E-Zustellungen für GmbH in Polen: Neue Fristen und rechtliche Grundlagen

NEUE REGELUNGEN ZUR ELEKTRONISCHEN ZUSTELLUNG UND HYBRIDEN DIENSTLEISTUNGEN

Ab Januar 2025 treten in Polen neue Vorschriften zur elektronischen Zustellung von Schriftstücken und zur Nutzung hybrider Dienste in Kraft. Das polnische System der E-Zustellungen bietet eine moderne Alternative zum klassischen Einschreiben mit Rückschein und bringt rechtliche und praktische Vorteile mit sich. Diese Änderungen sollen die Kommunikation zwischen öffentlichen und privaten Stellen optimieren, die Effizienz steigern und die Transparenz bei der elektronischen Dokumentenübermittlung erhöhen.

Mit der Einführung der e-Zustellung wird der kostenfreie und sichere Austausch von Schriftstücken mit polnischen Behörden ermöglicht. Das neue polnische System für elektronische Zustelladressen wird für viele öffentliche und private Organisationen verpflichtend sein. Das Ziel ist es, die Kommunikation zwischen Behörden, Unternehmen und Bürgern effizienter und sicherer zu gestalten, indem Korrespondenz digital und rechtlich bindend zugestellt wird. Die Regelungen betreffen sowohl öffentliche Institutionen als auch private Unternehmen, die im Staatlichen Gerichtregister (KRS - ein Handelsregister für Handelsgesellschaften) oder in der Zentralen Evidenz und Information über die Wirtschaftstätigkeit (CEIDG - Gewerberegister für Einzelunternhmer) eingetragen sind.

Die polnischen e-Zustellungen sind ein Dienst, der das elektronische Versenden und Empfangen von Korrespondenz ermöglicht und rechtlich die gleiche Wirkung wie ein Einschreiben mit Rückschein entfaltet. Sie haben auf diese Art und Weise die Möglichkeit, ein elektronisches „Einschreiben“ zu jeder Zeit und von jedem Ort aus mithilfe verschiedener Geräte, wie Computer, Tablet oder Smartphone, zu versenden und zu empfangen.

Die e-Zustellungsadresse Ihres Unternehmens in Polen bleibt konstant, selbst wenn sich der physische Unternehmenssitz ändert. Die Nutzung von e-Zustellungen bietet folgende Vorteile:

Eindeutige Identifizierung von Absender und Empfänger,
Vertraulichkeit der übermittelten Korrespondenz,
Integrität und Unverfälschbarkeit der übermittelten Daten,
Zugriff auf zuverlässige und rechtlich anerkannte Nachweise für Versand und Empfang,
Informationen über Datum und Uhrzeit des Versands und Empfangs,
Möglichkeit der schnellen Ermittlung der e-Zustellungsadresse des Empfängers.

Nachfolgend erläutern wir die wichtigsten Bestimmungen des neuen Gesetzes, das die Rahmenbedingungen für diese Dienstleistungen festlegt.

WESENTLICHE INHALTE DES POLNISCHEN GESETZES

Das polnische Gesetz über elektronische Zustellungen vom 18. November 2020 regelt die grundlegenden Prinzipien für die elektronische Zustellung von Korrespondenz sowie die Nutzung hybrider Zustelldienste. Ziel ist es, sowohl für öffentliche als auch für private Einrichtungen klare und einheitliche Regeln festzulegen. Das neue polnische Gesetz bringt bedeutende Veränderungen mit sich, die sowohl den öffentlichen Sektor als auch bestimmte Berufsgruppen betreffen. Die verpflichtende Einführung elektronischer Zustelldienste für öffentliche Institutionen wird die Kommunikation erheblich beschleunigen und dabei sicherstellen, dass alle übermittelten Dokumente nachverfolgt und rechtssicher archiviert werden. Gleichzeitig bietet das Gesetz Flexibilität, indem es in bestimmten Fällen alternative Zustellmethoden zulässt. Für private Unternehmen eröffnet sich durch die Möglichkeit der freiwilligen Nutzung elektronischer Zustelldienste eine attraktive Option, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.

