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Die Wahl des Unternehmensnamens („Firma“) ist ein zentraler Schritt bei der Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Polen (polnisch spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, kurz Sp. z o.o., vergleichbar mit einer deutschen GmbH). Für deutschsprachige Geschäftsführer, die eine Tochtergesellschaft oder neue Gesellschaft in Polen gründen, ist es wichtig, die spezifischen polnischen Rechtsvorschriften zur Firmierung zu kennen. Der Firmenname einer polnischen Sp. z o.o. unterliegt gesetzlichen Vorgaben des polnischen Gesellschaftsrechts und sollte zugleich marketingtauglich, unterscheidungskräftig und praktisch handhabbar sein. Im Folgenden werden die rechtlichen Anforderungen sowie praktische Empfehlungen zur Wahl und Gestaltung des Firmennamens einer polnischen Sp. z o.o. erläutert – von Pflichtbestandteilen über zulässige Fremdsprachen und Abkürzungen bis hin zu Fragen der Schreibweise im Handelsregister.

Gesetzliche Vorgaben an den Firmennamen (Pflichtbestandteile)

Das polnische Handelsgesellschaftsrecht (insbesondere der Kodeks spółek handlowych, KSH) schreibt vor, dass die Firma (der offizielle Name) einer Sp. z o.o. aus zwei Teilen bestehen muss: einem frei wählbaren individuellen Kern (Firmenstamm) und einem Zusatz zur Rechtsform. Konkret bedeutet dies, dass der Name beliebig gewählt werden kann, jedoch zwingend den Rechtsformzusatz „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością“ (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) enthalten muss. Dieser Zusatz kann in verkürzter Form angegeben werden – zulässig sind die offiziell anerkannten Abkürzungen „spółka z o.o.” oder „sp. z o.o.”. Außer diesen Varianten sind keine weiteren Abkürzungen der Rechtsform erlaubt. In der Praxis wird meistens die Abkürzung „sp. z o.o.” verwendet, die dem vollen Ausdruck entspricht. Wichtig ist, dass einer dieser Zusätze immer Bestandteil des eingetragenen Namens ist, damit die Rechtsform der Gesellschaft klar erkennbar ist.

Darüber hinaus kann der Firmenname – neben dem Rechtsformzusatz – weitere Angaben enthalten. So ist es etwa zulässig, im Namen den Geschäftszweig oder den Sitzort der Gesellschaft zu erwähnen. Allerdings besteht hierfür keine Pflicht – der Gesetzgeber räumt den Gesellschaftern insoweit Gestaltungsfreiheit ein. Viele moderne Firmennamen beschränken sich auf eine Fantasie- oder Markenbezeichnung und den Rechtsformzusatz, ohne zusätzliche Beschreibungen. Entscheidend ist, dass der gewählte Firmenstamm den gesetzlichen Mindestanforderungen genügt und die Gesellschaft eindeutig identifizierbar macht.

Fremdsprachige Bezeichnungen im Firmenstamm

Polnisches Recht erlaubt es ausdrücklich, den frei wählbaren Firmenstamm in einer Fremdsprache zu formulieren. Mit anderen Worten darf der individuelle Name der Gesellschaft in einer anderen Sprache – etwa auf Englisch oder Deutsch – gehalten sein, sofern er den sonstigen Anforderungen entspricht. Viele ausländische Unternehmen nutzen diese Möglichkeit, um ihren international etablierten Markenbestandteil im polnischen Tochterunternehmen weiterzuführen. Allerdings muss der Rechtsformzusatz stets in polnischer Sprache erfolgen. Die offizielle Firmierung einer polnischen GmbH enthält also immer „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością“ bzw. dessen Abkürzung – ein englischer Zusatz wie „Ltd.” oder ein deutscher wie „GmbH” ist nicht statthaft. Es sollte beachtet werden, dass die Bezeichnung der Rechtsform einer polnischen Gesellschaft in deutscher oder englischer Sprache eine Irreführung darstellt, da ausländische Rechtsformen in der Regel andere Kapitalanforderungen und andere rechtliche Rahmenbedingungen für die Geschäftstätigkeit mit sich bringen. Es handelt sich hierbei um unterschiedliche juristische Konstruktionen. Der vollständige Name könnte z. B. „MPi Management Engineers sp. z o.o.” lauten: Der kreative Firmenstamm (MPi Management Engineers) ist in einer Fremdsprache gehalten, während die Rechtsform durch sp. z o.o. unmissverständlich auf Polnisch kenntlich gemacht wird.

