Das polnische e‑Finanzamt, Kontoaktivierung, e‑Zustellung & digitale Steuerpflichten

Überblick über die Funktionen des e‑Finanzamtes

Das polnische e‑Finanzamt (poln. e-Urząd Skarbowy, Abk. e‑US) ist das elektronische Steueramt in Polen – ein Online-Portal der polnischen Steuerverwaltung (KAS) auf podatki.gov.pl. Es ermöglicht Steuerpflichtigen, ihre Steuerangelegenheiten rund um die Uhr online zu erledigen, ohne Behördengänge oder Postversand. Der Zugang erfolgt personalisiert: Nach dem Login stehen dem Nutzer alle für ihn relevanten Informationen und Dienste zur Verfügung. Seit 2024 richtet sich das e‑US nicht nur an Privatpersonen, sondern auch an Organisationen (z.B. Kapitalgesellschaften) – sämtliche Unternehmer, einschließlich spółek z o.o., können nun das e‑US nutzen.

Zu den wichtigsten Funktionen und Online-Diensten des e‑Finanzamtes gehören unter anderem:

Digitale Steuererklärungen und Formulare: Privatpersonen können z.B. ihre Einkommensteuer über den Dienst "Twój e-PIT" (vordefinierte elektronische Steuererklärung) einreichen. Unternehmen und Selbständige können auf das Modul e-mikrofirma zugreifen, um JPK-Dateien (Umsatzsteuerkolntrolldatei, poln. Jednolity Plik Kontrolny) zu generieren und einzureichen. Auch verschiedene andere Formulare und Anträge lassen sich online ausfüllen und absenden (etwa Zawiadomienie ZAW-NR zur Meldung von Zahlungen auf ein nicht registriertes Konto).
Aktuelle Steuerinformationen und Kontoeinsicht: Nutzer haben Zugriff auf ihre persönlichen bzw. unternehmensbezogenen Steuerdaten, inklusive der beim Finanzamt hinterlegten Stammdaten und Registrierungsdaten der Firma. Im Portal sind steuerliche Verrechnungen und Kontostände ersichtlich – etwa über die 2024 eingeführte Funktion Rozliczenia, die es ermöglicht, Salden, eingereichte Erklärungen, verbuchte Zahlungen, erstattete Beträge und weitere Details der Steuerabrechnungen einzusehen. Ebenso wird der individuelle Steuer-Mikrozahlungskontoauszug (NIP-Konto) angezeigt, auf den Steuern eingezahlt werden.
Online-Zahlungen und Rückerstattungen: Das e‑US unterstützt elektronische Zahlungen von Steuerbeträgen direkt im Portal (z.B. per Blik oder Überweisung). Man kann den Status von Steuerrückerstattungen einsehen sowie die Historie aller Zahlungen und eingereichten Deklarationen nachvollziehen. Dies erleichtert die Abstimmung offener Posten und die korrekte Begleichung von Steuerschulden online, ohne den Gang zur Bank oder zum Amt.
Bescheinigungen und Auskünfte: Über e‑US können offizielle Bescheinigungen unentgeltlich beantragt und abgerufen werden, z.B. eine Unbedenklichkeitsbescheinigung über die Nichtvorliegung von Steuerrückständen oder eine Einkommensbescheinigung. Solche Dokumente werden in elektronischer Form bereitgestellt, was Zeit spart und die Notwendigkeit eines persönlichen Behördenbesuchs erübrigt.
Elektronische Korrespondenz mit dem Finanzamt: Eine zentrale Funktion ist die e-Korespondencja, d.h. die elektronische Zustellung und Versendung amtlicher Schreiben über das e‑US. Steuerpflichtige können im Portal ihre Zustimmung erteilen, amtliche Schreiben elektronisch zu empfangen, statt postalisch. Anschließend werden Steuerbescheide, Aufforderungen und andere Schreiben der Steuerbehörde direkt im e‑US-Konto zugestellt und können vom Unternehmen digital abgerufen werden. Ebenso können Schriftverkehr und Anträge an die Steuerbehörde online eingereicht werden – etwa allgemeine Schreiben, Auskunftsersuchen oder Mitteilungen im Rahmen steuerlicher Verfahren. Diese zweiseitige elektronische Kommunikation mit dem Finanzamt ist sicher, effizient und rechtsverbindlich und deckt bereits einen breiten Katalog von Steuerangelegenheiten ab.
Vollmachten und Verwaltung: Im e‑US lassen sich Steuervertreter und Bevollmächtigte digital verwalten. Man erhält Übersicht über erteilte Vollmachten (z.B. eine UPL-1 Vollmacht zur Einreichung von Erklärungen) und kann neue Vollmachtsmitteilungen online einreichen oder widerrufen. Damit wird die Zusammenarbeit mit Steuerberatern oder bevollmächtigten Mitarbeitern ebenfalls über das Portal abgebildet.