Elektronische Zustellung bedeutet, dass öffentliche Institutionen verpflichtet sind, offizielle Dokumente über spezielle, zertifizierte elektronische Systeme zuzustellen. Diese Systeme gewährleisten eine sichere und nachvollziehbare Übermittlung. Zusätzlich gibt es die hybriden Dienste, bei denen elektronische und herkömmliche Postwege kombiniert werden. Diese hybriden Dienste kommen zum Einsatz, wenn der Empfänger keine elektronische Zustelladresse hat oder wenn andere besondere Umstände vorliegen.

Wichtige Begriffe und Definitionen

Um Missverständnisse zu vermeiden, werden im neuen Gesetz zentrale Begriffe klar definiert:

Ein elektronischer Zustellungsadressat ist eine eindeutige, registrierte elektronische Adresse, die sowohl vom Absender als auch vom Empfänger von Dokumenten verwendet wird. Sie ermöglicht es, Korrespondenz sicher und transparent über die entsprechenden Zustelldienste auszutauschen.
Die qualifizierte elektronische Zustellung ist eine besonders sichere und zertifizierte Form des elektronischen Dokumentenaustauschs, die den EU-Richtlinien und den entsprechenden Sicherheitsstandards entspricht. Sie garantiert die Unveränderbarkeit der übermittelten Daten und dokumentiert den Versand sowie den Empfang.
Hybride Zustelldienste kombinieren elektronische und physische Zustellungsmethoden. Diese werden hauptsächlich von öffentlichen Stellen verwendet, um sicherzustellen, dass auch Empfänger, die keine elektronische Zustelladresse haben, die notwendige Korrespondenz erhalten.

Ausnahmen und Sonderregelungen

Das Gesetz sieht einige Ausnahmen vor, in denen die elektronischen Zustellungsregeln nicht angewendet werden. Dies betrifft unter anderem:

Vertrauliche Informationen: Wenn Dokumente geheime oder besonders sensible Informationen enthalten, werden sie auf herkömmlichem Weg zugestellt.
Öffentliche Ausschreibungen und Konzessionsverträge: In diesen Verfahren gelten spezielle Vorschriften, die den Einsatz elektronischer Systeme regeln.
Technische und organisatorische Gründe: Wenn aus technischen oder organisatorischen Gründen die elektronische Zustellung nicht möglich ist, darf auf alternative Zustellmethoden zurückgegriffen werden, wie etwa die Nutzung von IT-Systemen der Gerichte oder anderen spezialisierten Plattformen.

Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Zustelldienste

Öffentliche Institutionen sind verpflichtet, offizielle Dokumente über elektronische Zustelldienste zu versenden, die in einer speziellen Datenbank registriert sind. Diese Datenbank stellt sicher, dass jede Institution eine eindeutige elektronische Zustelladresse besitzt. Diese Regelung gilt ab 2025 ebenfalls für ausgewählte Berufe, wie Anwälte, Steuerberater und Notare, die ebenfalls verpflichtet sein werden, über eine solche Adresse zu verfügen, um ihre beruflichen Dokumente zu empfangen und zu versenden.

Hybride Zustellung – Wann wird sie verwendet?

Hybride Zustelldienste kommen insbesondere dann zum Einsatz, wenn eine elektronische Zustellung nicht möglich ist, etwa weil der Empfänger keine registrierte elektronische Adresse hat. Ein weiteres Beispiel ist der Fall, wenn der Empfänger in Haft sitzt und somit keinen Zugang zu elektronischer Kommunikation hat. In solchen Fällen werden die Dokumente auf herkömmlichem Weg zugestellt, wobei eine Kombination aus elektronischer und physischer Zustellung möglich ist.

Situationen, in denen eine elektronische Zustellung nicht anwendbar ist

Es gibt spezielle Situationen, in denen die elektronische Zustellung nicht verwendet werden darf, auch wenn dies grundsätzlich vorgesehen wäre. Dazu zählen:

Wenn ein Originaldokument in Papierform zugestellt werden muss.
Wenn rechtliche Vorschriften oder technische Hürden den elektronischen Austausch verhindern, etwa bei besonders umfangreichen Dokumenten oder wenn die Korrespondenz sicherheitsrelevante Informationen enthält.
Falls ein öffentliches Interesse besteht, das eine physische Zustellung erfordert, etwa im Bereich der nationalen Sicherheit oder der öffentlichen Ordnung.

