltung derselben verfügt.”

Ausländer als Administratoren:

Wie erwähnt, besteht keine Einschränkung hinsichtlich der Staatsangehörigkeit. Entscheidend ist, dass der Administrator praktisch in der Lage ist, das System zu bedienen. In der Praxis bedeutet dies, dass ein ausländischer Admin sich elektronisch anmelden und signieren können muss. Dazu kann ein deutscher Staatsbürger entweder ein polnisches Profil Zaufany (nach Erhalt einer PESEL) nutzen oder eine EU-weit anerkannte qualifizierte elektronische Signatur bzw. eID einsetzen. Die polnische Plattform Biznes.gov.pl akzeptiert z. B. Login und Signatur mit Profil Zaufany, dem neuen Personalausweis mit eID-Funktion (dowód osobisty z warstwą elektroniczną) oder einem qualifizierten Zertifikat. Ein deutscher Geschäftsführer ohne polnische Bank-/Vertrauensprofil kann bspw. mit seiner deutschen Signaturkarte (die eIDAS-qualifiziert ist) den Antrag unterschreiben.

Aufgaben und Rechte des Administrators:

Der Administrator der e-Doręczenia-Adresse hat weitreichende Rechte in Bezug auf das Postfach. Er/Sie kann das Postfach aktivieren, eingehende Nachrichten empfangen und ausgehende versenden sowie Einstellungen vornehmen. Nach der Aktivierung kann der Administrator weitere Personen berechtigen, auf das Postfach zuzugreifen und definierte Aktionen vorzunehmen. Beispielsweise kann ein Administrator bestimmte Mitarbeiter als Benutzer eintragen, die dann ebenfalls Schreiben im Postfach lesen oder versenden dürfen (etwa zur Arbeitsteilung in der Rechtsabteilung). Allerdings bleibt der Administrator die oberste Instanz: Die von ihm berechtigten Benutzer dürfen nicht ihrerseits weitere Personen berechtigen. Eine gleichzeitige Benennung mehrerer Administratoren ist im Gesetz nicht ausdrücklich vorgesehen – üblich ist die Ernennung eines Hauptadministrators. Sollte ein Wechsel nötig sein (z. B. bei Personalwechsel), muss das Unternehmen den Administrator förmlich austauschen; hierzu gibt es auf dem Portal entsprechende Funktionen (siehe Gov.pl-FAQ zum Ändern des Administrators).

Zusammengefasst sollten deutsche Unternehmen in Polen darauf achten, eine geeignete Person als Administrator zu bestimmen – diese muss nicht polnischer Staatsbürger sein, aber sie muss autorisiert und technisch in der Lage sein, das System in der polnischen Sprache zu bedienen.

Schritte zur rechtskonformen Einrichtung und Nutzung von e-Zustellungen

Im Folgenden wird der Prozess zur Einrichtung der e-Doręczenia-Adresse und deren rechtssicherer Nutzung Schritt für Schritt erläutert. Dies umfasst die Beantragung der Adresse, die Aktivierung des elektronischen Postfachs und den laufenden Betrieb einschließlich der wichtigsten rechtlichen Fallstricke.

1. Vorbereitung und Voraussetzungen schaffen

Bevor die Registrierung begonnen wird, sind einige Vorbereitungen sinnvoll:

Benötigte Zugänge beschaffen: Stellen Sie sicher, dass die Person, welche den Antrag stellen wird (z. B. der künftige Administrator), einen elektronischen Identitätsnachweis hat. Idealerweise ein polnisches Profil Zaufany (erhältlich für Personen mit PESEL) oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Alternativ kann der neue polnische Personalausweis mit e-ID genutzt werden. Ohne eines dieser Tools ist eine Online-Beantragung nicht möglich, da der Antrag elektronisch unterschrieben werden muss.

Interne Vollmacht klären: Legen Sie fest, wer den Antrag einreicht. Falls es nicht ein im KRS eingetragener Vertreter (Geschäftsführer) selbst ist, erstellen Sie eine elektronisch signierte PDF-Vollmacht für den Bevollmächtigten. Diese Vollmacht wird dem elektronischen Antrag beigefügt.

Unternehmensdaten bereithalten: Für das Ausfüllen werden u.a. die KRS-Nummer, Firmendaten und die Daten des Administrators benötigt (Name, E-Mail-Adresse, PESEL/ID-Nummer). Halten Sie einen aktuellen Handelsregisterauszug bereit, falls notwendig, um die Vertretungsbefugnis nachzuweisen.