Hinweis: Fremdsprachige Namensteile können frei gewählt werden, solange sie in lateinischer Schrift dargestellt werden können. Hierbei kann auch Fantasie oder Personennamen Raum gegeben werden – z. B. ist ein personaler Charakter des Namens (Einarbeitung von Familiennamen oder Pseudonymen der Gründer) zulässig, ebenso ein sachlicher Hinweis (etwa auf die Branche oder den Standort), oder ein vollständig frei erfundener Name. Diese Flexibilität erlaubt es deutschen Gründern, einen prägnanten und international verständlichen Firmenstamm für die polnische Tochtergesellschaft zu wählen. Wichtig bleibt lediglich, dass der Name in polnische Register eingetragen werden kann (siehe hierzu auch die technischen Hinweise weiter unten).

Zulässige Abkürzungen und unzulässige Verkürzungen

Wie oben erwähnt, sind Abkürzungen im offiziellen Namen nur in Bezug auf die Rechtsform zulässig. Der Gesetzgeber erlaubt explizit, den vorgeschriebenen Zusatz „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością“ verkürzt als „spółka z o.o.” oder „sp. z o.o.” anzugeben. Andere Abkürzungen des Namenskern (Firmenstamm) sind nicht durch das Gesetz vorgesehen. Insbesondere darf der frei gewählte Firmenstamm nicht eigenmächtig auf ein Akronym oder einzelne Buchstaben verkürzt werden, sofern ein solcher Kurznamen nicht als solcher im Handelsregister eingetragen ist.

In der gesellschaftsrechtlichen Literatur wird überwiegend die Auffassung vertreten, dass ein willkürliches Kürzen des Firmenstamms unzulässig ist. Das polnische Recht kennt zwar das Konzept des „skrót firmy“ (Firmenkurzzeichen) – der polnische Zivilkodeks erlaubt es juristischen Personen grundsätzlich, eine verkürzte Firmierung im Geschäftsverkehr zu verwenden. In der Praxis betrifft dies jedoch vor allem große Unternehmen mit etablierten Abkürzungen (etwa „PZU S.A.” für die Powszechny Zakład Ubezpieczeń, eine große polnische Versicherung). Solche Kürzel sind historisch gewachsen und werden im Alltag benutzt, ohne dass sie gesondert im Register eingetragen wären. Für eine neugegründete Sp. z o.o. ist es hingegen ratsam, von Anfang an einen möglichst kompakten und einprägsamen Namen zu wählen, der in allen offiziellen Angelegenheiten ausschließlich in voller Länge geführt wird. Es ist nicht zulässig, im Geschäftsverkehr einfach einen Teil des Namens wegzulassen oder eigenmächtige Abkürzungen des Firmenstamms zu verwenden, die nicht im KRS registriert sind. Verträge, offizielle Schreiben, Rechnungen etc. müssen die vollständige Firma der Gesellschaft angeben. Lediglich der Rechtsformzusatz darf in den erlaubten Formen abgekürzt werden – nicht jedoch der individualisierende Teil des Namens.

Informelle Zusätze im Außenauftritt („by …“ und Ähnliches)

Mitunter möchten Muttergesellschaften oder Gesellschafter im Namen der Tochtergesellschaft auf die eigene Marke hinweisen – etwa durch einen Zusatz wie „by AHK TECH & Compagnie“ im Anschluss an den eigentlichen Namen. Hier ist klar zu unterscheiden zwischen dem offiziellen, eingetragenen Firmennamen und rein marketingbezogenen Zusätzen. Informelle Zusätze dieser Art sind nicht Teil der eingetragenen Firma und können folglich nicht im KRS (Landesgerichtsregister) mit eingetragen werden. Die rechtliche Wirkung solcher Zusätze ist gleich Null – maßgeblich für die Identifikation der Gesellschaft ist allein der im Handelsregister registrierte Name, wie er in der Satzung (dem Gesellschaftsvertrag) festgelegt wurde.