Freiwillige Nutzung für private Unternehmen

Neben den verpflichtenden Regelungen für öffentliche Einrichtungen bietet das Gesetz auch privaten Unternehmen die Möglichkeit, auf freiwilliger Basis eine elektronische Zustelladresse zu registrieren. Dies könnte vor allem für Unternehmen nützlich sein, die regelmäßig mit öffentlichen Stellen kommunizieren, da die Nutzung dieser elektronischen Dienste den Prozess deutlich beschleunigt und vereinfacht.

WAS IST EINE ELEKTRONISCHE ZUSTELLADRESSE IN POLEN?

Eine elektronische Zustelladresse ist eine speziell zugewiesene Adresse, die es ermöglicht, amtliche Dokumente und andere wichtige Mitteilungen digital zu empfangen. Diese Adresse ist mit einer sogenannten Zustellbox verknüpft, die ähnlich wie ein E-Mail-Konto funktioniert, jedoch speziell für den rechtsverbindlichen Austausch von Dokumenten zwischen Institutionen und Privatpersonen vorgesehen ist. Die registrierte elektronische Zustellung stellt sicher, dass die zugestellten Nachrichten den Empfänger sicher und nachweisbar erreichen, was besonders in rechtlichen und behördlichen Angelegenheiten von großer Bedeutung ist.

Die Einrichtung einer solchen Zustelladresse erfolgt entweder auf Antrag oder automatisch, z.B. bei der Anmeldung eines Unternehmens m Staatlichen Gerichtregister (KRS - ein Handelsregister für Handelsgesellschaften) oder in der Zentralen Evidenz und Information über die Wirtschaftstätigkeit (CEIDG - Gewerberegister für Einzelunternhmer).

Wer ist zur Einrichtung einer elektronischen Zustelladresse verpflichtet?

Die Verpflichtung zur Einrichtung einer elektronischen Zustelladresse trifft in erster Linie:

Öffentliche Einrichtungen, die in der CEIDG oder im KRS eingetragen sind. Diese Adressen werden automatisch bei der Registrierung erstellt, ohne dass ein zusätzlicher Antrag erforderlich ist.
Private Unternehmen und Personen, die in der CEIDG oder im KRS registriert sind, müssen in vielen Fällen ebenfalls eine elektronische Zustelladresse besitzen. Diese wird entweder automatisch erstellt oder auf Antrag, je nach Art der Registrierung.

Die elektronischen Zustelladressen sind nicht nur für große Unternehmen und staatliche Institutionen relevant, sondern auch für kleinere Unternehmen, Selbstständige und bestimmte Berufsgruppen wie Anwälte, Notare oder Steuerberater.

Im Rahmen des Gesetzes über elektronische Zustellungen vom 18. November 2020 wird die Nutzung des Systems verbindlich. Anfangs war der Stichtag für auf den 10. März 2024 angesetzt, doch aufgrund von Verzögerungen wurde dieser Termin auf den 1. Oktober 2024 verschoben. Der Zeitpunkt der Einführung des e-Zustellungsfaches hängt vom Datum der Registrierung des Unternehmens im CEIDG oder im KRS ab:

Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2025 in der CEIDG oder im KRS registriert werden, richten das e-Zustellungsfach während der Registrierung ein.
Unternehmen, die bis zum 31. Dezember 2024 in der CEIDG registriert wurden oder werden, müssen ab dem 1. Oktober 2026 eine e-Zustellungsadresse haben.
Unternehmen, die vor dem 1. Januar 2025 im KRS registriert wurden oder werden, müssen ab dem 1. April 2025 eine e-Zustellungsadresse haben.
Vertreter der vertrauenswürdigen Berufe sind ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, das e-Zustellungssystem zu verwenden.

Zusammenfassend wird die Verpflichtung für in Polen registrierte Gesellschaften mit beschränkter Haftung nach folgendem Zeitplan eingeführt:

Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die ab dem 1. Januar 2025 im KRS registriert werden, erfolgt die Einrichtung des e-Zustellungsfaches während der Registrierung.
Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die vor dem 1. Januar 2025 im KRS registriert wurden, besteht die Pflicht zur Nutzung der e-Zustellungsadresse ab dem 1. April 2025.