2. Antragstellung über das Online-Portal

Die Einrichtung erfolgt online über den staatlichen Unternehmer-Service (z. B. via Biznes.gov.pl). Der grobe Ablauf laut offizieller Anleitung ist folgender:

Antragsformular ausfüllen: Öffnen Sie die E-Service „Wniosek o adres do e-Doręczeń“ (Antrag auf Einrichtung einer e-Zustellungsadresse). Melden Sie sich dazu am Portal an (über das Unternehmerkonto auf Biznes.gov.pl oder direkt via ePUAP). Im Formular geben Sie die Daten des Unternehmens (Name, KRS/REGON etc.) und der beantragenden Person ein. Sie können an dieser Stelle bereits den vorgesehenen Administrator benennen und seine Daten angeben (Name, E-Mail und Identifikationsnummer). Sollte der Antragssteller zugleich der Administrator sein, werden die Daten entsprechend übernommen.
Antrag prüfen und signieren: Überprüfen Sie die Eingaben sorgfältig. Im Anschluss signieren Sie den Antrag elektronisch – akzeptiert werden Profil Zaufany, e-ID (Personalausweis) oder qualifizierte Signatur. Die Signaturfunktion ist in das Portal integriert (bei Profil Zaufany z. B. per Mobilnym podpis oder SMS-TAN). Alle erforderlichen Anlagen (z. B. Vollmacht, Vertretungsnachweis) sollten zuvor hochgeladen werden. Danach senden Sie den Antrag ab.
Bestätigung abwarten: Wenn der Antrag erfolgreich eingereicht ist, erhalten Sie zeitnah eine E-Mail-Bestätigung an die im Antrag angegebene Kontaktadresse. Diese E-Mail bestätigt den Eingang des Antrags. Die Behörde (Ministerium für Digitales) prüft nun den Antrag. Wird er genehmigt, wird die Adresse für elektronische Zustellung (ADE) für Ihr Unternehmen erzeugt. Im Falle von Fehlern oder fehlenden Angaben kann der Antrag abgelehnt werden – Sie würden dann eine E-Mail mit Ablehnungsgrund und Korrekturhinweisen erhalten, um danach einen korrigierten Antrag stellen zu können.

Hinweis: Unter gewissen Umständen kann die Adresse auch automatisch angelegt werden, etwa wenn ein Unternehmen sich neu ins KRS einträgt. In solchen Fällen erhält der zuständige Minister die Daten aus dem Register elektronisch und erstellt die e-Zustelladresse von Amts wegen. Das gilt aber vor allem für Neugründungen; Bestandsunternehmen müssen den obigen Antrag aktiv stellen.

3. Aktivierung des e-Doręczenia-Postfachs

Nach erfolgreicher Antragsbearbeitung ist zwar eine Adresse für Ihr Unternehmen reserviert, das zugehörige Postfach muss jedoch aktiviert werden, bevor es empfangen und senden kann. Die Aktivierung erfolgt über das Portal mObywatel/Gov.pl (der zentrale Bürger- und Unternehmerportal, vormals ePUAP). Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Login ins System: Rufen Sie die e-Doręczenia-Seite auf (z. B. edoreczenia.gov.pl) und loggen Sie sich mit Ihrem Trusted Profile oder Zertifikat ein. (Der Login läuft über das mObywatel-System; falls Sie bereits bei Biznes.gov.pl angemeldet waren, könnten Sie direkt weitergeleitet werden.)

„Ihre Postfächer“ öffnen: Navigieren Sie im Menü zu „Twoje skrzynki” (Ihre Postfächer). Dort sollte das neu erstellte Postfach für Ihre Firma aufgelistet sein.

Postfach aktivieren: Klicken Sie beim betreffenden Postfach auf die Schaltfläche „Aktywuj skrzynkę” (Postfach aktivieren).

Einstellungen vornehmen: Sie werden aufgefordert, eine Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse einzugeben und die Nutzungsbedingungen des Zustelldienstes (Regulamin des Operator Wyznaczony, d.h. der Postverwaltung) zu akzeptieren. Tragen Sie eine E-Mail ein, die regelmäßig gelesen wird – an diese Adresse schickt das System Hinweis-E-Mails, wenn neue amtliche Post im e-Doręczenia-Postfach eingeht.

Aktivierung abschließen: Bestätigen Sie durch Klick auf „Aktywuj”. Das Postfach wird nun aktiviert. Sie erhalten zur Bestätigung nochmals eine E-Mail, dass das e-Doręczenia-Postfach nun aktiv ist und genutzt werden kann.

