PESEL-Nummer - ein unverzichtbares Hilfsmittel für deutsche Manager in Polen

Die PESEL-Nummer ist für ausländische Unternehmer in Polen zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, bietet jedoch entscheidende Vorteile in vielen administrativen und rechtlichen Prozessen. Sie erleichtert den Zugang zu diversen staatlichen Dienstleistungen und ist besonders in steuerlichen und geschäftlichen Kontexten von großem Nutzen. In diesem Artikel beleuchten wir die Bedeutung der PESEL-Nummer für die Geschäftstätigkeit von Ausländern in Polen. 

 

Die PESEL-Nummer, Polens einzigartiges Identifikationsmerkmal für natürliche Personen, hat für ausländische Unternehmer und Führungskräfte eine zunehmende Bedeutung erlangt. Diese elfstellige Nummer wird ausschließlich an natürliche Personen vergeben und ist für Manager und physische Personen, die in die Leitungs- oder Kontrollorgane von Kapitalgesellschaften berufen werden, verpflichtend. Darüber hinaus benötigen alle Personen, die selbstständig auf die elektronischen Systeme der polnischen öffentlichen Verwaltung zugreifen möchten, ebenfalls eine PESEL-Nummer.

 

 

Polen als digitaler Vorreiter in der öffentlichen Verwaltung

 

Im Gegensatz zu Deutschland hat Polen einen besonders hohen Digitalisierungsgrad erreicht, der durch eine Vielzahl fortschrittlicher elektronischer Verwaltungssysteme unterstützt wird. Die polnischen EDV-Systeme ermöglichen den Bürgern und Unternehmen den einfachen Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen und eine effiziente Kommunikation mit Behörden und Gerichten. Ausländische Führungskräfte und Unternehmer, die ihre Geschäfte in Polen führen oder verwalten, profitieren erheblich von der Möglichkeit, diese Systeme zu nutzen. Die PESEL-Nummer ist dabei die zentrale Voraussetzung für den Zugang zu diesen digitalen Dienstleistungen.

 

 

Wichtige EDV-Systeme der polnischen Verwaltung, Behörden und Gerichte

 

Die polnische Regierung hat zahlreiche IT-Systeme eingeführt, die eine sichere und effiziente Bearbeitung von Verwaltungs- und Justizangelegenheiten ermöglichen. Die wichtigsten davon sind:

 

• ePUAP (Elektronische Plattform für öffentliche Verwaltung) – Ein zentrales System, das den Zugang zu verschiedenen Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung ermöglicht, wie z. B. die Beantragung von Genehmigungen, die Einsicht in Akten und die Erledigung von Behördengängen.

• e-Doręczenia (elektronische Zustellung) – Ein System für die sichere und rechtsverbindliche elektronische Zustellung von Dokumenten. Es ist besonders nützlich für Unternehmen und ermöglicht eine schnelle Kommunikation mit Verwaltungsbehörden.

• KRS (Landesgerichtsregister) – Das elektronische Register für Unternehmen, in das unter anderem die PESEL-Nummern der Geschäftsführung und Aufsichtsräte eingetragen werden müssen. Hier können Unternehmensdaten eingesehen und rechtliche Verpflichtungen erfüllt werden.

• CEIDG (Zentrales Register und Informationssystem für Wirtschaftstätigkeit) – Eine Plattform zur Registrierung und Verwaltung von Einzelunternehmen in Polen, die eine PESEL-Nummer für die Online-Registrierung erfordert.

• PUE ZUS (Elektronische Plattform der Sozialversicherungsanstalt) – Ermöglicht die Verwaltung von Sozialversicherungsangelegenheiten, wie die Meldung und Abrechnung von Beiträgen für Mitarbeiter. Die Plattform wird sowohl von Unternehmern als auch von Mitarbeitern genutzt.

• e-TOLL – Ein System zur elektronischen Mauterhebung, das insbesondere für Unternehmen im Transportwesen wichtig ist und ebenfalls die Nutzung der PESEL-Nummer verlangt.

• e-Deklaracje – Ein System zur elektronischen Abgabe von Steuererklärungen und anderen steuerlichen Dokumenten, das die Kommunikation mit dem Finanzamt erheblich vereinfacht.

• S24 – Ein Online-System zur schnellen und einfachen Gründung von Kapitalgesellschaften, das ebenfalls die Angabe der PESEL-Nummer der Verantwortlichen erfordert.