Diese ständig ausgebauten Funktionen machen das e‑Urząd Skarbowy zu einem modernen, zentralen Kommunikationskanal zwischen Finanzamt und Steuerpflichtigem, der eine schnelle und bequeme Erledigung von Steuersachen ermöglicht – ohne persönliches Erscheinen im Amt, ohne Postwege. Kurz gesagt: Über das e‑US können polnische Unternehmen und Steuerzahler viele Behördengänge ins Internet verlagern und ihre Pflichten digital erfüllen.

Aktivierung des e‑US-Kontos für eine neu gegründete sp. z o.o.

Eine spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o., polnische GmbH) erhält nicht automatisch Zugang zum e‑Urząd Skarbowy – die Gesellschaft muss zunächst ein eigenes e‑US-Konto einrichten (aktivieren). Dieser Schritt ist derzeit freiwillig (die Nutzung des e‑US ist für Organisationen nicht verpflichtend), wird aber aus Gründen der Effizienz und Vorbereitung auf elektronische Behördengänge dringend empfohlen. Voraussetzung ist, dass die Gesellschaft eine polnische Steueridentifikationsnummer (NIP) besitzt – bei neu im KRS (Landesgerichtsregister) registrierten Gesellschaften wird der NIP in der Regel unmittelbar bei der Gründung vergeben.

Die Aktivierung des e‑US-Kontos für eine neue sp. z o.o. erfolgt im Wesentlichen wie folgt:

Antragstellung: Zunächst ist ein Antrag auf Freischaltung eines Organisationskontos im e‑Finanzamt zu stellen. Dieser Antrag sollte von den vertretungsberechtigten Personen der Gesellschaft (z.B. Geschäftsführer) oder einem ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter (Generalvollmacht) unterschrieben werden. Ein vorgeschriebenes Formular ist zwar nicht gesetzlich festgelegt, doch stellt die Steuerverwaltung ein Musterformular zur Verfügung. Der Antrag muss die wesentlichen Firmendaten (vollständiger Name, Sitzadresse und NIP der sp. z o.o.) sowie die Daten der Person, die Zugriff erhalten soll (Name, PESEL-Nummer, ggf. Anschrift), enthalten. Außerdem ist anzugeben, welche Berechtigungsstufe der betreffende Nutzer erhalten soll – entweder Zugang Basis oder Erweitert.
Einreichung des Antrags: Der unterschriebene Antrag ist an das zuständige Finanzamt zu übermitteln, nämlich an den Leiter des Finanzamts, der für die steuerliche Erfassung der Gesellschaft zuständig ist. Die Übermittlung kann persönlich oder postalisch an das Finanzamt erfolgen. Alternativ ist auch eine elektronische Einreichung möglich, z.B. über die staatliche E-Plattform ePUAP (mit qualifizierter elektronischer Signatur). Sofern die Gesellschaft bereits einen e‑US-Zugang mit erweitertem Profil für eine Person hat, können weitere Berechtigungsanträge auch direkt im e‑US online gestellt werden (durch den bestehenden Admin-Nutzer über die Funktion Nutzer hinzufügen). In der Gründungsphase wird jedoch typischerweise der erste Zugang per offiziellem Antrag beim Finanzamt beantragt.
Prüfung und Freischaltung: Nach Eingang des Antrags prüft das Finanzamt die Angaben. Sobald der Antrag im System registriert ist, wird der Zugang freigeschaltet. Das bedeutet, die benannte Person erhält ab diesem Zeitpunkt die Möglichkeit, sich im e‑US als Organisation anzumelden. Eine ausdrückliche Bestätigung über die Freischaltung erteilt das Finanzamt in der Regel elektronisch oder schriftlich.
Erstmalige Anmeldung: Der benannte Nutzer meldet sich mit seinen persönlichen elektronischen Zugangsmitteln im e‑Urząd Skarbowy an, wozu verschiedene sichere Login-Methoden zur Verfügung stehen. In der Praxis nutzt man hierfür meist das zentralisierte Login.gov.pl-System – etwa via Profil Zaufany ePUAP (dem polnischen „Trusted Profile“ für E-Government), mittels elektronischem Personalausweis (e-Dowód) oder per Online-Banking-Login. Auch eine Anmeldung über die polnische Mobil-App mObywatel ist möglich. Nach erfolgreicher Authentifizierung kann der Nutzer innerhalb des e‑US auf das Konto der Organisation wechseln, um dort im Namen der sp. z o.o. die verfügbaren Dienste zu nutzen. (Die Umschaltung erfolgt im Portal über die Auswahl der entsprechenden Organisation, für die der Zugang erteilt wurde.)
Nutzung des Organisationskontos: Ab diesem Zeitpunkt kann die Gesellschaft – vertreten durch den berechtigten Nutzer – alle Funktionen des e‑US im Unternehmenskontext nutzen. Der Nutzer kann z.B. elektronische Korrespondenz im Namen der sp. z o.o. führen, Steuerdokumente einsehen oder Anträge stellen, wie oben im Funktionsüberblick beschrieben. Bei der ersten Anmeldung empfiehlt es sich, innerhalb des Portals ggf. weitere Einstellungen vorzunehmen, z.B. die Zustimmung zur elektronischen Zustellung (e-Korrespondenz) für die Gesellschaft zu erteilen und die Kontaktdaten zu überprüfen.