Ab dem Moment der Aktivierung ist Ihre Adresse im Basisregister elektronischer Adressen (Baza Adresów Elektronicznych, BAE) eingetragen. Behörden und andere berechtigte Absender können ab dann Dokumente rechtswirksam an Ihr elektronisches Postfach zustellen.

Wichtig!

Mit der Aktivierung gehen rechtliche Pflichten einher. Gemäß §33 Abs.1 des Gesetzes bewirkt der Eintrag in die BAE, dass amtliche Schreiben grundsätzlich nur noch elektronisch an diese Adresse gesendet werden. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass das Postfach regelmäßig kontrolliert wird und zugestellte Dokumente zur Kenntnis genommen werden. Versäumen Sie dies, gilt ein Schriftstück dennoch als zugestellt (siehe unten „Rechtswirkungen der Zustellung”).

4. Nutzung des e-Doręczenia-Postfachs im Alltag

Nach der Einrichtung sollten Sie interne Prozesse etablieren, um das Postfach effektiv zu nutzen:

Posteingang prüfen: Der/die Administrator:in (oder beauftragte Mitarbeiter mit Zugang) sollte täglich das Postfach prüfen. Zwar sendet das System Benachrichtigungen per E-Mail, doch verlässt man sich besser nicht ausschließlich darauf. Insbesondere bei Fristsachen (Gericht, Finanzamt etc.) ist eine schnelle Sichtung essenziell.

Empfangene Dokumente bearbeiten: Eine eingehende Nachricht im e-Doręczenia-Postfach ist typischerweise ein PDF oder XML-Dokument mit offiziellen Mitteilungen. Öffnet oder lädt ein berechtigter Nutzer die Nachricht herunter, wird dies protokolliert und das Dokument gilt in diesem Moment als zugestellt. Das System stellt zu jeder Sendung ein Zustellungsprotokoll/Zustellbestätigung bereit, vergleichbar dem Rückschein. Sollte einmal niemand das Dokument öffnen, tritt nach einer Frist automatisch die sogenannte Zustellfiktion ein: 14 Tage nach Bereitstellung im Postfach gilt ein Schriftstück als zugestellt, auch wenn der Adressat es nicht geöffnet hat. Spätestens am 15. Tag nach Eingang wird somit die Zustellung rechtswirksam fingiert. Die Post bleibt im Postfach abrufbar (i. d. R. mindestens 3-6 Monate, je nach Systemeinstellung oder bis man sie archiviert) – aber aus Sicht von Behörden laufen Fristen dann bereits ab. Beispiel: Ein Bescheid, der am 1. Juli eingeht und vom Unternehmen nicht abgerufen wird, gilt ab dem 16. Juli als zugestellt, mit allen Konsequenzen für Widerspruchsfristen etc.. Es ist daher unerlässlich, dass Zustellungen zeitnah geöffnet und intern weitergeleitet werden.

Fristenmanagement: In Zusammenhang mit dem obigen Punkt sollte Ihr Unternehmen das Fristenmanagement anpassen. Da nun Post elektronisch und ggf. schneller kommt, empfehlen sich automatische Alarmierungen (z. B. E-Mail-Regeln, die Benachrichtigungen an mehrere Personen weiterleiten, Kalender-Einträge bei bestimmten Absendern etc.). Nutzen Sie ggf. die Option, im e-Doręczenia-Portal zusätzliche Benutzer mit Lesezugriff einzurichten, damit eine Vertretung vorhanden ist.

Versand von Dokumenten: Das e-Doręczenia-Postfach kann auch für ausgehende Schreiben an Behörden (und andere Empfänger mit e-Adresse) genutzt werden. Damit lassen sich z. B. Antworten auf Behördenschreiben oder Anträge digital einreichen – rechtssicher und mit Zustellnachweis. Für den Versand loggt man sich ins Postfach ein, verfasst eine Nachricht (oder lädt ein signiertes PDF hoch) und adressiert sie an die e-Zustelladresse der Behörde. Die Nachricht wird als elektronischer Einschreibbrief zugestellt. Für Unternehmen ist dieser Versand an Behörden kostenfrei, da es Teil des öffentlichen Zustelldienstes ist. Sollten Unternehmen untereinander über e-Doręczenia kommunizieren wollen, ist dies ebenfalls möglich, jedoch nur wenn beide Seiten über eine e-Doręczenia-Adresse verfügen und einen entsprechenden Dienst (vom staatlichen oder einem qualifizierten privaten Anbieter) aktiviert haben. Solche rein privaten Zustellungen könnten kostenpflichtig sein gemäß den Tarifen des jeweiligen Dienstanbieters (beispielsweise berechnet Poczta Polska als Betreiber einen kleinen Betrag pro Nachricht zwischen Privatunternehmen).

