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AHK TECH - Blogpost
Das Protokollbuch im polnischen Gesellschaftsrecht
Dieser Blogbeitrag dient der Sensibilisierung für die Wichtigkeit des Protokollbuchs im Rahmen des polnischen Rechts und unterstreicht die Notwendigkeit einer sorgfältigen Dokumentation in jeder Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Das Thema des Protokollbuches ist in der Geschäftswelt oft weniger beachtet, obwohl es eine wesentliche Rolle in der Dokumentation von Unternehmensentscheidungen spielt. Unsere Aufmerksamkeit gilt heute diesem wichtigen Dokument, das im polnischen Recht verankert ist.
Was ist ein Protokollbuch in der polnischen GmbH?
Das Protokollbuch ist ein wesentlicher Bestandteil der Dokumentation in einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) gemäß dem polnischen Handelsgesetzbuch (Kodeks spółek handlowych - k.s.h). Es gibt keine spezifische Vorschrift, die die exakte Form oder das Aussehen des Protokollbuchs definiert. Allerdings wird es in Artikel 248 k.s.h. wie folgt erwähnt:
- §1 verlangt, dass Beschlüsse der Gesellschafterversammlung in das Protokollbuch eingetragen und von Anwesenden oder mindestens vom Vorsitzenden und dem Protokollführer unterzeichnet werden. Bei Erstellung durch einen Notar wird ein Auszug des Protokolls vom Vorstand in das Protokollbuch eingetragen.
- §2 betont die Notwendigkeit, die Ordnungsmäßigkeit der Einberufung der Gesellschafterversammlung, die Beschlussfähigkeit, die gefassten Beschlüsse, die abgegebenen Stimmen sowie eventuelle Einsprüche im Protokoll festzuhalten. Zudem sind Anwesenheitslisten und Dokumente der elektronischen Kommunikation beizufügen.
- §3 und §4 regeln die Eintragung schriftlicher Beschlüsse und das Recht der Gesellschafter, das Protokollbuch einzusehen und beglaubigte Abschriften der Beschlüsse zu erhalten.
Warum ist das Protokollbuch wichtig?
Obwohl das Protokollbuch nicht direkt zur Kundenakquise oder zur Steigerung der Unternehmenseinnahmen beiträgt, ist es ein unverzichtbares Instrument zur Sicherstellung der rechtlichen Konformität und Dokumentation in einer Gesellschaft. Es dient als offizielle Aufzeichnung aller wichtigen Entscheidungen und stellt sicher, dass diese Entscheidungen nachvollziehbar und überprüfbar sind.
Inhalte des Protokollbuchs:
In das Protokollbuch werden verschiedene Dokumente eingetragen, darunter:
- Protokolle ordentlicher und außerordentlicher Gesellschafterversammlungen
- Protokolle, die von einem Notar erstellt wurden
- Dokumente zur Einberufung der Versammlung
- Vollmachten zur Teilnahme und Abstimmung
- Ausdrucke von Beschlüssen aus dem Teleinformatiksystem, unterzeichnet vom Vorstand
Gestaltung eines Protokollbuchs:
Wir empfehlen, das Protokollbuch in Form eines gut organisierten Ordners zu führen. Die erste Seite sollte die Bezeichnung „KSIĘGA PROTOKOŁÓW“ und relevante Unternehmensinformationen tragen. Die weiteren Seiten können am Computer vorbereitet, ausgedruckt und bei Bedarf handschriftlich ergänzt werden. Wichtig ist, dass alle relevanten Dokumente systematisch eingefügt und nummeriert werden, um eine leichte Auffindbarkeit zu gewährleisten.
Konsequenzen fehlender Protokollführung:
Zwar sieht das polnische Recht keine direkten Sanktionen für das Fehlen eines Protokollbuchs vor, doch das Nichtvorhandensein oder die schlechte Führung eines solchen Buches kann bei Schadensfällen zu Regressansprüchen gegen den Vorstand führen. Daher ist es unerlässlich, das Protokollbuch gewissenhaft und kontinuierlich zu führen.
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