Nach der erfolgreichen Aktivierung kann ein Unternehmen bei Bedarf weitere Personen als Nutzer hinzufügen. Beispielsweise lassen sich zusätzlich zum Geschäftsführer auch Prokuristen, Steuerberater oder zuständige Mitarbeiter mit Zugriff ausstatten. Jede berechtigte Person benötigt eine PESEL-Nummer (die polnische Personenkennziffer), da der Login immer personalisiert erfolgt. Der Antrag kann für jeden Nutzer entweder einen Basis- oder einen erweiterten Zugriff vorsehen. Ein Nutzer mit erweitertem Zugriff fungiert als Administrator: Er kann im e‑US weitere Nutzer für das Unternehmenskonto hinzufügen oder entfernen. Auf diese Weise kann z.B. ein Geschäftsführer einem Mitarbeiter selbst online Zugriff gewähren, ohne erneut einen Papier-Antrag ans Finanzamt stellen zu müssen.

Wichtig: Alle Handlungen, die ein autorisierter e‑US-Nutzer im Organisationskonto vornimmt, gelten rechtlich als Handlungen der Gesellschaft Die Geschäftsleitung sollte daher intern klare Regeln aufstellen, wer Zugang erhält und in wessen Verantwortungsbereich die Nutzung des e‑US fällt.

Rechtlicher Hintergrund: Elektronische Zustellung und e‑Rechnungen

Die Einführung des e‑Finanzamtes steht im Kontext umfassender Digitalisierungsbestrebungen der polnischen Verwaltung. Zwei wesentliche gesetzliche Rahmenwerke sollten in diesem Zusammenhang beachtet werden: das Gesetz über elektronische Zustellungen (poln. ustawa o e-Doręczeniach) und die Vorschriften zum Krajowy System e-Faktur (KSeF), dem landesweiten System für elektronische Rechnungen. Diese Regelungen beeinflussen maßgeblich die Kommunikations- und Mitwirkungspflichten von Unternehmen gegenüber Behörden.

1. Elektronische Zustellungen (e-Doręczenia)

Polen hat mit dem Gesetz vom 18. November 2020 über elektronische Zustellungen einen verbindlichen Rahmen für die amtliche elektronische Zustellung von Dokumenten geschaffen. Die elektronische Zustellung (e-Doręczenia) ist der rechtlich anerkannte digitale Ersatz für den traditionellen Einschreibebrief mit Rückschein. Über einen staatlich zertifizierten Zustelldienst können Behörden, Bürger und Unternehmen sichere elektronische Einschreiben mit Zustellnachweis versenden und empfangen. Dabei sind sowohl Absender als auch Empfänger eindeutig identifiziert und jeder Versand/Dienst wird protokolliert – rechtlich gilt eine elektronisch zugestellte Nachricht als ebenso zugestellt wie ein Papier-Einschreiben.

Das Gesetz sieht eine stufenweise Verpflichtung zur Nutzung von e-Zustellungen vor. Für private Unternehmen wurde der Starttermin mehrfach angepasst. Ab 1. April 2025 müssen alle neu im KRS registrierten Unternehmen (also auch neu gegründete sp. z o.o.) über eine elektronische Zustellungsadresse verfügen. Bestehende im Handelsregister eingetragene Unternehmen haben bis spätestens **31. März 2025 ihre offizielle elektronische Zustellungsadresse einzurichten, da danach sämtliche Behördenpost ausschließlich elektronisch zugestellt wird. Diese Verpflichtung umfasst auch Steuerbehörden: Seit dem 1. Januar 2025 ist die Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) – also die Finanzverwaltung – bereit und verpflichtet, im Rahmen des e-Doręczenia-Systems Dokumente elektronisch zuzustellen.