Hybridzustellung: Erwähnenswert ist die publiczna usługa hybrydowa, der hybride Zustelldienst. Wenn Ihr Unternehmen selbst über e-Doręczenia versendet, aber der Empfänger (z. B. ein Bürger ohne e-Adresse) nur postalisch erreichbar ist, übernimmt der Dienst die automatische Umwandlung in einen Papierbrief mit Postzustellung. Diese Hybridfunktion wird von Poczta Polska bereitgestellt und garantiert ebenfalls einen Nachweis. Im Alltag als Unternehmen mit deutscher Beteiligung werden Sie diese Funktion eher selten benötigen, da Sie primär mit Behörden (die e-Doręczenia nutzen müssen) kommunizieren werden.

Zusammengefasst sollten Sie das e-Doręczenia-Postfach ähnlich behandeln wie ein virtuelles Einschreiben-Postfach: Tägliche Kontrolle, sorgfältige Dokumentation von Eingängen (idealerweise in Ihrem DMS) und fristgerechte Bearbeitung der Inhalte.

Rechtsgrundlagen, offizielle Quellen und technische Dokumentation

Die Einführung von e-Doręczenia fußt auf klaren gesetzlichen Regelungen und wird von umfassenden offiziellen Informationsangeboten begleitet. Hier die wichtigsten Grundlagen und Quellen:

Gesetzliche Grundlage: Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Gesetz vom 18.11.2020 über elektronische Zustellungen, Dz.U. 2020 poz. 2320). Dieses Gesetz definiert alle relevanten Begriffe und Pflichten. Zum Beispiel nennt Art. 9 Abs.1 die verpflichteten Nutzergruppen – darunter alle „podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS”, also Nicht-öffentliche Stellen, die im Unternehmensregister KRS eingetragen sind. Damit sind alle Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften etc. erfasst. Art. 19 schreibt die Benennung eines Postfach-Administrators für juristische Personen vor, und Art. 37 ff. regeln die Zustellungsfiktion und Fristen (z. B. die 14-Tage-Regel). Unternehmen sollten sich mit diesen Kernpunkten vertraut machen, um ihre Rechte und Pflichten zu kennen.

Durchführungsbestimmungen: Neben dem Gesetz selbst sind Verordnungen und Regulaminy (Nutzungsbedingungen) relevant. Insbesondere hat Poczta Polska S.A. als derzeit Operator Wyznaczony (designierter öffentlicher Zustelldienstleister) einen offiziellen Nutzungsregeln für den e-Doręczenia-Dienst veröffentlicht. Diesen muss man bei Aktivierung akzeptieren. Darin sind Details zur Nutzung, Haftung, Datenschutz etc. geregelt.

Offizielle Portale: Zentrale Informationsquelle ist das Regierungsportal für e-Doręczenia (Unterseite von Gov.pl). Dort finden sich Leitfäden, FAQ und Materialien für verschiedene Nutzergruppen (Bürger, Unternehmer, Behörden). Beispielsweise erklärt das FAQ in einfacher Sprache viele praktische Fragen (etwa zur „fikcja doręczenia” – Zustellungsfiktion nach 14 Tagen oder wer genau zur Nutzung verpflichtet ist). Auf Biznes.gov.pl, dem Online-Portal für Unternehmer, sind ebenfalls Schritt-für-Schritt-Anleitungen verfügbar – unter anderem “e-Doręczenia dla przedsiębiorców” mit allen wichtigen Schritten zur Beantragung. Diese Portale werden regelmäßig aktualisiert, insbesondere wenn Fristen näher rücken oder neue Funktionen (Updates) im System eingeführt werden.

Technische Dokumentation: Für IT-Abteilungen und Softwareintegratoren stellt das Ministerium für Digitales (MC) ein eigenes Portal zur Verfügung, inkl. Test-Umgebung und API-Dokumentation. Nach Anmeldung zum Integratoren-Testzugang erhält man Zugriff auf die aktuelle API-Dokumentation (OpenAPI YAML), Beispielimplementierungen und technische Hinweise. Die Adresse hierfür lautet int.edoreczenia.gov.pl (Zugriff nur mit Berechtigung). Weiterhin gibt es dedizierte Ansprechpartner oder Ticket-Systeme (z. B. das ITSM Atmosfera), um technische Probleme in der Testphase zu klären.