Das bedeutet: „AHK TECH & Compagnie“ kann zwar als Bestandteil des gewählten Firmenstamms in den offiziellen Namen integriert werden (etwa „AHK TECH & Compagnie Consulting sp. z o.o.”), nicht jedoch als nachgestellter Werbeslogan ohne rechtliche Relevanz. Sollte man also den Zusatz „by [Muttergesellschaft XYZ]“ aus Imagegründen verwenden wollen, kann dies allenfalls im Logo, auf der Website oder in Marketingmaterialien geschehen. Im Geschäftsverkehr (z. B. im Briefkopf, auf Rechnungen oder im Vertrag) muss stets die im KRS eingetragene Firma verwendet werden. Ein außerhalb des Registers geführter Namenszusatz begründet keinerlei Rechte und Pflichten und könnte im Zweifel sogar verwirrend wirken. Empfehlenswert ist daher, die Konzernzugehörigkeit auf andere Weise deutlich zu machen (etwa durch Erwähnung der Muttergesellschaft im Begleittext oder durch ein Gruppensignet), ohne den offiziellen Firmennamen zu verfälschen.

Auswahl eines unterscheidungskräftigen Firmenstamms

Bei der Namenswahl für eine polnische Sp. z o.o. sollten neben den formalen Vorgaben auch Wettbewerbsrecht und Marketinggesichtspunkte berücksichtigt werden. Zwei grundlegende Regeln sind zu beachten:

• Unterscheidbarkeit: Der gewählte Name sollte hinreichend einzigartig sein und sich deutlich von den Firmen anderer Unternehmen abheben, insbesondere von solchen, die auf demselben Markt oder in der gleichen Branche tätig sind. Dies schließt zu generische oder beschreibende Namen aus, die leicht mit bestehenden Firmen verwechselt werden könnten. Eine ausreichende Unterscheidungskraft ist nicht nur aus Marketinggründen sinnvoll, sondern auch rechtlich geboten – das polnische Recht (u. a. Art. 43^3 Zivilgesetzbuch sowie das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb) schützt bestehende Unternehmen vor Verwechslungsgefahr durch nahezu identische Firmierungen. Wird ein neuer Name gewählt, der praktisch identisch mit dem einer bereits am selben Markt tätigen Firma ist, kann das Registergericht die Eintragung verweigern oder ein Konkurrent könnte zivilrechtliche Schritte wegen unlauteren Wettbewerbs einleiten.

• Keine Irreführung: Der Name darf nicht in die Irre führen, insbesondere nicht über die Identität des Unternehmens, den Unternehmensgegenstand, den Sitz oder die Herkunft der Produkte/Dienstleistungen. Beispiel: Eine Firma „MPi Bauingenieure Sp. z o.o.” sollte tatsächlich im Bauwesen tätig sein – ansonsten könnte dieser Name als irreführend beanstandet werden. Ebenso sollte der Name keine Bezeichnungen enthalten, die einen geschützten Status suggerieren, den die Firma nicht besitzt (z. B. Wörter wie „Bank“, „Universität“ oder ähnlich, sofern keine entsprechende Zulassung vorliegt).

