DSGVO im Rahmen der Beschäftigung in Polen

Trotz der bereits fünfjährigen Anwendung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bestehen nach wie vor Unsicherheiten bei Arbeitgebern n Polen hinsichtlich der Verarbeitung von Informationen über Bewerber und Mitarbeiter.

Verifizierung von Bewerberinformationen: Ein Arbeitgeber hat das Recht, grundlegende Identifikationsdaten eines Bewerbers sowie Informationen über Ausbildung, berufliche Qualifikationen und bisherige berufliche Laufbahn zu überprüfen, sofern dies für die Ausübung der spezifischen Tätigkeit oder Position notwendig ist.

Gemäß dem polnischen Arbeitsgesetzbuch sollte ein Arbeitgeber in erster Linie Daten direkt vom Bewerber erfassen (z.B. im Bewerbungsformular oder im Lebenslauf). Bei Zweifeln kann der Arbeitgeber den Bewerber jedoch bitten, Unterlagen vorzulegen, die die übermittelten Informationen bestätigen (z.B. Personalausweis, Diplom oder Nachweis beruflicher Weiterbildungen). Das Kopieren solcher Dokumente ist in der Regel nicht ratsam, da sie oft zusätzliche personenbezogene Daten enthalten, die der Arbeitgeber nicht erfassen sollte (z.B. die persönliche Identifikationsnummer oder Fotos).

Ein Arbeitgeber kann auch die fachlichen, sprachlichen oder sozialen Kompetenzen eines Bewerbers anhand eines sogenannten "Assessment Centers" überprüfen. Informationen über einen Bewerber können auch aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen, wie der Website des aktuellen Arbeitgebers oder dem berufsbezogenen sozialen Netzwerkprofil (z.B. LinkedIn) des Bewerbers. Der Arbeitgeber sollte jedoch keine Informationen aus privaten Profilen des Bewerbers, z.B. auf Facebook oder Instagram, überprüfen.

Laut dem Präsidenten des Datenschutzamts in Warschau (poln. UODO) ist es zulässig, Referenzen von früheren Arbeitgebern einzuholen, jedoch nur mit vorheriger freiwilliger Zustimmung des Bewerbers. Dies bedeutet, dass solche Referenzen nicht vom Bewerber verlangt werden können.

Ausnahmsweise dürfen Arbeitgeber (z.B. für Positionen im Vorstand oder im Finanzsektor) prüfen, ob der Bewerber vorbestraft ist.

WICHTIG: Wenn ein Recruiter Bewerber in sozialen Medien sucht, sollte er in der ersten Nachricht an den Bewerber einen Link zur Datenschutzrichtlinie des Arbeitgebers beifügen.

Die Regeln zur Verifizierung eines Mitarbeiters gelten vor Abschluss des Arbeitsvertrags. Nach Vertragsabschluss können Arbeitgeber auch weitere Informationen über den Mitarbeiter verarbeiten, wie z.B. die persönliche Identifikationsnummer PESEL.

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