Rechtliche Informationsquellen: Für tiefergehende juristische Fragen lohnt ein Blick in Kommentare oder Leitfäden. Das Ministerium hat einen offiziellen Implementierungsleitfaden (Przewodnik) für öffentliche Stellen herausgegeben, der viele allgemeine Hinweise enthält („Jak skutecznie wdrożyć e-Doręczenia?”, April 2025). Zudem bieten Berufsverbände (z. B. die polnische Anwaltskammer) Schulungsmaterial anc. In deutscher Sprache sind Informationen spärlicher; falls Sprachbarrieren bestehen, kann es sinnvoll sein, einen zweisprachigen Juristen oder Dienstleister hinzuzuziehen, der mit dem polnischen System vertraut ist.

Zusammenfassend sollte man sich vor allem auf die offiziellen polnischen Quellen stützen, da diese verbindlich und aktuell sind. Besonders das Unternehmer-Portal und das Gov.pl-Informationsportal liefern verlässliche Schritt-für-Schritt-Informationen und aktualisieren die Inhalte bei Gesetzesänderungen oder neuen Fristen.

Praxisempfehlungen für deutsche Unternehmen in Polen

Die Einführung von e-Doręczenia in einem Unternehmen mit deutsch-polnischem Hintergrund erfordert nicht nur das Befolgen der formalen Schritte, sondern auch organisatorische Anpassungen. Aus der bisherigen Praxis lassen sich folgende Empfehlungen ableiten:

Lokalen Verantwortlichen bestimmen: Wenn die Geschäftsführung aus dem Ausland stammt und möglicherweise Sprachhürden bestehen, ist es ratsam, einen lokalen Mitarbeiter oder Vertreter (z.B. einen Mitarbeiter der Deutsch-polnischen Industrie- und Handelskammer) mit der operativen Betreuung des e-Doręczenia-Postfachs zu betrauen. Dieser kann entweder selbst der Administrator sein oder vom ausländischen Geschäftsführer als Benutzer mit Zugriffrechte ausgestattet werden. Wichtig ist, dass diese Person Polnisch versteht (amtliche Schreiben sind meist auf Polnisch) und die Dringlichkeit amtlicher Mitteilungen einschätzen kann. Beispielsweise kann der deutsche Geschäftsführer formal Administrator bleiben (für die Kontrolle), während ein polnischer Mitarbeiter im Tagesgeschäft die Überwachung übernimmt – möglich durch die Delegationsfunktion im System.

Interne Prozesse definieren: Integrieren Sie die e-Zustellungen in Ihre Posteingangsprozesse. Legen Sie fest, wer die Eingänge sichtet, wie sie an die zuständigen Stellen intern weitergeleitet werden (z. B. per E-Mail, DMS-Eintrag, Ticket) und wer für Antworten zuständig ist. Erstellen Sie einen Notfallplan, falls der Hauptverantwortliche abwesend ist (Urlaub/Krankheit) – z. B. durch mindestens eine zweite Person mit Postfachzugriff.

Schulung und Sensibilisierung: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Mitarbeiter über die rechtliche Verbindlichkeit elektronischer Zustellungen informiert sind. Jeder sollte verstehen, dass eine elektronische Zustellung denselben Stellenwert hat wie ein Einschreibebrief. Insbesondere Fristenberechnungen müssen allen klar sein: Eine nicht geöffnete Nachricht gilt nach 14 Tagen als zugestellt – Unkenntnis schützt hier nicht. Gegebenenfalls sollte der/die Verantwortliche eine Schulung zum e-Doręczenia-System erhalten, um alle Funktionen (Weiterleiten, Antworten, Archivieren, Quittungen ziehen etc.) sicher zu beherrschen. Das Ministerium hat Video-Tutorials und E-Learnings veröffentlicht, die hierbei helfen können.

Technische Integration nutzen: Prüfen Sie, ob Ihre vorhandene IT-Infrastruktur eine Integration des e-Doręczenia-Postfachs ermöglicht. Viele Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen binden den elektronischen Posteingang direkt ins ERP/DMS ein, sodass neue Schreiben automatisch erfasst werden. Dies kann Fehlerrisiken reduzieren. Falls Ihr Dokumentenmanagement-System eine Eingangsregistratur (Elektronisches Journal) besitzt, sollte die e-Doręczenia möglichst dort angebunden werden – entweder durch die offiziellen API oder zumindest durch regelmäßigen manuellen Export/Import der Dokumente. Einige Firmen entwickeln auch eigene Skripte oder nutzen RPA (Robotic Process Automation), um das Postfach regelmäßig auszulesen und Inhalte intern zu verteilen.