 

Polen bietet als einer der Vorreiter in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung eine Vielzahl an elektronischen Systemen, die den Zugang zu staatlichen Dienstleistungen vereinfachen und beschleunigen. Für ausländische Führungskräfte und Unternehmer ist die PESEL-Nummer daher unverzichtbar, um diese Systeme effizient zu nutzen und alle administrativen Verpflichtungen in Polen zu erfüllen.

 

 

Die PESEL-Nummer und die Registrierung eines Einzelunternehmens im CEIDG

 

Ausländische Staatsbürger, die in Polen ein Einzelunternehmen gründen möchten, können dies über das zentrale Gewerberegister CEIDG durchführen. Für eine Online-Registrierung ist die PESEL-Nummer erforderlich. Ohne PESEL muss die Anmeldung entweder persönlich vor Ort oder durch eine bevollmächtigte Person erfolgen, was erheblichen Mehraufwand bedeuten kann.

• Praktische Herausforderungen für Unternehmer: Die Notwendigkeit einer persönlichen oder durch einen Bevollmächtigten vorgenommenen Registrierung erschwert die Gründung erheblich, insbesondere für Unternehmer mit Wohnsitz im Ausland. Die PESEL-Nummer hingegen ermöglicht eine reibungslose Online-Registrierung.
• Beschleunigung des Gründungsprozesses: Die Verfügbarkeit der PESEL-Nummer verringert sowohl den logistischen Aufwand als auch die Abhängigkeit von Vertretungen, was Zeit und Kosten spart.

 

 

Steuerliche Verpflichtungen und Abrechnungen

 

Im polnischen Steuerrecht ist die PESEL-Nummer eine wertvolle Ergänzung zur Steueridentifikationsnummer (NIP). Sie ist für die Einreichung von Steuererklärungen, die Abrechnung der Einkommensteuer und die Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen einer natürlichen Person von Vorteil.

• Vereinfachte Steuerabrechnungen: Unternehmer mit einer PESEL-Nummer können Steuererklärungen und sonstige Abrechnungen beim Finanzamt effizienter einreichen. Sie ermöglichst die Meldung von Löhnen, die Abführung von Sozialabgaben und die Verwaltung der Umsatzsteuer.
• Reduzierter administrativer Aufwand: Für Unternehmen, die in Polen steuerpflichtig sind, ermöglicht die PESEL-Nummer den direkten Zugang zu elektronischen Abrechnungssystemen und die Automatisierung bestimmter Prozesse, was den administrativen Aufwand erheblich senkt.

 

 

Sozialversicherung und ZUS-Verfahren

 

Die PESEL-Nummer ist oft erforderlich, um Mitarbeiter bei der polnischen Sozialversicherungsanstalt (Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ZUS) anzumelden und Sozialversicherungsbeiträge abzurechnen.

• Erforderlich bei Mitarbeitermeldungen: Unternehmer, die polnische Arbeitnehmer beschäftigen oder selbst am polnischen Sozialversicherungssystem teilnehmen, können durch die PESEL-Nummer eine reibungslosere Abwicklung gewährleisten. Die ZUS erfordert diese Nummer häufig für die elektronische Abrechnung von Beiträgen.
• Vereinfachte Selbstregistrierung für ausländische Selbstständige: Ausländische Unternehmer, die als Selbstständige dem Sozialversicherungssystem beitreten, sparen sich durch die PESEL-Nummer komplexe Verfahrensschritte und können die ZUS-Prozesse effizienter gestalten.

 

 

Abschluss von zivilrechtlichen Verträgen

 

Die PESEL-Nummer erleichtert das Abschließen von zivilrechtlichen Verträgen, insbesondere wenn sie steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten in Polen betreffen.

• Schnelle Identitätsüberprüfung: Mit der PESEL-Nummer kann die Identität des Vertragspartners effizienter geprüft werden, was den Vertragsabschluss beschleunigt. Dies ist besonders relevant für Arbeitsverträge, Dienstleistungsverträge und Mietverhältnisse, bei denen die PESEL-Nummer zur eindeutigen Identifizierung des Vertragspartners dient.
• Rechtssichere Vertragsabwicklung: Die PESEL-Nummer reduziert die Fehleranfälligkeit bei der Erfüllung von Steuer- und Versicherungspflichten, da sie eine zuverlässige Identifikation ermöglicht. Dies sichert auch die rechtliche Verbindlichkeit der abgeschlossenen Verträge ab.