Formale Anforderungen für die Beantragung

Die Beantragung einer elektronischen Zustelladresse für eine öffentliche oder private Organisation erfordert die Angabe bestimmter Informationen, wie:

Name oder Firma des Antragstellers
REGON- und NIP-Nummer, sofern vorhanden
Handelsregisternummer (KRS) für juristische Personen
Adresse der Organisation
Name und Kontaktinformationen des Administrators der Zustellbox

Besonders wichtig ist, dass der Antrag entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, einem qualifizierten elektronischen Siegel, einem vertrauenswürdigen oder persönlichen Signatur unterzeichnet wird. Dies stellt sicher, dass der Antragsteller authentifiziert ist und die rechtliche Verbindlichkeit des Vorgangs gewahrt bleibt.

Funktionen und Verwaltung der Zustellbox

Nach der erfolgreichen Einrichtung der elektronischen Zustelladresse wird jeder Organisation eine Zustellbox zugewiesen. Diese ermöglicht die sichere Verwaltung der digitalen Korrespondenz. Jede Organisation, egal ob öffentlich oder privat, muss einen Administrator benennen, der für die Verwaltung der Zustellbox verantwortlich ist. Dieser Administrator ist für die folgenden Aufgaben zuständig:

Empfangen und Versenden von Dokumenten
Verwaltung und Organisation der gespeicherten Korrespondenz
Einrichtung von automatisierten Regeln für die Weiterleitung von Nachrichten an andere IT-Systeme

Zusätzlich können Organisationen weitere berechtigte Personen bestimmen, die bestimmte Verwaltungsaufgaben in der Zustellbox übernehmen können, allerdings ohne das Recht, weitere Personen zu autorisieren.

Änderungen und Löschung der Zustelladresse

Ein wichtiges Merkmal des neuen polnischen Systems ist die Möglichkeit, die Zustelladresse und die Zustellbox bei Umstrukturierungen eines Unternehmens oder einer Institution anzupassen. Im Falle einer Umwandlung eines öffentlichen in ein privates Unternehmen oder umgekehrt, ist es notwendig, den Minister für Digitalisierung zu informieren, damit die entsprechenden Änderungen in der Datenbank vorgenommen werden.

Nach der Löschung der Zustelladresse bleibt die Zustellbox und der darin gespeicherte Inhalt für ein Jahr zugänglich. Nach Ablauf dieser Frist wird die Zustellbox samt aller gespeicherten Nachrichten endgültig gelöscht.

Nutzung und Rechte nach Löschung

Auch nach der Löschung einer elektronischen Zustelladresse haben bestimmte Personen oder Organisationen weiterhin Zugriffsrechte auf die gespeicherten Inhalte. Dazu gehören beispielsweise die Rechtsnachfolger oder Erben einer Person, deren Zustelladresse gelöscht wurde. Diese Regelung ist besonders im Falle eines Todesfalls oder einer Unternehmensnachfolge relevant.

VERWALTUNG DER ELEKTRONISCHEN ADRESSDATENBANK

Das polnische IT-Ministerium ist für die Verwaltung der öffentlichen Datenbank für elektronische Zustellungsadressen verantwortlich. Diese Datenbank erfasst Zustellungsadressen für die elektronische Kommunikation und stellt deren fortlaufende Wartung sowie Weiterentwicklung sicher. Hierbei übernimmt das Ministerium zentrale Aufgaben, die auf den Schutz, die Sicherheit und die Verfügbarkeit der gespeicherten Daten abzielen.

Sicherheitsmaßnahmen und Datenintegrität

Das polnische Ministerium stellt sicher, dass die Datenbank vor unbefugtem Zugriff geschützt wird. Darüber hinaus garantiert es die Integrität der verarbeiteten Daten und legt strikte Regeln zur Verarbeitung und zum Umgang mit personenbezogenen Daten fest. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Verfügbarkeit des IT-Systems für befugte Nutzer, die Zugriff auf die Datenbank haben. Außerdem überwacht das Ministerium die technischen Maßnahmen zur Vermeidung von Schäden am System.

Verpflichtungen zur Datenaktualisierung

Gemäß den gesetzlichen Anforderungen wird die Datenbank kontinuierlich aktualisiert. Bei Änderungen im PESEL-Register (z. B. bei Namensänderungen oder dem Tod eines Nutzers) wird die Datenbank automatisch angepasst. Dies stellt sicher, dass die in der Datenbank erfassten Informationen stets aktuell und korrekt sind.