Die Umsetzung der elektronischen Zustellung im Steuerbereich wurde von der KAS bereits vorbereitet, noch bevor die gesetzliche Pflicht griff. So bietet das e‑Urząd Skarbowy schon seit 2021 die Möglichkeit, freiwillig der elektronischen Zustellung zuzustimmen. Über diese Opt-in-Lösung haben bis Ende 2024 fast 2 Millionen Steuerpflichtige ihre Zustimmung zur e-Zustellung erteilt, und die Finanzämter haben auf diesem Weg bereits rund 3,5 Millionen Schriftstücke digital übermittelt. Diese enorme Zahl verdeutlicht das große Interesse und den Nutzen der elektronischen Kommunikation.

Mit der allgemeinen Einführung der Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (öffentlicher elektronischer Zustelldienst) wird die elektronische Behördenpost zum Standard. Letztlich sind alle öffentlichen Stellen, Unternehmen und Angehörige der freien Berufe verpflichtet, eine elektronische Zustelladresse zu unterhalten und ihren amtlichen Schriftverkehr über e-Doręczenia abzuwickeln Für Unternehmen bedeutet dies, dass z.B. Steuerbescheide künftig an das offizielle eZustell-Postfach zugestellt werden. Das e‑Finanzamt spielt in diesem Kontext eine wichtige Rolle, indem es die Steuerkorrespondenz übersichtlich bündelt. Wurde sowohl ein Behördenpostfach (gemäß e-Zustellungen-Gesetz) als auch das e‑US aktiviert, werden Steuerdokumente im Regelfall in das vorgeschriebene Zustellpostfach zugestellt, während das e‑US als ergänzendes Portal dienen kann, um diese Dokumente anzuzeigen und mit der Behörde zu interagieren. Unternehmen sollten auf jeden Fall die gesetzlichen Fristen zur Einrichtung des Zustellpostfachs einhalten und intern sicherstellen, dass eingehende elektronische Post (sei es über e‑US oder das offizielle Postfach) regelmäßig geprüft und fristgerecht bearbeitet wird.

2. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – elektronisches Rechnungssystem

Neben der Kommunikation mit Behörden wird auch der geschäftliche Rechnungsversand in Polen digitalisiert. Das Krajowy System e-Faktur (KSeF) ist das nationale Plattformsystem zum Ausstellen und Empfangen strukturierter elektronischer Rechnungen. Bereits seit 2022 können Unternehmen dieses System auf freiwilliger Basis nutzen, um sog. ustrukturyzowane e-Faktury (strukturiert standardisierte Rechnungen im XML-Format) an ihre Geschäftspartner und ans Finanzamt zu übermitteln. Die Rechtsgrundlage hierfür wurde in der polnischen Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz geschaffen. Ziel ist es, Mehrwertsteuer-Abrechnungen effizienter zu kontrollieren und den Rechnungsprozess zu automatisieren.

Die Pflicht zur Nutzung von KSeF wurde im Laufe der Implementierung zeitlich verschoben, um Unternehmen mehr Zeit zur Vorbereitung zu geben. Ursprünglich für 2024 vorgesehen, hat der Gesetzgeber den verbindlichen Start inzwischen auf Anfang 2026 verschoben. Am 10. Juni 2024 wurde eine Novelle des Umsatzsteuergesetzes im polnischen Gesetzblatt veröffentlicht (Dz.U. 2024 Pos. 852), die den obligatorischen Einsatz elektronischer Rechnungen über KSeF auf den 1. Februar 2026 verschiebt. Bis dahin bleiben die bisherigen Rechnungslegungsvorschriften gültig. Ab dem neuen Stichtag sollen dann stufenweise alle Unternehmen zur Ausstellung von Rechnungen in KSeF verpflichtet werden. Geplant ist ein etappenweiser Übergang: Zunächst ab 1. Februar 2026 für Großunternehmen (mit Umsatz über 200 Mio. PLN im Jahr 2024), und ab 1. April 2026 für alle übrigen Unternehmen. Spätestens dann wird die elektronische Rechnung zum Standardformat in Polen.