 

 

Die PESEL-Nummer und das polnische System der e-Zustellungen

 

Für die Nutzung der offiziellen polnischen elektronischen Zustellungsdienste ("e-Doręczenia") ist die PESEL-Nummer ein obligatorischer Bestandteil der Registrierung. Die e-Zustellung dient der elektronischen Kommunikation zwischen Unternehmern und Behörden und ermöglicht eine sichere und zuverlässige Zustellung von amtlichen Dokumenten.

• Schneller und sicherer Zugang zu e-Doręczenia: Mit einer PESEL-Nummer können Unternehmer ihre elektronische Zustellungsadresse leichter aktivieren und nutzen. Dies ermöglicht eine bequeme Verwaltung amtlicher Dokumente, was insbesondere in Geschäftsfeldern mit umfangreicher behördlicher Korrespondenz von Vorteil ist.
• Rechtsverbindliche Zustellung und Dokumentenverwaltung: Durch die e-Doręczenia werden Dokumente in einer für Behörden anerkannten Form zugestellt, was den Versand und Empfang rechtsverbindlicher Mitteilungen erleichtert und administrative Fehler minimiert.

 

 

Die PESEL-Nummer und die Rolle im Handelsregister (KRS)

 

Für Kapitalgesellschaften wie Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o., die polnische Form der GmbH) in Polen ist die PESEL-Nummer von besonderer Bedeutung. Mitglieder der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats in polnischen Kapitalgesellschaften müssen ihre PESEL-Nummer in das nationale Gerichtsregister der Unternehmen (Krajowy Rejestr Sądowy, KRS) eintragen lassen.

• Pflicht zur Eintragung der PESEL-Nummer im KRS: Die PESEL-Nummer der Mitglieder der Geschäftsführung und des Aufsichtsrats ist zwingend erforderlich und wird im KRS öffentlich erfasst. Dies ist notwendig, um eine eindeutige Identifizierung der verantwortlichen Personen sicherzustellen und die Transparenz innerhalb der polnischen Unternehmen zu erhöhen.
• Erleichterung der Behördenkommunikation und Rechtssicherheit: Die im KRS verzeichnete PESEL-Nummer ermöglicht den polnischen Behörden eine klare Zuordnung und Kontaktaufnahme zu den zuständigen Personen einer Kapitalgesellschaft. Dies reduziert die Möglichkeit von Identitätsverwechslungen und sichert die Rechtsverbindlichkeit der geführten Verwaltungstätigkeiten.

 

 

Aufbau der PESEL-Nummer

 

Die PESEL-Nummer besteht aus 11 Ziffern, die spezifische Informationen über die registrierte Person enthalten:

 

• Geburtsdatum – Die ersten sechs Ziffern der PESEL-Nummer kodieren das Geburtsdatum der Person im Format Jahr-Monat-Tag. Für Personen, die in verschiedenen Jahrhunderten geboren sind, wird eine zusätzliche Kodierung verwendet, um das Jahrhundert zu kennzeichnen:

  • Die Ziffern "80" für Personen des 19. Jahrhunderts,
  • Die Ziffern "00" für das 20. Jahrhundert,
  • Die Ziffern "20" für das 21. Jahrhundert,
  • Die Ziffern "40" für das 22. Jahrhundert.

  Diese Kodierung ermöglicht eine klare Unterscheidung zwischen den Geburtsjahren unterschiedlicher Jahrhunderte.

 

• Individuelle Identifikationsnummer – Die Ziffern 7 bis 10 sind eine individuelle Erkennungsnummer, die aus der Reihenfolge der Geburten an einem bestimmten Tag und dem Geschlecht der Person abgeleitet wird. Die vorletzte Ziffer ist dabei für die Bestimmung des Geschlechts entscheidend: Gerade Zahlen für Frauen und ungerade Zahlen für Männer.

 

• Prüfziffer – Die letzte, elfte Ziffer der PESEL-Nummer ist eine Prüfziffer, die anhand eines speziellen mathematischen Algorithmus berechnet wird. Diese Prüfziffer gewährleistet die Korrektheit der Nummer und schützt vor Fehlern oder Manipulationen.