Umfang der erfassten Daten

Die elektronische Adressdatenbank enthält Informationen sowohl von öffentlichen als auch von nichtöffentlichen Einrichtungen sowie von Privatpersonen. Für öffentliche Stellen werden unter anderem Name, REGON, NIP, Hauptsitz und die elektronische Zustelladresse erfasst. Bei Privatpersonen werden zusätzliche Informationen wie der PESEL oder ein eindeutiger EU-Identifikator hinterlegt, sofern vorhanden.

Automatischer Eintrag und Datenübermittlung

Einträge in die Datenbank können entweder durch Antrag oder automatisch über verschiedene IT-Systeme erfolgen, wie zum Beispiel über den Staatlichen Gerichtsregister (Krajowy Rejestr Sądowy, KRS) oder das CEIDG-System für Unternehmer. Alle Änderungen und Löschungen werden automatisch an die entsprechenden Register weitergeleitet, um eine nahtlose Verwaltung der elektronischen Zustellungsadressen sicherzustellen.

Rechtswirksamkeit und Vertraulichkeit

Ein Eintrag in die Datenbank gilt als rechtswirksam ab dem Zeitpunkt der Eintragung und wird als korrekt angesehen, bis das Gegenteil bewiesen wird. Offensichtliche Fehler können vom Ministerium ohne weiteres korrigiert werden. Nach der Löschung bleiben Daten für sechs Monate zugänglich, werden jedoch als veraltet markiert.

Dauer der Einträge und Verlängerung

Die Einträge in die elektronische Adressdatenbank haben unterschiedliche Laufzeiten. Für nichtöffentliche Personen ist ein Eintrag in der Regel auf drei Jahre begrenzt, es sei denn, er betrifft Unternehmer oder Personen mit besonderem Berufsstatus. Eine Verlängerung ist jederzeit online möglich, wobei die betroffene Person über die rechtlichen Folgen informiert wird.

Löschung von Einträgen

Das polnische Ministerium hat das Recht, Einträge in der Datenbank per Verwaltungsentscheidung (Bescheid) zu löschen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, z. B. im Falle einer unrechtmäßigen Eintragung oder der Auflösung des betroffenen Unternehmens. Ebenso kann ein Eintrag auf Antrag von autorisierten Berufsorganisationen wie den Anwaltskammern gelöscht werden.

VERANTWORTUNG DES BETREIBERS

Die Bereitstellung von registrierten elektronischen Zustellungsdiensten und hybriden Postdiensten folgt strengen gesetzlichen Anforderungen, um die Sicherheit und Verfügbarkeit der Dienste zu garantieren. Die technischen Standards, Preisvorgaben und Dokumentationspflichten stellen sicher, dass sowohl private als auch öffentliche Akteure diese Dienste effizient nutzen können.

Die registrierte elektronische Zustellung ist eine Dienstleistung, deren Bereitstellung einer zugelassenen Betreibergesellschaft obliegt. Diese muss sicherstellen, dass die Dienstleistung den strengen Vorgaben des Gesetzes über Vertrauensdienste und elektronische Identifikation vom 5. September 2016 entspricht, insbesondere den in Art. 26a festgelegten Standards. Zudem ist es von hoher Bedeutung, dass die Preise für die Nutzung dieser Dienste erschwinglich bleiben.

Ein wichtiger Aspekt der Dienstleistung ist die Authentifizierung der Absender und Empfänger von Daten. Der zugelassene Betreiber muss den Absender vor dem Versenden und den Empfänger vor dem Empfang der Daten eindeutig identifizieren. Gleichzeitig muss die Sicherheit der übertragenen Daten durch den Einsatz eines qualifizierten elektronischen Siegels gewährleistet werden, sodass Änderungen an den Daten erkennbar sind.

Ein elektronischer Zeitstempel dokumentiert den Zeitpunkt des Versands, Empfangs sowie eventueller Datenänderungen. Für diese Dienstleistung erhält der zugelassene Betreiber eine Registrierung im Vertrauensdiensteanbieterregister, wie es im oben genannten Gesetz festgelegt ist.