Für deutsche Unternehmer mit Geschäftsaktivitäten in Polen (etwa über eine sp. z o.o.) bedeutet dies, dass künftig sämtliche in Polen ausgestellten Ausgangsrechnungen über das KSeF-System erzeugt und an den polnischen Fiskus gemeldet werden müssen. Gleichzeitig können Eingangsrechnungen polnischer Lieferanten digital über KSeF empfangen werden. Das e‑Urząd Skarbowy und KSeF sind getrennte Systeme – ersteres für die Interaktion mit dem Finanzamt (Steuererklärungen, Bescheide, Korrespondenz), letzteres für den B2B-Rechnungsaustausch und die VAT-Kontrolle. Beide Entwicklungen unterstreichen jedoch den Trend zur vollständigen Elektronisierung der Steuer-Compliance. Unternehmen tun gut daran, sich frühzeitig mit KSeF vertraut zu machen und interne Prozesse (Rechnungswesen, Buchhaltung) entsprechend umzustellen, auch wenn die Pflicht erst 2026 greift. Die Grundlage und technischen Spezifikationen von KSeF werden laufend von Polens Finanzministerium veröffentlicht, sodass sich Unternehmen und Softwareanbieter vorbereiten können.

Bedeutung des e‑US für die Kommunikation mit den Steuerbehörden

Vor dem Hintergrund der oben skizzierten Digitalisierungsmaßnahmen gewinnt das e‑Finanzamt für Unternehmen – insbesondere für ausländische Investoren und Unternehmer in Polen – enorm an Bedeutung. Es fungiert als zentrale Plattform, um steuerliche Pflichten effizient zu erfüllen und mit den Behörden zu kommunizieren, ohne physische Distanz als Hindernis. Elektronische Kommunikation über e‑US ist für den Steuerpflichtigen kostenfrei und sicher. Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt, und die Identität von Absender/Empfänger wird – analog zum e-Zustellungen-Dienst – verifiziert. Durch die digitalen Zustellnachweise und Protokollierungen ist sichergestellt, dass Mitteilungen rechtsverbindlich zugehen und Fristen zuverlässig gewahrt werden. Unternehmen können somit wichtige Bescheide oder Entscheidungen der Steuerbehörde zeitnah online abrufen und darauf reagieren, was das Risiko von Fristversäumnissen (z.B. durch international verzögerten Postversand) reduziert.

Zudem erleichtert e‑US die Zusammenarbeit mit steuerlichen Vertretern. Eine deutsche Muttergesellschaft kann etwa ihrem polnischen Steuerberater Zugriff auf das e‑US-Konto der Tochtergesellschaft geben, sodass dieser direkt Bescheide einsehen oder Erklärungen einreichen kann. Die Kommunikation mit dem Finanzamt wird transparent nachvollziehbar, da alle ein- und ausgehenden Schreiben im Portal gespeichert sind. Dies unterstützt auch die interne Dokumentation und Archivierung von Steuerunterlagen.

Insgesamt passt das e‑Finanzamt in die Strategie der polnischen Steuerverwaltung, Behördengänge zu digitalisieren und den Kontakt zum Steuerpflichtigen zu modernisieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: schnellere Bearbeitungszeiten, geringere Verwaltungskosten und weniger Papieraufwand auf Behördenseite, sowie Zeit- und Kostenersparnis für Unternehmen. Die Einführung der elektronischen Zustellung und die bevorstehende Pflicht zur e-Rechnung sind dabei komplementäre Entwicklungen – sie schaffen die infrastrukturellen und rechtlichen Voraussetzungen, damit Portale wie e‑US ihr volles Potenzial entfalten können.

Für einen in Polen tätigen deutschen Unternehmer (etwa als Gesellschafter einer sp. z o.o.) ist es heute unerlässlich, sich mit dem e‑Finanzamt und den flankierenden elektronischen Systemen vertraut zu machen. Die Aktivierung des e‑US-Kontos für die Gesellschaft sollte unmittelbar nach der Gründung erfolgen, um alle Möglichkeiten des digitalen Verkehrs mit den Finanzbehörden nutzen zu können. Parallel dazu muss man die neuen Zustellungs- und Rechnungsstellungspflichten im Blick behalten – insbesondere die rechtzeitige Einrichtung eines elektronischen Zustellpostfachs und die Vorbereitung auf KSeF. Mit dem e‑Finanzmat als zentralem Hub sind polnische Unternehmen jedoch gut gerüstet: Die digitale Kommunikation mit dem Finanzamt wird einfacher, schneller und rechtssicher – ein bedeutender Vorteil in der heutigen dynamischen Geschäftswelt. Durch frühzeitige Nutzung dieser E‑Government-Angebote können deutsche Unternehmer in Polen sicherstellen, dass sie allen steuerlichen Mitwirkungs- und Meldepflichten effizient nachkommen und jederzeit den Überblick über ihre Steuerangelegenheiten behalten.

Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken. Für individuelle Beratung oder Unterstützung bei der Aktivierung eines Kontos im e‑Finanzamt stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie praxisnah und zuverlässig.

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