 

 

Vergabe der PESEL-Nummer

 

Die PESEL-Nummer wird in Polen von der staatlichen Verwaltung automatisch an alle polnischen Staatsbürger bei der Geburt vergeben. Sie wird einmalig erstellt und bleibt für die gesamte Lebenszeit der Person unverändert. Ausländische Staatsbürger, die in Polen langfristig leben, arbeiten oder eine Geschäftstätigkeit ausüben und Zugang zu den polnischen EDV-Systemen der öffentlichen Verwaltung benötigen, können eine PESEL-Nummer auf Antrag erhalten.

 

Für Personen ohne polnische Staatsbürgerschaft erfolgt die Vergabe auf Grundlage eines Verwaltungsverfahrens, das einen Antrag sowie, in vielen Fällen, eine Vertretung per Vollmacht ermöglicht. Damit können auch ausländische Unternehmer oder Führungskräfte, die in Polen tätig sind, eine PESEL-Nummer erhalten, ohne persönlich im Land anwesend sein zu müssen. Diese Nummer wird nur einmal im Leben zugeteilt und bleibt dauerhaft gültig, unabhängig von Aufenthaltsstatus oder Staatsangehörigkeit.

 

 

Historische und kulturelle Bedeutung der PESEL-Nummer

 

Die PESEL-Nummer wurde in den 1970er-Jahren eingeführt und ermöglichte der polnischen Verwaltung die präzise Erfassung der Bevölkerung. Heute hat sie sich zu einem Symbol für administrative Zugehörigkeit entwickelt und spielt in der polnischen Gesellschaft eine zentrale Rolle. Sie dient als Schutz vor Identitätsbetrug und wird in vielen staatlichen Bereichen als zentrales Identifikationsmittel verwendet.

 

 

Die Möglichkeit der Sperrung der PESEL-Nummer 

 

In Polen besteht die Möglichkeit, die PESEL-Nummer zu sperren, um den Schutz persönlicher Daten zu erhöhen und das Risiko von Identitätsdiebstahl zu reduzieren. Eine gesperrte PESEL-Nummer kann bei Transaktionen oder bestimmten behördlichen Verfahren nicht verwendet werden, es sei denn, der Inhaber hebt die Sperre selbst auf. Dies kann unkompliziert über die App „mObywatel“ („Mein Bürger“) erfolgen, was eine flexible und schnelle Anpassung der Sperrung ermöglicht.

 

Die PESEL-Nummer ist eine hochsensible persönliche Information, die zur eindeutigen Identifizierung einer Person dient. Das unbedachte Weitergeben der PESEL-Nummer, insbesondere an nicht vertrauenswürdige Personen oder Organisationen, kann erhebliche Risiken bergen und die Gefahr von Identitätsdiebstahl erhöhen. Kriminelle könnten eine ungeschützte PESEL-Nummer für betrügerische Handlungen nutzen, wie das Aufnehmen von Krediten oder das Eröffnen von Bankkonten im Namen des Opfers.

 

 

Zusammenfassung und Empfehlungen

 

Die PESEL-Nummer ist ein unverzichtbares Instrument für ausländiche Manager, die langfristig in Polen tätig sein möchten. Auch wenn sie für die Gründung eines Unternehmens nicht zwingend erforderlich ist, bietet sie wesentliche Vorteile im Steuerwesen, bei der Sozialversicherung, beim Abschluss zivilrechtlicher Verträge sowie bei der Nutzung von e-Doręczenia und Eintragungen im KRS. Für Kapitalgesellschaften ist die Eintragung der PESEL-Nummer der Führungskräfte im KRS sogar zwingend notwendig, um die Transparenz und Rechtssicherheit der Unternehmensführung zu gewährleisten.

 

Daher ist es ratsam, dass ausländische Manager, die eine nachhaltige Geschäftsperspektive in Polen verfolgen, eine PESEL-Nummer beantragen, um ihre administrative Effizienz und Rechtssicherheit zu maximieren.  Polen bietet als einer der Vorreiter in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung eine Vielzahl an elektronischen Systemen, die den Zugang zu staatlichen Dienstleistungen vereinfachen und beschleunigen. Für ausländische Führungskräfte und Unternehmer ist die PESEL-Nummer daher unverzichtbar, um diese Systeme effizient zu nutzen und alle administrativen Verpflichtungen in Polen zu erfüllen.

 

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