Benachrichtigungsfunktionen ausreizen: Verwenden Sie die Möglichkeit, eine Benachrichtigungs-E-Mail zu hinterlegen, und erwägen Sie, diese E-Mails an mehrere Empfänger weiterzuleiten (z. B. an ein funktionsbasiertes Postfach wie „legal@firma.pl“ oder „verwaltung@firma.pl“). So stellen Sie sicher, dass der Hinweis auf neue Post nicht übersehen wird. Zusätzlich kann man Outlook-Regeln oder SMS-Gateways einsetzen, um bei kritischen Absendern (Gericht, Steuerbehörde) besondere Alerts auszulösen.

Kontaktdaten aktuell halten: Sorgen Sie dafür, dass Änderungen – sei es ein Wechsel des Administrators, der Ausfall einer Kontakt-E-Mail oder eine neue Firmenadresse – sofort im e-Doręczenia-System aktualisiert werden. Der Administrator kann im Portal Adressdaten der Firma ändern (z. B. neue Sitzanschrift) und natürlich den Benachrichtigungs-E-Mailkontakt anpassen. Bei Wechsel des Administrators muss formal ein neuer Administrator benannt werden; dies erfolgt ebenfalls über das Portal (inkl. eventuell neuer Vollmacht etc.). Versäumnisse in diesem Bereich könnten dazu führen, dass wichtige Benachrichtigungen ins Leere laufen.

Externe Beratung einbeziehen: Schließlich kann es für deutsche Unternehmen sinnvoll sein, einen juristischen Dienstleister in Polen, wie etwa unsere Kammer einzubeziehen, zumindest für die Anfangsphase. Dieser kann z. B. als zusätzlich Bevollmächtigter im e-Doręczenia-System hinterlegt werden, um eine doppelte Absicherung zu haben. Einige Kanzleien bieten an, im Namen von Mandanten die e-Postfächer zu monitoren (ähnlich wie sie Postanschriften als Zustellungsbevollmächtigte anbieten). Achtung: Wird dies genutzt, muss der Dienstleister zuverlässig und vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet sein, da er Zugang zu allen amtlichen Schreiben erhält.

Fazit

Die Nutzung von e-Doręczenia ist für in Polen ansässige Unternehmen – einschließlich deutscher Tochtergesellschaften – unumgänglich geworden und bietet zugleich Chancen für effizientere Kommunikation mit Behörden. Wichtig ist, die rechtlichen Vorgaben genau einzuhalten und das System organisatorisch sowie technisch sauber zu implementieren. Von der Bereitstellung der technischen Infrastruktur über die Benennung eines geeigneten Administrators bis hin zur täglichen Praxis der Postfachnutzung sind zahlreiche Aspekte zu beachten, die in diesem Leitfaden umrissen wurden. Offizielle Quellen wie das Gov.pl-Portal und Biznes.gov.pl bieten dabei verlässliche Orientierungshilfe, und die gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere das Gesetz über elektronische Zustellungen) schaffen den verbindlichen Rahmen für eine rechtskonforme Anwendung.

Wenn Unternehmen diese Empfehlungen berücksichtigen, ihre Mitarbeiter schulen und die Integration sorgfältig planen, lässt sich das e-Doręczenia-System nicht nur pflichtgemäß, sondern sogar vorteilhaft einsetzen – als modernes Mittel, um Amtsgeschäfte schneller und transparenter abzuwickeln. Bei Unklarheiten sollte stets frühzeitig Rücksprache mit fachkundigen Stellen gehalten werden, um einen reibungslosen und rechtssicheren Einsatz von e-Doręczenia zu gewährleisten.

Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ersetzt keine individuelle rechtliche Beratung. Er dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine verbindliche Auskunft im Einzelfall dar. Für weiterführende Fragen oder bei spezifischem Beratungsbedarf stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Unsere Experten unterstützten Sie nicht nur bei der Implementierung und rechtssicheren Nutzung von e-Doręczenia, sondern übernenhmen auf Wunsch auch das fortlaufende Monitoring Ihres elektronischen Postfachs. Zögern Sie bitte nicht, uns direkt zu kontaktieren.

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