Praktischer Tipp: Es empfiehlt sich, umfangreiche Recherchen durchzuführen, ob der gewünschte Firmenstamm bereits von einem anderen Unternehmen in Polen verwendet wird. Obwohl das polnische Register – anders als etwa das deutsche Handelsregister – nicht automatisch verhindert, dass zwei Gesellschaften denselben Namen tragen, sollte man Überschneidungen vermeiden. Tatsächlich ist es in Polen rechtlich möglich, dass zwei Spółki z o.o. den gleichen Namen führen. Das ist immer dann unproblematisch, wenn die betreffenden Unternehmen in unterschiedlichen Märkten agieren und keine Verwechslungsgefahr für Kunden besteht. Zur Sicherheit lohnt es sich jedoch, auf der KRS-Website oder via CEIDG/KRS-Suche nach identischen oder ähnlichen Namen zu fahnden, um Konflikte von vornherein auszuschließen. Ein einzigartiger, prägnanter Firmenstamm vermeidet nicht nur juristische Risiken, sondern erleichtert auch Branding und Wiedererkennbarkeit im polnischen Markt.

Bei der Gestaltung des Namensstamms können deutschsprachige Unternehmer kreativ vorgehen. Viele entscheiden sich dafür, Teile des Unternehmensgegenstands oder Abkürzungen im Namen unterzubringen, um eine Brücke zum Mutterunternehmen zu schlagen. Solche Kombinationen sind zulässig und können die Wiedererkennung fördern, solange sie die oben genannten Kriterien erfüllen. Wichtig ist, dass der gewählte Name im Polnischen aussprechbar und sinnvoll handhabbar ist. Von extrem langen Konstruktionen ist abzuraten, da diese in der täglichen Verwendung unpraktisch sind. Denken Sie daran, dass der komplette Firmenname auf Visitenkarten, Stempeln, Formularen und Verträgen erscheinen wird – Je knackiger und eindeutiger, desto besser.

Schreibweise im KRS-Handelsregister: Großbuchstaben, Umlaute und Sonderzeichen

Groß- und Kleinschreibung: Wenn die neue polnische Gesellschaft im Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) – dem polnischen Handelsregister – eingetragen wird, erscheinen ihre Namensdaten dort üblicherweise in Großbuchstaben. Dies ist eine Eigenheit des polnischen Registers: Aus technischen Gründen werden Unternehmensnamen in Auszügen oft komplett groß geschrieben dargestellt. Beispielsweise könnte „MPi Management Engineers sp. z o.o.” im Registerauszug als „MPI MANAGEMENT ENGINEERS SP. Z O.O.” aufgeführt sein. Juristisch ist dies jedoch ohne Belang – die Groß- oder Kleinschreibung spielt für die Wirksamkeit des Namens keine Rolle. Es steht dem Unternehmen frei, den Namen im Schriftverkehr in der üblichen Mischschreibung zu verwenden (z. B. in Werbematerial oder auf der Website). Entscheidend ist, dass keine inhaltliche Abweichung oder Verwechslungsgefahr entsteht. In offiziellen Dokumenten sollte man zur Sicherheit immer die exakte Firmierung anführen (ggf. zusätzlich mit der KRS-Nummer), um Klarheit über die Identität der Gesellschaft zu schaffen.

Sonderzeichen und Umlaute: Die polnischen Vorschriften erlauben es, Interpunktionszeichen und bestimmte Sonderzeichen im Firmennamen zu verwenden. So sind z. B. der kaufmännische Und-Zeichen „&“ (oft zur Abkürzung von „und“ genutzt) oder das At-Zeichen „@“ im Namen prinzipiell zulässig und werden von vielen Unternehmen in Polen verwendet. Auch Ausrufezeichen oder Sterne () kommen in Firmenbezeichnungen vor. Solche Zeichen sind weder nach dem Handesgesellschaftrecht noch nach dem Zivilrecht verboten und können den Namensstamm optisch prägen. Allerdings stoßen allzu ausgefallene Symbole mitunter an technische Grenzen des Registersystems. Das KRS-Register verwendet eine festgelegte Zeichentabelle (definiert in einer Verordnung des Justizministeriums) für Eintragungen. 