Öffentliche hybride Dienstleistungen – Automatisierte Umwandlung und Zustellung

Neben der elektronischen Zustellung ist der Betreiber auch zur Bereitstellung einer öffentlichen hybriden Dienstleistung verpflichtet. Diese hybride Zustellung ermöglicht es, dass elektronische Dokumente automatisiert in postalische Briefe umgewandelt und den Empfängern in Papierform zugestellt werden. Diese Dienstleistungen werden flächendeckend in allen Poststellen des Betreibers angeboten, sodass die Verteilung der Briefe auf dem gesamten Staatsgebiet gewährleistet ist.

Wesentliche Anforderungen an die hybride Dienstleistung umfassen unter anderem:

Automatisierter Druck und Kuvertierung der elektronischen Dokumente;
Sicherstellung der Postgeheimniswahrung;
Einhaltung von Zeitvorgaben zur Zustellung von Sendungen.

Zudem muss der Betreiber gewährleisten, dass die Konvertierung des Dokuments fehlerfrei erfolgt und dem Empfänger ermöglicht, den Inhalt zu verstehen, ohne auf das elektronische Original zurückgreifen zu müssen.

Technische Anforderungen und Preiskontrolle

Die Einhaltung technischer Anforderungen ist essenziell für die Dienstleistung. Der Betreiber stellt sicher, dass die elektronischen Zustellboxen sowohl für öffentliche als auch für private Einrichtungen verfügbar sind. Die Boxen müssen in ausreichender Größe bereitgestellt und der Zugang garantiert werden. Der Verantwortliche für die Digitalisierung ist befugt, diese Anforderungen durch Rechtsverordnung festzulegen.

Preise für die registrierte elektronische Zustellung und hybride Dienstleistungen unterliegen ebenfalls strengen Vorgaben. Der UKE-Präsident (Präsident des polnischen Amtes für elektronische Kommunikation) überprüft und genehmigt die Preisgestaltung. Änderungen am Preisplan müssen mindestens 60 Tage im Voraus gemeldet werden, damit eine gründliche Überprüfung der Preisstrukturen erfolgen kann.

BESCHWERDEVERFAHREN

Die Verantwortung eines bestimmten Betreibers bei der Nichterfüllung oder unsachgemäßen Durchführung öffentlicher registrierter elektronischer Zustelldienste und hybrider Postdienste ist in der polnischen Gesetzgebung klar geregelt. Die Einhaltung von Fristen und die ordnungsgemäße Zustellung spielen dabei eine entscheidende Rolle.

Haftung bei Nichterfüllung der Dienstleistung

Nach dem polnischen Zivilgesetzbuch haftet der Betreiber für die Nichterfüllung oder nicht ordnungsgemäße Erbringung von registrierten elektronischen Zustelldiensten oder hybriden Postdiensten, es sei denn, die Nichteinhaltung ergibt sich aus höherer Gewalt oder aus Gründen, die auf Seiten des Absenders oder Empfängers liegen. Ein weiterer Punkt ist, dass Streiks, die den Vorschriften entsprechen, die Haftung des Betreibers für die Nichterfüllung einer Hybridzustellung begrenzen.

Wird eine Postsendung nicht innerhalb von 14 Tagen zugestellt oder kann der Empfänger nicht innerhalb von 24 Stunden auf elektronische Inhalte zugreifen, haftet der Betreiber, sofern diese Verzögerungen nicht vom Absender oder Empfänger verursacht wurden.

Anspruch auf Entschädigung

Im Falle von Verlusten oder Verzögerungen bei der öffentlichen Hybridzustellung oder der elektronischen Zustellung können Absender oder Empfänger eine Entschädigung geltend machen. Die Entschädigungsbeträge basieren auf den vom Betreiber erhobenen Gebühren und können je nach Schadenshöhe variieren. Es gelten Obergrenzen, bei denen die Entschädigung das 30-fache der erhobenen Gebühr nicht übersteigen darf.

Ein besonderes Augenmerk liegt auch auf den Verzugszinsen, die ab dem Zeitpunkt der Reklamationsanerkennung oder der Aufforderung zur Zahlung anfallen.

Beschwerdeverfahren

Beschwerden können sowohl vom Absender als auch vom Empfänger eingereicht werden. Diese können innerhalb von 12 Monaten ab dem Datum der Postaufgabe gestellt werden, entweder in einer Postfiliale oder online. Das polnische Kommunikationsministerium ist dafür verantwortlich, detaillierte Vorschriften für das Beschwerdeverfahren festzulegen, um den Prozess zu vereinfachen und die Interessen von Absendern und Empfängern bestmöglich zu schützen.