Für die Praxis bedeutet das: Gängige Zeichen wie „&“, „-“, „+“, „@“ oder Zahlen stellen kein Problem dar. Auch alle Buchstaben des lateinischen Alphabets (inklusive der polnischen Sonderbuchstaben wie Ą, Ś, Ż etc.) sind natürlich zulässig. Dies gilt ebenfalls für die deutschen Umlauten oder dem „ß“. Diese kommen zwar im polnischen Alphabet nicht vor, dennoch können als „Sonderzeichen“ gemäß der Zeichentabelle eingetragen werden. In der Praxis  empfiehlt es sich, bei ungewöhnlichen Wunsch-Bezeichnungen vorab Rücksprache mit uns zu halten. Da im Falle des Vorkommens eines Zeichens im Namen oder in der Adresse, das nicht in der Schreibzeichentabelle enthalten ist, das entsprechende Zeichen aus dieser Tabelle zu verwenden, wobei das betreffende Zeichen durch sein Äquivalent ersetzt wird. Zum Beispiel werden Buchstaben mit diakritischen Zeichen durch Buchstaben ohne diese Zeichen ersetzt (z. B. „Ó durch „A“, „Ò“ durch „O“). In den allermeisten Fällen lässt sich der gewünschte Name aber ohne Probleme eintragen – solange er aus der üblichen Zeichenpalette stammt. 

Eintragspraxis im polnischen Handelsregister

Im Umgang mit der Firma von Gesellschaften geht es in Polen deutlich lockerer zu als in Deutschland. Insbesondere kann man im polnischen KRS- Handelsregister beobachten, dass zahlreiche Gesellschaften unter exakt derselben Firma eingetragen worden sind! Unterschiede zwischen diesen Gesellschaften lassen sich oft nur anhand der KRS-Nummer, der REGON-Nummer oder der NIP-Steuernummer feststellen. Diese Praxis erscheint aus deutscher Sicht als ungewöhnlich. Es ist jedoch ausdrücklich zu betonen, dass sich die Zeiten ändern: Nach wenigen Skandalen – insbesondere im Zusammenhang mit der mangelhaften Prüfung von Anträgen durch Registergerichte, hat sich die registergerichtliche Praxis in Polen deutlich verschärft. Zurzeit prüfen die Registergerichte Anträge auf Eintragung inzwischen wesentlich strenger und legen größeren Wert auf die Einhaltung formaler und materieller Anforderungen. Dabei ist hervorzuheben, dass das Registergericht verpflichtet ist zu prüfen, ob der Antrag den formalen Anforderungen entspricht und insbesondere ob die Firma der Gesellschaft nicht gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. Demzufolge sollte das polnische Registergericht einen Antrag auf Eintragung in das polnische Handelsregister (KRS) abzulehnen, wenn die Firma der Gesellschaft in Gründung bereits registriert ist oder deren Bezeichnung gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. In beiden Fällen ist der Antrag zurückzuweisen – genauso wie in Deutschland.

Ein deutscher Manager muss sich in Polen allerdings daran gewöhnen, sich regelmäßig zu wundern: Bereits zu kommunistischen Zeiten wurde der Kernbestandteil der Firma häufig in Anführungszeichen gesetzt. Dies war zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, wurde jedoch insbesondere von älteren Rechtsanwälten regelmäßig praktiziert. Das hat teilweise zu kuriosen Situationen geführt: Selbst Geschäftsführungen polnischer Gesellschaften sind sich bis heute oft nicht sicher, wie genau die Firma ihrer Gesellschaft offiziell lautet. Immer wieder lassen sie den in Anführungszeichen gesetzten Firmenkern weg – obwohl dieser Bestandteil im Handelsregister eingetragen ist.

Hinzu kommt, dass es in Polen keine Pflichtmitgliedschaft in Industrie- und Handelskammern gibt. Die freiwilligen Wirtschaftskammern nehmen – anders als in Deutschland – keine inhaltliche Prüfung der Firma vor deren Eintragung ins Handelsregister vor. Wir als AHK TECH hingegen prüfen regelmäßig vorgeschlagene Firmierungen, um unsere Kunden vor unangenehmen Überraschungen zu bewahren.

Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine rechtliche Beratung dar und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie Fragen zur rechtssicheren Wahl einer Firma haben oder wissen möchten, wie Sie eine Unternehmensbezeichnung wählen, die ohne Probleme in das polnische Handelsregister (KRS) eingetragen werden kann, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne.

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