DIE ROLLE VON TELEINFORMATISCHEN SYSTEMEN

Die fortschreitende Digitalisierung in öffentlichen und privaten Bereichen hat die Bedeutung teleinformatischer Systeme für elektronische Zustellungen stark erhöht. Diese Systeme sind entscheidend für die sichere und effiziente Übermittlung von Dokumenten, insbesondere im Bereich der qualifizierten Zustelldienste. Das teleinformatische System, das für die Erbringung von elektronischen Zustelldiensten genutzt wird, ist ein wesentlicher Bestandteil der Digitalisierung des öffentlichen Dienstes. Die verschiedenen Akteure, insbesondere das Ministerium für Digitalisierung und der betraute Betreiber, spielen eine Schlüsselrolle bei der Sicherstellung eines reibungslosen und sicheren Betriebs.

Zuständigkeiten und Aufgaben des IT-Ministeriums

Nach den Bestimmungen des Artikels 58 des Gesetzes sorgt das Ministerium für Digitalisierung für den Betrieb eines zentralen teleinformatischen Systems, das mehrere wesentliche Funktionen erfüllt. Dieses System umfasst eine Datenbank für elektronische Adressen und ermöglicht die Suche innerhalb dieser Datenbank. Darüber hinaus werden Informationen über qualifizierte Anbieter von Vertrauensdiensten gespeichert, die den in Art. 26a des Gesetzes vom 5. September 2016 festgelegten Standards entsprechen. Auch die Bereitstellung eines Zugangs zu grenzüberschreitenden elektronischen Zustelldiensten ist Teil der Aufgaben des Ministeriums.

Zusätzlich arbeiten das IT-Ministerium und das Wirtschaftsministerium an der Sicherstellung von Systemen, die Zugriff auf elektronische Zustellkästen und öffentliche Zustelldienste ermöglichen. Diese Systeme stellen sicher, dass Nutzerdaten, die für die Identifizierung und Authentifizierung notwendig sind, sicher an das System des betrauten Betreibers übermittelt werden.

Pflichten des betrauten Betreibers

Gemäß den Vorschriften von Art. 59 ist der betraute Betreiber verpflichtet, ein eigenes teleinformatisches System zu betreiben und mit den vom IT-Ministerium verwalteten Systemen zu integrieren. Zudem muss es auch anderen Systemen, die von öffentlichen oder privaten Stellen genutzt werden, die Integration ermöglichen, sofern diese mit qualifizierten elektronischen Siegeln arbeiten.

Das polnische IT-Ministerium selbst erstellt elektronische Zustellungsadressen sowohl für den betrauten Betreiber als auch für qualifizierte Anbieter von Vertrauensdiensten.

Suchdienste für elektronische Adressen

In Art. 60 werden die Suchdienste innerhalb der Datenbank für elektronische Adressen detailliert beschrieben. Diese Dienste erlauben es, verschiedene Informationen, wie etwa den Firmennamen, die REGON- und NIP-Nummern sowie die Adresse für elektronische Zustellungen von öffentlichen und nichtöffentlichen Stellen, zu durchsuchen. Zudem haben berechtigte öffentliche Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die zur Identifikation und Authentifizierung im Rahmen von Zustellprozessen erforderlich sind.

Die Suchfunktion dient hauptsächlich der Ermittlung von elektronischen Zustellungsadressen, um eine reibungslose Kommunikation zwischen öffentlichen Stellen und Bürgern zu gewährleisten.

ZUSAMMENFASSUNG

Die Einführung der elektronischen Zustelladressen und Zustellboxen in Polen ab 2025 markiert einen wichtigen Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten Verwaltung. Sowohl Unternehmen als auch Behörden profitieren von einem effizienteren und sichereren Austausch von Dokumenten. Gleichzeitig wird die Bürokratie durch automatisierte Prozesse deutlich reduziert.

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Wenn Sie Fragen zu den neuen Regelungen haben oder professionelle rechtliche Beratung benötigen, steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung. Unsere Experten helfen Ihnen dabei, sich auf die kommenden Änderungen vorzubereiten und diese effizient in Ihrem Unternehmen umzusetzen.

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e-Zustellung in Polen: der digitale Einschreibbrief der Zukunft